«УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА. ГОСТ 6.10.5-87» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 30.03.87 N 1056)

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ НА ОСНОВЕ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА

2.1. Формуляр-образец устанавливает:

1) форматы бумаги;

2) служебные поля;

3) конструкционную сетку;

4) расположение частей и зон;

5) расположение реквизитов.

2.2. Формат бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме унифицированного документа.

2.2.1. Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов A3 (297Х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148Х210 мм), А6 (105Х148 мм) по ГОСТ 9327-60.

В виде исключения для отдельных форм документов, устанавливаемых министерствами (ведомствами) — разработчиками унифицированных систем документации, допускается применение других форматов бумаги.

2.2.2. Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное.

При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L, например, A4L.

2.3. Для унифицированных форм документов формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее:

1) для лицевой стороны листа:

поле подшивки (левое или верхнее) — 20 мм

левое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за левое), нижнее и правое — 10 мм;

2) для оборотной стороны листа:

поле подшивки (правое или верхнее) — 20 мм

правое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за правое), нижнее и левое — 10 мм.

2.4. Конструкционная сетка формуляра-образца

2.4.1. Конструкционная сетка формуляра-образца образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.

2.4.2. Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно быть:

1) между соседним и вертикальными линиями — 2,6 мм (шаг письма);

2) между соседними (горизонтальными линиями — 4,25 мм (межстрочный интервал).

Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм.

2.4.3. Линии конструкционной сетки имеют порядковые номера в соответствии с черт.1.

Конструктивным элементом проектируемых форм документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями.

Конструктивным элементом может быть также базисный прямоугольник, включающий две и более ячеек конструкционной сетки.

2.4.4. Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линиями конструкционной сетки, ограничивающими ячейку или базисный прямоугольник; между номерами ставится точка.

2.4.5. Количество вертикальных и горизонтальных линий конструкционной сетки приведено в табл.1.

2.5. Требования к расположению зон

2.5.1. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки в соответствии с табл.2.

Примечание. В целях обеспечения рационального использования бумаги допускается изменять диапазон используемых горизонтальных линий конструкционной сетки в заголовочной и содержательной частях формуляра-образца.

2.5.2. Зоны формуляра-образца устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак тире.

2.5.3. В пределах, заголовочной части формуляра-образца устанавливаются две зоны:

1) зона 1 — для размещения реквизитов в заголовочной части документа;

2) зона 2 — для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа.

Заголовочная часть документа включает реквизиты, наносимые на бланк документа при его составлении.

2.5.4. Рекомендуется размещать реквизиты заголовочной части документа в линейной (анкетной) форме. Кодовые обозначения размещают в виде столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к которому он относится в соответствии с черт.2.

Допускается размещать кодовые обозначения реквизитов заголовочной части документа по строке таким образом, чтобы порядок следования кодов повторял порядок следования обозначаемых ими реквизитов в соответствии с черт.3.

2.5.5. Реквизиты заголовочной части документа при размещении кодовых обозначений в виде столбца рекомендуется формировать в границах зон 1 и 2 в соответствии с табл.3.

2.5.6. Реквизиты заголовочной части документа при размещении кодовых обозначений по строке рекомендуется формировать в границах зон 1 и 2 в соответствии с табл.4.

Примечание. Для формата А6 размещение кодовых обозначений по строке не допускается.

2.5.7. В границах содержательной части формуляра-образца следует выделять специальную зону для записи реквизитов, подлежащих дальнейшей обработке средствами организационной или вычислительной техники.

Реквизиты, подлежащие дальнейшей обработке, рекомендуется не прерывать другими реквизитами, а границы их расположения следует выделять жирной линией.

2.5.8. В границах оформляющей части формуляра-образца устанавливается одна зона.

2.6. Требования к расположению реквизитов

2.6.1. Унифицированные формы документов должны содержать следующие реквизиты:

1) наименование формы;

3) наименование организации — составителя документа;

4) код организации — составителя документа;

5) дата документа;

6) постоянные реквизиты документа;

2.6.2. Состав дополнительных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) — разработчиками унифицированных систем документации.

В число дополнительных реквизитов формуляра-образца рекомендуется включать:

1) адрес организации — составителя документа;

2) наименование получателя (лей) документа;

3) периодичность представления документа и/или срок его представления;

4) гриф утверждения формы документа.

2.6.3. При размещении реквизитов формуляра-образца определяют поля данных, границы расположения реквизитов формуляра-образца, наносимых при проектировании форм документов.

Поля данных характеризуются координатами верхней левой и нижней правой ячеек определенного поля данных или соответствующими координатами базисных прямоугольников, между которыми ставится знак тире.

Пример. Координаты ячеек 1.0-5.57 определяют поле данных реквизита «Наименование формы», координаты ячеек 1.58-3.68 — поле данных реквизита «Код формы» по ОКУД, в соответствии с черт.2.

2.6.4. Ячейка конструкционной сетки является полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.

Поля данных реквизитов определяются исходя из максимального количества знаков, необходимых для записи данного реквизита.

2.6.5. В зоне 1 формуляра-образца размещают реквизиты, идентифицирующие конкретный документ, с обязательным включением реквизитов «Наименование формы» и «Наименование организации — составителя документа», и определяют поля данных для размещения переменных реквизитов заголовочной части документа.

2.6.6. В зоне 2 размещают реквизиты «Код формы» и «Код организации — составителя документа» определяют поля данных для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа и размещают обозначения используемых классификаторов. Первым располагают код формы документа. Для обозначения классификаторов используют их сокращенные наименования, например, для обозначения общесоюзных классификаторов используют их аббревиатуру.

2.6.7. В содержательной части формуляра-образца размещают реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и (или) устанавливают поля данных, предназначенные для размещения реквизитов содержательной части документа, с учетом границ установленных зон.

Реквизиты содержательной части документа следует размещать на лицевой и оборотной сторонах листа, при этом установленный для оформляющей части диапазон горизонтальных линий конструкционной сетки используется на последней странице документа.

2.6.8. В оформляющей части формуляра-образца размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам проектируемой совокупности форм, с обязательным включением реквизитов «Дата документа» и «Подпись». Эти реквизиты и требования к их расположению определяют министерства, ведомства — разработчики УСД.

Требования к оформлению документов. Формуляр-образец, реквизиты, бланки

Под оформлением документов понимают соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений определенных требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Одним из таких документов является ГОСТ Р 6.30-2003, УСД, требования к оформлению документов. Он устанавливает единые правила и требования к оформлению документов, составу реквизитов и определяет формуляр-образец документа.

Реквизиты документа – обязательные признаки документа (информационные элементы: дата, текст, подпись, печать), установленные законодательным нормативным документом — ГОСТом.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (новый);

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (новый);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

16 — гриф утверждения документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования документа;

Читайте так же:  Оценить патент на изобретение

24 — визы согласования документа;

25 -оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, т. к. набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.

Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные – в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно в процессе подготовки конкретного документа.

На формуляре-образце при оформлении документов реквизиты формируются в 3 части:

Заголовочная – начало документа, где содержатся сведения об организации или авторе документа и первичные данные о самом документе (реквизиты 1-16).

Содержательная – главная часть документа, где раскрывается его смысл и назначение (реквизиты 17-20), текст документа.

Оформляющая – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части также располагаются вспомогательные делопроизводственные отметки, облегчающие работу с документом.

Формуляр-образец – модель построения документов, на которой реквизиты расположены в определенной последовательности. Он указывает место реквизитов на листе бумаги, определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле – место, где располагаются реквизиты. Служебное поле предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами, содержащими информацию об организации или авторе документа, отсутствие которых лишает документ юридической силы. Для документа длительного срока хранения используют официальный или фирменный бланк, который изготовляется типографским способом или с помощью специального штампа. Для документа временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами на компьютере.

Осн. форматы бланков – А4, А5.Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов.

Виды служебных бланков:

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты адресных данных организаций-получателей писем.

Бланк конкретного вида документа применяются, если в организации применяется большое количество документов конкретного вида.

2. Документационное обеспечение управления в туризме. Системы документации: организацнонно-правовая, распорядительная, информационно-справочная. Назначение. Функции

ДОУ– отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование, организацию работы с документами и систематизацию их архивного хранения.

Любое управленческое решение сопровождается составлением документа. Аппарат управления реализует свои функции посредством организационно-распорядительных документов. При этом документ выступает результатом отражения фактов, событий, явлений мыслительной деятельности человека. Процесс управления включает след. осн. документируемые операции: сбор и обработка документной инфо, подготовка решения, принятие и документирование этого решения, доведение решения до исполнителя, исполнение решения, контроль исполнения, передача инфо по вертикальным и горизонтальным связям, хранение и поиск инфо. Качество инфо определяет качество управления.

ДОУ включает след.осн. процессы: фиксация управляющих воздействий или данных по состоянию дел в организации на офиц. носителях, своевременное предоставление инфо в офиц. порядке руководству, оперативное и долговременное хранение документов.

Значение ДОУ: правильная организация работы с документами снижает время необходимое для поиска инфо, повышает точность и своевременность инфо, устраняет её избыточность.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимоувязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяют на: управленческие, научные, технические, технологические, производственные и т.д.

Основные управленческие функции (организация, планирование, регулирование, координация, контроль) реализуются с помощью следующих систем: система организационно-правовой документации, система плановой документации, система распорядительной документации, система договорной документации, система отчетной документации.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) включает следующие системы документации:

1. Система организационно-правовой документации (учредительный договор, устав, положение об учреждении, положение о структурном подразделении, штатное расписание, должностная инструкция, регламент, инструкция);

2. Система распорядительной документации (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание);

3. Система информационно-справочной документации (справка, протокол заседания, акт, докладная, служебная, объяснительная записки, служебное письмо, электронное сообщение, телеграмма, (телетайпограмма), телекс, факсограмма (телефакс, факс), телефонограмма, предложение, представление, заключение, отзыв, сводка, перечень, список).

Система организационно-правовой документации.Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. В составе организационной функции выделяются подфункции:

1. Создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

2. Регистрация организации;

3. Установление ее структуры;

4. Определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ЕТС);

5. Регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

6. Формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

7. Регламентация деятельности аппарата управления;

8. Лицензирование деятельности в необходимых случаях;

9. Установление режима работы и системы охраны;

10. Организация труда работников и оценка труда работников;

11. Реорганизация предприятия;

12. Ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах. Организационная деятельность предприятия фиксируется в организационно-правовых документах, которые содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, а также функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность и др.

Организационно-правовые документы основаны на нормах административного права и обязательны для исполнения. Они являются правовой основой деятельности организации. Они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом (вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом) или руководителем структурного подразделения.

По сроку действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют до их отмены или утверждения новых (кроме штатного расписания, которое утверждается ежегодно).

По системе управления организационно-правовые документы движутся сверху вниз.

В особую подгруппу из организационно-правовых документов выделяют учредительные документы (учредительный договор и устав организации):

Учредительный договор – документ, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица и выхода учредителей из его состава.

Устав – правовой акт, определяющий статус, организацию, структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса РФ.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность и порядок деятельности. На основании положений действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации. Это органы власти и управления.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, с помощью которых регулируют организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специализированные стороны деятельности организаций, их подразделений и должностных лиц.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Система распорядительной документации. Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно- распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы.

Назначение распорядительной документации

— регулировать и координировать деятельность, которая позволит органу управления:

— обеспечить реализацию поставленных перед ним задач;

— получить максимальный эффект от своей деятельности.

В распорядительных документах фиксируются решения, которые отражают:

1. совершенствование организационной структуры учреждения;

2. определение и способы осуществления основной или производственной деятельности;

3. обеспечение организации финансовыми, трудовыми и информационными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, которые идут сверху вниз по системе управления. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, в них содержатся основные властные предписания субъектов управления.

По сфере действия распорядительные документы делят на:

Читайте так же:  Свидетельство на собственность квартиры менять при смене фамилии

— правовые акты федерального уровня,

— правовые акты действующие на уровне субъектов РФ,

— правовые акты организаций, учреждений и предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1. Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и решений вышестоящих органов, а также ранее принятых решений данной организации;

2. Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Все распорядительные документы делят на две группы:

─ документы, создаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

─ документы единоличного принятия решения (приказы, распоряжения, указания).

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, которые стоят перед этими органами и для установления стабильных норм и правил.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организации в целях разрешения наиболее важных вопросов деятельности этой организации.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих пред организацией. Он может касаться широкого круга организаций и лиц.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, для разрешения оперативных вопросов. Этот документ имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями. Он издается по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.007 с) .

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ (ДОКУМЕНТА)

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука . С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова . 2009 .

Смотреть что такое «ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ (ДОКУМЕНТА)» в других словарях:

формуляр-образец документа — Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины… … Справочник технического переводчика

формуляр-образец документа — 43 формуляр образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Формуляр-образец — документа – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты … Википедия

Формуляр-образец — 3. Формуляр образец Модель построения OK

Формуляр документа и формуляр-образец

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец.

Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и позволяет определить необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать исторически сложившиеся («традиционные») процессы документирования, по и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в рамках компьютерных технологий.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром.

Государственным стандартом 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требованиями к построению формуляра-образца» установлены:

  • – форматы бумаги, применяемые для фиксации информации (текстов) управленческих документов: от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;
  • – служебные поля, ограничивающие рабочее ноле для внесения собственно документной информации – поле подшивки не менее 20 мм; левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм;
  • – конструкционная сетка, определяющая размеры применяемых шрифтов и пробелов между частями текста с ячейкой равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машины (2,6 × 4,25 мм, что чуть меньше, чем размер шрифта Times New Roman Cyr 14, применяемого в компьютерных текстовых процессорах); ее параметры представлены в табл. 5.1.

Форматы бумаги и линий конструкционной сетки для них

Размеры формата, мм

Количество линий конструкционной сетки, не более

По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например, для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.

Юридическая сила документа

Требования к минимальному составу реквизитов, придающих документам юридическую силу, определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию, это ГОСТ 6.10.4–84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» и ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра- образца».

Оба стандарта устанавливают почти идентичные состав и форму записи реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными:

  • – наименование организации-создателя документа (которое допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме) и сто код;
  • – наименование документа (формы) и его код;
  • – дата документа;
  • – подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа, или код (электронная подпись) лица, утвердившего документ;
  • – местонахождение организации – создателя документа или ее почтовый адрес, включаемый или в состав обязательных (по ГОСТу 6.10.4–84), или в состав дополнительных (по ГОСТу 6.10.5–87) реквизитов.

Но в практике работы с документами только реквизитов, придающих им юридическую силу, недостаточно. На документе в процессе его создания и обработки должно быть представлено значительно большее количество служебных сведений, совершенно необходимых для его нормального использования в системах управления. Наиболее полно и по составу, и по содержанию перечень реквизитов управленческих документов, расположение, правила и варианты их оформления установлены ГОСТом Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Государственные (национальные) стандарты в соответствии с общегосударственной политикой в области стандартизации носят рекомендательный характер. Однако это не означает, что организации могут не придерживаться предписываемых им правил оформления документов. Так как любая организация участвует во внешнем для нее информационном обмене, следовательно, оформленный с нарушением единых правил документ может быть признан другой организацией не имеющим юридической силы, и как следствие, не будет использован в необходимом авторам объеме. Самостоятельные разделы, более или менее подробно повторяющие положения данного стандарта (или его предыдущей редакции), обязательно включаются в инструкции и правила по ведению делопроизводства на любом уровне управления. Достаточно подробно эти требования изложены практически во всех пособиях по вопросам документационного обеспечения управления.

Соблюдение данного стандарта является необходимым условием для перехода на компьютерные технологии, так как и при автоматизации документооборота продолжает действовать положение, согласно которому электронные документы при распечатке их на бумаге должны соответствовать требованиям действующих норм.

Формуляр-образец: понятие, назначение, основные требования к построению.

Формуляр-образец документа – модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.

При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные исходные документы после унификации реквизитов и определения площадей, необходимых для размещения. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов или описание реквизитов с указанием их последовательности и занимаемой площади с учетом взаимного расположения реквизитов. Формуляр-образец должен устанавливать: формат бумаги, конструкционную сетку, служебные поля, расположение частей, зон и реквизитов с учетом двухсторонней печати.

Читайте так же:  Заявление на получение загранпаспорта нового образца пример

Формат бумаги определяют исходя из свойства и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа с учетом размера полей для подшивки. Рекомендуется использовать форматы А3, А4, А5 и А6 (по ГОСТу 93.27). Конструкционная сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного порядка. Расстояние между соседними линиями определяется техническими характеристиками печатных устройств: между вертикальными линиями – 2,6 мм (=пробел в пишущей машинке), между горизонтальными – 4,25 мм (=интервал в пишущей машинке) (в теперешних стандартах этого нет, берется из старых стандартов). Линии конструкционной сетки должны иметь порядковые номера. Конструкционным элементом проектируемых УФД является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями. Ячейка конструкционной сетки – это поле для размещения одного знака документа, включая пробел. Конструкционным элементом может быть базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки конструкционной сетки. Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линий конструкционной стеки, разделенными точками.

Установлено три зоны формуляра-образца: заголовочная, содержательная и оформляющая. Они устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки. Зоны устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак «тире».

В заголовочной части устанавливают две зоны: для размещения реквизитов заголовочной части документов, для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части. В содержательной части размещаются реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и устанавливаются поля данных с учетом границ установленных зон. В границах содержательной части выделяется спец. зона для записи реквизитов, подлежащих дальнейшей обработке средствами вычислительной техники. Границы таких реквизитов следует выделять жирной линией. В границах оформляющей части устанавливают одну зону и размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизита «Дата заполнения документа» или подписи лица/лиц, ответственных за правильность заполнения формы, предусматривается место для печати (при необходимости).

55. Методы содержательной и формальной унификации документов.

При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации.

К методам содержательной унификации относятся: установление состава форм, создание типовых форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методами формальной унификации являются: унификация структур документов, создание общих синтаксических правил построения документа, унификация методов контроля информации документа.

Содержательная унификация соответствует логическому уровню, когда пользователя интересует только семантический аспект, расположение информации не имеет значения. Формальная унификация соответствует физическому уровню.

Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. Направления работ при содержательной унификации.

— установление ограничительных номенклатур действующих форм;

— создание типовых форм;

— построение единой модели док-тов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);

— унификация и стандартизация информац. элементов и используемых показателей.

При содержательной унификации вырабатываются основные положения УСД и определяется требования к составу и содержанию УСД, задачи, сферы, уровни ее применения, порядок заполнения форм.

В процессе формальной унификации рассматриваются типы носителей документов, типы форм документов и их статусы, разрабатываются формально-логические правила представления и расположения информации на носителе. К формальной унификации также относятся разработка единых методов контроля достоверности информации и определения порядка придания документам юридической силы. В результате формальной унификации определяются: типовые структуры реквизитов и требования к оформлению документов на машинных носителях и при передаче по каналам электронной связи.

Направления работ при формальной уни­фикации документов:

— унификация структуры докумен­тов;

— создание общих синтаксичес­ких правил построения докумен­тов;

— унификация методов контро­ля информации в документах;

— унификация типов носителей и форматов документов

185.238.139.36 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

ООО «Техническая документация»

разработка техдокументации

Формуляр (ФО) по ГОСТ 2.601-95

Формуляр (ФО) по ГОСТ 2.601-95

Примечание — Структура и содержание документа, разработанного по ГОСТ 2.610-2006, практически идентична документы по ГОСТ 2.601-95.

В ФО отражается техническое состояние изделия после изготовления, в процессе эксплуатации и после ремонта.

Как правило, на изделие, имеющее самостоятельное применение, разрабатывают один ФО. ФО на составные части изделия допускается разрабатывать, если эти части ремонтируют отдельно от изделия в целом [из п. 5.3.1 ГОСТ 2.601-95]

ФО на изделие в целом допускается выпускать в виде отдельных частей. Максимальная часть сведений в ФО должна быть напечатана. От руки заполняют только переменные данные (заводской номер изделия, дату, индивидуальные особенности, изменения в комплектации, значения параметров и др.). Сведения об изделии, которые не зависят от процесса его изготовления, заносит в ФО разработчик изделия.

Для изделий, разрабатываемых и (или) поставляемых по заказам Министерства обороны, требования по гарантиям изготовителя (поставщика) устанавливаются со ответствующими НД [из п. 5.3.2 ГОСТ 2.601-95]

ФО на изделие содержит титульный лист, лист содержания, правила ведения формуляров и паспортов и, в общем виде, состоит из следующих разделов:

  • общие указания;
  • основные сведения об изделии;
  • основные технические данные;
  • индивидуальные особенности изделия;
  • комплектность;
  • ресурсы, сроки службы и хранения;
  • гарантии изготовителя (поставщика);
  • консервация;
  • свидетельство об упаковывании;
  • свидетельство о приемке;
  • движение изделия при эксплуатации;
  • учет работы изделия;
  • учет технического обслуживания;
  • учет работы по бюллетеням и указаниям;
  • работы при эксплуатации;
  • хранение;
  • ремонт;
  • особые отметки;
  • сведения об утилизации;
  • контроль состояния изделия и ведения формуляра;
  • перечень приложений.

[из п. 5.3.3 ГОСТ 2.601-95]

ФО выполняют, как правило, с титульным листом, пример оформления которого представлен на рисунке 1.

[из п. 5.3.4 ГОСТ 2.601-95]

Тексту ФО предшествует лист содержания формуляра [из п. 5.3.5 ГОСТ 2.601-95]

Раздел «Общие указания» содержит указания для обслуживающего персонала по эксплуатации изделия и правила заполнения и ведения формуляра.

Правила заполнения и ведения формуляра должны содержать необходимые сведения для правильного его заполнения и ведения при эксплуатации и ремонте изделия, в том числе должно быть указано, что:

  1. перед эксплуатацией необходимо внимательно ознакомиться с ЭД на изделие;
  2. ФО должен постоянно находиться с изделием;
  3. при записи в ФО не допускаются записи карандашом, смывающимися чернилами и подчистки;
  4. неправильная запись должна быть аккуратно зачеркнута и рядом записана новая, которую заверяет ответственное лицо;
  5. после подписи проставляют фамилию и инициалы ответственного лица (вместо подписи допускается проставлять личный штамп исполнителя);
  6. при передаче изделия на другое предприятие итоговые суммирующие записи по наработке заверяют печатью предприятия, передающего изделие.

[из п. 5.3.6 ГОСТ 2.601-95]

Основные сведения об изделии

Раздел «Основные сведения об изделии» содержит наименование изделия, его обозначение, дату изготовления, наименование или почтовый адрес изготовителя, заводской номер изделия (серии) и другие подобные сведения об изделии в целом. Также в разделе указывают сведения о сертификате (номер сертификата, срок действия и орган, его выдавший), обозначение стандартов (международных правил) или иного официального документа, содержащего перечень стандартов, на соответствие которым производилась сертификация [из п. 5.3.7 ГОСТ 2.601-95]

Основные технические данные

Раздел «Основные технические данные» содержит необходимые для эксплуатации изделия номинальные и фактические значения основных параметров и характеристик (свойств), в том числе и показатели надежности, относящиеся к этому изделию.

Для изделий, использование которых по истечении определенного срока представляет опасность для жизни, здоровья человека и может причинить вред его имуществу, должен быть указан срок службы или годности. Для составных частей, которые могут привести к критическим отказам, представляющим опасность для жизни, здоровья человека и его имущества, приводят сроки их замены (восстановления) или критерии предельного состояния, при которых эксплуатация допустима.

В разделе, при необходимости, приводят таблицы «Основные технические данные» и «Результаты контроля параметров», формы которых представлены соответственно таблицами 8 и 9.