Делопроизводство

Размер суточных командировочных расходов в 2018 году

Вопрос о командировочных важен и интересен всем. Это сложная тема. Постоянно и систематически происходят изменения и дополнения, которые отражаются в нормативных актах.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Поэтому выплата суточных при командировках в 2018 году не может потерять актуальности по настоящее время.

Нормативная база

ТК и НК, Постановления Правительства, инструкции и разъяснительные письма Минфина России дают полную и подробную картину о составе, вариантах учета и возмещения суточных командировочных расходов.

Виды командировочных расходов

Отправляя сотрудника в служебную поездку для выполнения индивидуального поручения, работодатель обязан компенсировать командировочные расходы своего работника:

  • на проезд к месту выполнения производственного задания и обратно;
  • стоимость услуги найма жилого помещения;
  • суточные;
  • прочие затраты, произведенные с разрешения руководителя или закрепленные в Положении о командировке.

Что такое суточные расход и что в них входит?

Командированный сотрудник гарантировано получает за каждый день фиксированную сумму, не зависящую от внешних факторов выполнения задания, которая носит название «суточные».

Целью этой статьи командировочных расходов является обеспечение нормальной жизнедеятельности человека, вынужденного некоторое количество времени находится вне привычной обстановки.

Нет необходимости подтверждать суточные документально. Человек вправе использовать их по своему усмотрению.

В каких случаях выплачиваются и обязательны ли?

Начисление и оплата суточных носит постоянный характер, и подразумевает элемент гарантии и заботы руководства о командированном работнике.

Полученная сумма аванса всегда включает в себя и величину суточных, рассчитанных на основании приказа на командировку.

В 2018 году Минфин РФ выдвинул идею об отмене суточных, надеясь впоследствии этой мерой повысить размер налога на прибыль.

Работодатели и сотрудники отрицательно высказались по этому поводу. Средства массовой информации широко освещали вопрос возможности отмены суточных.

Планам Минфина практически не суждено было сбыться. Изменения законодательно не прошли.

Суточные при командировках в 2018 году

Размер, нормы и лимиты по новым правилам.

Трудовым законодательством определен размер суточных:

Следует отметить, что эти величины следует считать минимальным размером для коммерческих организаций. Границу верхних пределов предприятия определяют самостоятельно.

Размер суточных при командировке с питанием не изменяется.

Все надбавки и доплаты к суточным, которые устанавливаются в организациях, должны найти отражение в Положении о командировках.

На что можно тратить?

На что выдаются суточные? Подтверждения использования суточных не требуется при оформлении авансового отчета после служебной поездки.

Каждый вправе использовать эти суммы по своему усмотрению на ежедневные расходы. Но в большинстве случаев, командированные сотрудники расходуют суточные на оплату питания и проезд на городском транспорте.

За сколько дней выдаются?

После подписания приказа на командировку и по заявлению командированного сотрудника выдается аванс на предстоящую служебную поездку.

Если в течение трех дней командировка отменяется, аванс должен быть возвращен в кассу предприятия. Срок выплаты также ограничивается периодом между оформлением приказа и фактическим отбытием сотрудника.

Как осуществляется оплата командировки за счет принимающей стороны? Смотрите тут.

Оплата для разных случаев

Схема возникновения, оплаты, отчетности и перерасчета по командировочным проста и полностью соответствует взаимоотношениям по вопросу суточных:

  • Возникает производственная необходимость в направлении сотрудника в командировку.
  • Оформляется приказ с перечислением условий и требований по данной служебной поездке.
  • По расходному кассовому ордеру выдается аванс, рассчитанный исходя из данных приказа. В сумму аванса включаются и суточные.
  • Командированный сотрудник отправляется к месту назначения, выполняет производственное задание и возвращается обратно.
  • В течение трех дней после возвращения, работник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает подтверждающие расход документы (чеки, квитанции, счета и прочее).
  • Экономические службы предприятия проверяют авансовый отчет, после чего его утверждает руководитель организации. Размер суточных контролируется датами приезда и отъезда на проездных документах.
  • Производится окончательный расчет по выданному авансу и фактически затраченным средствам. Перерасход дополнительно выплачивается сотруднику, экономия возвращается в кассу организации.

Однодневная командировка

Если командированный сотрудник имеет возможность каждый день возвращаться на место жительства, суточные в командировке не начисляются и не выплачиваются.

К возмещению будут приниматься только расходы на проезд.

Поездка за счет принимающей стороны

В письменном соглашении, заключенном обеими сторонами, оговаривается источник финансирования командировки.

Если служебную поездку оплачивает принимающая сторона, то в сумму компенсации будут включаться и суточные.

В бюджетных учреждениях могут оплачивать только разрешенный законодательно размер суточных. Расходы, осуществленные сверхнормы, к возмещению не принимаются.

Две поездки в один день

В Положении о командировках целесообразно отметить ситуацию, когда работник в течение дня может перемещаться в несколько мест с разными нормами суточных.

Выплаты должны происходить по нормативам, утвержденным для местности прибытия.

Работа за границей

Алгоритм действий соответствует общим правилам выплат суточных.

В приказе на загранкомандировку необходима формулировка цели поездки в точном соответствии с действующим законодательством.

Размер суточных по заграничной поездке утверждается в Положении о командировках, минимальная граница которых зафиксирована в законодательных актах, а максимальная устанавливается руководством предприятия.

При досрочном окончании поездки

Возвратившись из командировки раньше установленного срока, сотрудник оформляет авансовый отчет.

Экономическими службами предприятия производится перерасчет ранее выданного аванса. Излишне полученные средства возвращаются в кассу организации.

Работа в выходные дни

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в служебной командировке. Сотруднику будут начислены суточные за выходные дни, даже не смотря на то, что он не работал в этот период.

Поездка в страны СНГ

Суточные в страны ближнего зарубежья начисляются по нормам заграничных поездок.

Как посчитать? Примеры

Вызывает живой интерес вопрос: «Как платятся суточные?».

Рассмотрим несколько случаев.

Пример 1:

Инженер Иванов П.С. (ООО «Сигнал» г.Самара) был направлен с 6 июня в г.Нижневартовск для испытания оборудования сроком на 10 дней. Согласно Положению о командировках, оплата суточных на территории России установлена в размере 1 200 руб.

Сотруднику начислены суточные в размере 12 000 руб.: (1 200 руб. * 10 дн.= 12 000 руб.)

Пример 2:

Технолог Савельев М.Ф. (ООО «Стимул» г.Москва) командирован с 1 июня в г.Екатеринбург для проверки технологического процесса сроком на 25 дней. Суточные по локальным актам утверждены в размере 1250 руб. Служебное задание было выполнено раньше срока. Сотрудник вернулся на постоянное место жительства 18 июня.

Перед поездкой Савельев М.Ф. получил аванс, в состав которого были включены суточные в размере 31 250 руб.

(1 250 руб. * 25 дн. = 31 250 руб.)

Фактически технолог должен был получить суточных в размере 22 500 руб.

(1 250 руб. * 18 дн. = 22 500 руб.)

Савельев М.Ф. вернул в кассу организации излишне полученные средства 8 750 руб.

(31 250 – 22 500 = 8 750 руб.)

Налогообложение

Суточные, начисленные в пределах норм (законодательный минимум или утвержденный в Положении о командировках размер выплат):

  • уменьшают налогооблагаемую базу для расчета налога на прибыль;
  • не подлежат налогообложению для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Начисление НДФЛ

С величины суточных, начисленных сверх положенного норматива, производится начисление НДФЛ и страховых взносов.

Можно избежать этой процедуры, если закрепить необходимый размер выплат в местных нормативных актах.

Удержание с суммы, превышающей лимит

Налогооблагаемая база для расчета налога на прибыль не уменьшается на суммы, превышающие допустимый предел.

Сверхлимит подлежит обложению в обязательном порядке:

  • налогом на доходы физических лиц;
  • страховыми сборами во внебюджетные фонды.

Нужна ли справка о зарплате для центра занятости? Узнайте тут.

Как написать заявление на выдачу трудовой книжки? Смотрите здесь.

Документальное оформление

В настоящее время значительно упрощен список необходимых документов, в частности отменены:

  • командировочные удостоверения;
  • задания на командировку;
  • журнал учета командировок.

Унифицированная форма приказа (№ Т-9 или № Т-9а) включает в себя всю необходимую информацию:

  • Реквизиты организации-отправителя.
  • Название, номер и дата документа.
  • Информация о работнике, направляемого в служебную поездку.
  • Пункт прибытия.
  • Срок выполнения задания.
  • Задание для выполнения.
  • Способ прибытия к месту назначения и обратно.
  • Причина оформления приказа.
  • Источник финансирования.

Бланки вы можете скачать на нашем сайте:

Часто задаваемые вопросы

Можно ли не платить суточные работнику?

Если служебная поездка длится более одного дня, возмещать расходы, относящиеся к статье «суточные», необходимо в обязательном порядке.

Считать ли, если работник в поездке заболел?

Организация направляет сотрудника в командировку. В это время он заболевает.

По возвращении работника на постоянное место работы, предприятие компенсирует ему следующие расходы:

  • суточные за все время командировки, включая период по больничному листу;
  • затраты по аренде жилья;
  • оплата больничного листа.

Сотрудникам возмещается размер командировочных расходов в 2018 году.

Суточные не зависят от фактически произведенных расходов. Это фиксированная величина.

Для возмещения командированным работникам ежедневных расходов в полном размере, предприятия должны зафиксировать необходимые размеры суточных в местных локальных актах.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Читайте так же:  Развод без детей и имущества

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Служебная командировка в 2018 году: правила и важные нюансы

Какие тонкости нужно учитывать работодателям при отправлении сотрудников в командировки? Разбираемся, каков размер суточных в 2018 году и как правильно учитывать дни командировки.

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ, в которой содержится определение этого термина: «Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются».

Как отмечает Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету Контур.Школы и ведущая вебинара «Служебные командировки: от оформления до оплаты», из ст. 166 ТК РФ следует, что:

  1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
  2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
  3. Командировками не являются служебные поездки работников, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
  4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что, «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается домашний адрес, по которому он работает.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2018 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2018 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легко рассчитать зарплату, начислить больничные и отпускные, отправить отчетность через интернет

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Это документ работник предоставляет по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля. Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз.2 п. 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». Это то, что должно быть закреплено в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность, и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Итак, работник направляются в командировку на основании письменного решения работодателя на определенный срок. Обязательно нужно издать приказ (форма Т9 или своя форма) – в нем указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание, которые отменили.

Если у работодателя есть желание продолжать использовать командировочное удостоверение и служебное задание, то он вправе это делать.

Следующий этап — выдача аванса на командировочные расходы и проставление соответствующих отметок в табеле учета рабочего времени (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка со вторник по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

По возвращении из командировки работник представляет работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах и производит окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и др.). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки.

Размер суточных работникам ОАО «РЖД» увеличен

08.12.2015 | РОСПРОФЖЕЛ | Теги: РОСПРОФЖЕЛ | Автор: Олег Гельвиг

До 200 рублей увеличен размер суточных работникам филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» вне зависимости от продолжительности служебной командировки.

В соответствии с распоряжением ОАО «РЖД» от 7 декабря 2015 года № 2849р «О внесении изменений в Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников филиалов и других структурных подразделений открытого акционерного общества «Российские железные дороги» принятого с учетом мотивированного мнения профсоюзного комитета первичной профсоюзной организации ОАО «РЖД» РОСПРОФЖЕЛ с 7 декабря 2015 года до 200 рублей увеличен размер суточных работникам филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» вне зависимости от продолжительности служебной командировки
Машинистам локомотивов и помощникам машинистов локомотивов при работе с пассажирскими, пригородными, грузовыми поездами в поездках туда и обратно продолжительностью не менее 7 часов предусматривается выплачивать суточные в размере 379 рублей за каждый день нахождения в командировке без учета продолжительности служебной командировки.
Размер суточных машинистам локомотивов и помощникам машинистов локомотивов при работе с пассажирскими, пригородными, грузовыми (кроме передаточных и вывозных) поездами за каждый день нахождения в командировке складывается из суточных и компенсационной выплаты (суточных) за разъездной характер работы. В последующем размер суточных, связанных с разъездным характером работы, будет индексироваться в соответствии с порядком индексации заработной платы работников, предусмотренным Коллективным договором ОАО «РЖД».
С учетом мотивированного мнения профсоюзного комитета первичной профсоюзной организации ОАО «Российские железные дороги» подписан приказ ОАО «РЖД» от 7 декабря 2015 года «О внесении изменений в Положение о порядке и размерах возмещения командировочных и представительских расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представлении авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников аппарата управления ОАО «РЖД».
Данным приказом с 7 декабря 2015 года до 200 рублей увеличен размер суточных всем работникам аппарата управления ОАО «РЖД» и сотрудникам представительств ОАО «РЖД» в иностранных государствах в случае отсутствия в стране пребывания законодательно установленных норм суточных.
Учитывая, что увеличение размера суточных, которые не изменялись с 1 января 2002 года, произведено существенно ниже индекса роста потребительских цен за указанный период и предложенной РОСПРОФЖЕЛ величины (300 рублей), ЦК профсоюза предложил ОАО «РЖД» в дальнейшем ежегодно увеличивать размер суточных с учетом мотивированного мнения профсоюзного комитета первичной профсоюзной организации ОАО «Российские железные дороги».

Читайте так же:  Приказ мо 777 от 2018 г

РОСПРОФЖЕЛ 07.12.2018 | Автор: Олег Гельвиг

Определен порядок индексации заработной платы работников ОАО «РЖД» в 2019 году

РОСПРОФЖЕЛ 06.12.2018 | Автор: Олег Гельвиг

Сигнал номер 43

РОСПРОФЖЕЛ 06.12.2018 | Автор: Олег Гельвиг

Обслуживание домов отдыха локомотивных бригад под профсоюзным контролем

РОСПРОФЖЕЛ 05.12.2018 | Автор: Олег Гельвиг

Началась работа над проектом нового Отраслевого соглашения по организациям железнодорожного транспорта на 2020 — 2022 годы

РОСПРОФЖЕЛ 05.12.2018 | Автор: Олег Гельвиг

Размер суточных при командировке

Поездки в другие города и страны связаны с затратами. Чтобы компенсировать их, компания предоставляет суточные в командировке 2018, нормы которых могут существенно отличаться.

На величину выплаты оказывает влияние тип поездки. Чтобы заранее получить ответы на вопросы, связанные с суточными, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.

Командировочные расходы

Чтобы узнать определение суточных, стоит обратиться к определению Верховного Суда РФ № КАС 05-151.

В нем говорится, что суточные – это денежные средства, которые необходимы для выполнения сотрудником служебного задания и проживания им в месте поручения.

Выплата полагается, если гражданин вынужден проживать вне постоянного места жительства и выполнять задания за пределами своего рабочего места.

На практике суточные обычно предоставляются, если длительности командировки превысила 1 сутки, и гражданин вынужден был ночевать вне дома.

Однако в действующих нормативно-правовых актах зафиксировано, что выплата суточных не связана с длительностью командировки.

Если сотрудник уезжал менее, чем на 1 день, компания может предоставить ему выплату. Это будет расценено не как получение выгоды, а как компенсация понесенных расходов.

Суточные не зависят и от понесенных затрат на проживание и транспорт.

Подтверждающие документы

Чтобы суточные при командировках в 2018 году были начислены, гражданин обязан предоставить подтверждающую документацию.

Эксперты советуют сохранять все квитанции на покупки, совершенные в поездке. Они потребуются для отчета перед руководством о том, куда были потрачены суточные.

Обычно в качестве подтверждающей документации предоставляют:

  • билеты в оба конца с четким указанием стоимости;
  • документы, подтверждающие стоимость суточного проживания;
  • командировочные затраты;
  • квитанции, подтверждающие траты на использование общественного транспорта.

Затраты личного характера не оплачиваются. Руководство откажется компенсировать расходы, которые превышают рамки установленного законом бюджета.

Законодательная база

Чтобы решить вопросы, касающиеся НДФЛ и иных нюансов, стоит обратиться к действующему законодательству.

Эксперты советуют ознакомиться с положениями:

  • Трудового Кодекса РФ;
  • Налогового Кодекса РФ;
  • Гражданским Кодексом РФ.

Внимание стоит уделить и письмам Минфина, касающимся темы, а также Постановлениям Правительства.

Нормы суточных в командировке

Один и тот же сотрудник, отправившийся сначала в командировку по России, а затем посетивший иностранное государство, получит разные выплаты.

Чтобы заранее выяснить особенности предоставления денежных средств, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.

В бюджетных учреждениях

Если сотрудник работает в бюджетном учреждении, он может рассчитывать на суточные, не превышающие установленную государством норму.

При этом частные компании могут установить любой размер выплаты, но не ниже величины, зафиксированной в законе.

На 1 день (однодневные командировки)

Если сотрудник может вернуться на постоянное место жительства в день поездки, суточные не выплачиваются. При этом компенсируются только затраты на проезд.

Суточные предоставляются за каждый календарный день, проведенный в командировке, в том числе и в выходные.

Если работник в соответствии с графиком отдыхал несколько суток, он все равно получит выплату за этот период.

Согласно правилам, закрепленным в законодательстве РФ, выплата суточных при поездке за границу осуществляется по общему алгоритму.

Составляя приказ, работодатель обязан четко сформулировать цель поездки. Она должна соответствовать нормам, закрепленным в действующем законодательстве.

Величина выплаты фиксируется в Положении о командировках. При этом минимальный размер суммы не должен быть ниже нормы, зафиксированной в законе.

Максимальную границу работодатель определяет самостоятельно.

За счет принимающей стороны

Если планируется командировка, обычно стороны заключают соглашение между собой. В нем фиксируется источник финансирования поездки.

Если командировку оплачивает принимающая сторона, на нее ляжет обязанность и в предоставлении суточных.

Две поездки за один день

Иногда возникают ситуации, во время которых работник может оказаться за один день в двух местах с разной выплатой суточных. Эксперты советуют в обязательном порядке отразить этот момент в Положении о командировках.

Выплаты в такой ситуации должны происходить по нормативам, которые утверждены для места прибытия.

Как оформить командировку в выходной день? Смотрите тут.

Величина суточных закреплена в действующем законодательстве РФ. На сегодняшний день она составляет 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей для компенсации затрат на путешествия за границу. Это минимальный порог.

Максимальный размер выплаты компания устанавливает по собственному желанию. Утверждение не касается бюджетных организаций.

Процедура расчета не отличается сложностью. Чтобы узнать размер суточных, необходимо умножить количество дней, проведенных в командировке, на величину выплаты, установленной в местности, в которую отправляется сотрудник.

Например, если человек покидает постоянное рабочее место и отправляется за границу, а предприятие предоставляет их по минимальной ставке, размер выплаты составит 25 000 рублей (10 дней х 2 500 рублей = 25 000 рублей).

Как оформить авансовый отчет?

Расходы, понесенные в командировке, подвергаются отчету. Его необходимо предоставить в течение 3 дней с момента возвращения из путешествия.

Авансовый отчет оформляется на специальном бланке и дополняется подтверждающей документацией. Обязанность по его заполнению лежит на вернувшемся сотруднике.

Образец заполнения отчета по командировке здесь,

бланк отчета по командировке здесь.

Для предоставления суточных в обязательном порядке оформляется приказ.

В нем должны быть отражены следующие сведения:

  • реквизиты организации, отправившей сотрудника в командировку;
  • название документа;
  • номер приказа и его дата;
  • информация о сотруднике, который отправляется в командировку;
  • место, в которое отправляют специалиста;
  • промежуток времени, предоставляемый на выполнение задания;
  • задание, которое сотрудник обязан выполнить во время командировки;
  • способ прибытия к месту назначения;
  • особенности возвращения обратно;
  • причина оформления приказа;
  • источник финансирования.

Приказ составляется на бланке №Т-9 или №Т-9а.

Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 тут,

бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9а тут,

образец заполнения приказа о направлении в командировку тут.

Сегодня существует разработанная схема, в соответствии с которой осуществляется предоставление выплат.

При начислении суточных выполняются следующие манипуляции:

  1. Возникает производственная необходимость в направлении специалиста в командировку.
  2. Оформляется приказ. В нем перечисляются условия и требования к служебной поездке.
  3. По расходному кассовому ордеру оформляется аванс. Его размер определяется исходя из данных, закрепленных в приказе. В размер аванса входят и суточные.
  4. Сотрудник, оправленный в командировку, отправляется в путешествие. Достигнув места назначения, он выполняет поставленную задачу и возвращается обратно.
  5. Вернувшийся специалист представляет авансовый отчет вместе с подтверждающей документацией. Действие должно быть выполнено в течение 3 дней с момента возвращения.
  6. Экономические службы организации проверяют документацию. Затем отчет отправляется на утверждение руководителю компании. Размер суточных контролируется датами прибытия в точку назначения и возвращения обратно. В учет принимается информация, зафиксированная на проездных документах.
  7. Производится окончательный расчет со специалистом.

Если человек потратил меньше средств, чем полагается, остаток возвращается в кассу предприятия.

Обратное правило действует в случае, если затраты превысили выданную сумму. Однако в этой ситуации в учет принимаются действующие лимиты.

Как происходит списание ГСМ при командировке на личном автомобиле? Информация здесь.

Как написать служебную записку на командировку? Образец в этой статье.

Вопросы налогообложения

Если суточные были начислены в пределах установленной нормы, они уменьшают налоговую базу при определении налога на прибыль.

Кроме того, выплата не подлежит налогообложению для расчета НДФЛ и страховых взносов. Правило не действует, если выплата была начислена сверх нормы.

Однако начисления НДФЛ и страховых взносов можно избежать, если закрепить желаемую сумму суточных в локальных актах предприятия.

Налогооблагаемую базу для расчета отчислений в пользу государства нельзя уменьшить на сумму, которая была начислена сверх меры. Сверхлимит облагается страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц.

На видео о выплате суточных

Нюансы в оформлении командировочных

Процесс оформления командировочных подразумевает работу с несколькими документами. Заполнение некоторых из них имеет свои особенности. На что нужно обращать внимание?

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями. Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Читайте так же:  Проректору заявление

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма. Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету. Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

  • ФИО работника
  • подразделение
  • дата авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

  • наименования первичных документов или наименования расходов
  • сумму, указанную в документе
  • итоговую величину по совершенным расходам
  • подпись

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

На что следует обращать внимание в части расходов?

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д. В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период). Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.

Выплата суточных

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце. Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб. Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы. Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад. Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка. Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа. Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности. Любые переработки инициируются работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Павел Тимохин, эксперт компании Фингуру