Нужно ли сдавать расчет РСВ-1 в ПФР на электронном носителе?

Главная → Статьи → Нужно ли сдавать расчет РСВ-1 в ПФР на электронном носителе?

Как я уже отмечал, Пенсионный фонд принимает отчетность следующим образом:
– у организаций с численностью до 50 человек отчетность принимается в бумажном виде или в электронном виде с цифровой подписью (на выбор самой организации);
– у организаций с численностью свыше 50 человек отчетность принимается только в электронном виде с цифровой подписью;

Но не стоит путать сдачу на сменном электронном носителе или сдача в электронном виде.

Когда отчетность сдается в электронном виде, то она отправляется на сервер Пенсионного фонда по телекоммуникационным каналам. При этого у организации должен быть заключен договор с обслуживающей организацией, установлено специальное программное обеспечение, зарегистрирован цифровой ключ (цифровая подпись).

Когда же отчетность сдается в бумажном виде, то организация одновременно предоставляет саму отчетность на сменном электронном носителе (дискета, флешка). Сотрудники Пенсионного фонда с дискеты или флешки загружают отчет себе в базу для проверки и регистрации.

ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В ПЕНСИОННОЙ СИСТЕМЕ

Страхователь представляет сведения на 25 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа (ЭП), подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации.

Важно! ВНИМАНИЕ! С 1 января 2017 года за несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»,к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.

При желании любой страхователь независимо от численности работников может сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с ЭП. Отчетность можно сдавать в электронном виде с ЭП лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

ПФР рекомендует всем страхователям переходить на электронное взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации! Отчетность в электронном виде – это экономия не только бумаги, но и времени. Меньше трудозатрат, меньше ошибок, больше удобства. Уже свыше 80 % плательщиков страховых взносов перешли на электронное взаимодействие с ПФР.

Если отчетность представлена в электронном виде с ЭП, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует.

При представлении отчетности по ТКС необходимо:

  • сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;
  • проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР, которые можно бесплатно скачать в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы». При выявлении проверочными программами ошибок в отчетности – исправить их;
  • проверить файлы антивирусной программой и подписать каждый файл отчета ЭП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов;
  • отправить в зашифрованном виде в территориальный орган ПФР. При этом файл с отчетностью по страховым взносам и файлы с индивидуальными сведениями в отдельности заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью, архивируются, шифруются и представляются в территориальный орган ПФР в одной транспортной посылке.

Подтверждение о представлении отчетности по ТКС

После отправки отчетности по ТКС страхователь получит из территориального органа ПФР квитанцию о доставке сведений. Если пришла квитанция об обнаружении ошибок в отчетности, то указываются причины некорректности отчета. Работодатель должен устранить эти причины и повторно представить отчетность в ПФР. После сдачи отчетности приходит квитанция о приеме документа в ПФР, которую рекомендуется сохранять.

По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭП территориального органа ПФР.

После этого необходимо отправить в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный своей ЭП, что является подтверждением получения протокола. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.

В помощь страхователям в разделе «Электронные сервисы» размещены бесплатные проверочные программы и программы для подготовки отчетности по страховым взносам и по персонифицированному учету в электронной форме.

Отчетность через интернет, Когда и кто сдают отчетность в электронном виде ?

Способы сдачи электронной налоговой и страховой отчетности через ТКС

Существует два способа сдать отчетность по телекоммуникационным каналам связи:

  • через спецоператора;
  • отчетность в ФНС РФ — напрямую через сайт налоговой службы.
  • отчетность в ПФ РФ — напрямую через сайт Пенсионного фонда РФ.
  • отчетность в ФСС РФ — напрямую через сайт Пенсионного фонда РФ.

Сроки сдачи отчетности в 2019 году нужно сдавать электронно, через интернет

Для многих компаний 2015 год был переломным в вопросах сдачи отчетности. Потому что с 1 января 2015 года вступили в силу нормы Налогового кодекса, обязывающие сдавать налоговую отчетность только в электронном виде.

C 2015 года также появились изменения, согласно которым многим работодателям придется отчитываться в ПФР и ФСС по интернету.

Налоговые декларации и бухгалтерская и другая отчетность на бумаге сдается:

    лично;

Другой из способов сдать налоговую отчетность – переслать ее по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Электронные форматы налоговой отчетности утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. 7 ст. 80 НК РФ). При передаче налоговой отчетности по ТКС руководствуйтесь Методическими рекомендациями, утвержденными приказом ФНС России от 31 июля 2014 г. № ММВ-7-6/398.

Передача отчетности по каналам связи освобождает организацию от представления документов на бумаге (п. 6 раздела I Порядка, утвержденного приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169). Однако, если организации требуются заверенные инспекцией бумажные экземпляры отчетности , сданной в электронном виде (для предъявления в банк, аудиторам и т. п.), инспекция обязана распечатать полученную отчетность и поставить отметку о приеме ( п. 219 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н).

Ниже приведена таблица по срокам сдачи отчетности в 2019 году . В ней указаны сроки представления декларации и расчеты по интернету. А также численность, когда сдается декларация, отчетность в электронном виде.

Если у вас численность работников менее той, при которой отчетность сдается только в электронном виде, у вас есть выбор. Либо сдавать отчетность на бумажном носителе. Либо по своему желанию представлять документы в электронном виде.

Таблица. Сроки сдачи отчетности в 2019 году в электронном виде

  • за первый квартал, полугодие и девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом;
  • за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим.

Ответственность за несоблюдение электронного вида подачи декларации, возможные санкции ИФНС

Согласно статьи 119.1 Налогового кодекса РФ за несоблюдение установленного способа представления налоговой отчетности в электронном виде предусмотрена налоговая ответственность. Размер штрафа составляет 200 руб. за каждое нарушение.

Нарушение инспекция может обнаружить с помощью сведений о среднесписочной численности сотрудников за предыдущий год. Для этого эти сведения обязаны сдавать все организации (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Могут ли оштрафовать организацию по статье 119 НК РФ. Организация обязана передавать налоговую отчетность в электронном виде, но представила декларацию на бумаге

Не имеет права, потому что ответственность за несоблюдение установленного способа представления налоговой отчетности в электронном виде предусмотрена статьей 119.1 Налогового кодекса РФ. Если организация представила декларацию своевременно, но при этом нарушила установленный порядок передачи отчетности, привлечь ее к ответственности можно только по этой статье. Размер штрафа составляет 200 руб. Отказать в приеме декларации, представленной неустановленным способом, инспекция не вправе.

Взыскивать штраф по статье 119 Налогового кодекса РФ инспекция не может: такая мера ответственности предусмотрена за другое правонарушение – непредставление (несвоевременное представление) отчетности (ст. 106 НК РФ). Оштрафовать организацию одновременно по статьям 119 и 119.1 Налогового кодекса РФ инспекция имеет право в единственном случае: если при подаче одной и той же декларации организация нарушила и срок, и способ ее представления.

Прежде чем заблокировать счет, налоговики должны напомнить налогоплательщику о его обязанности наладить электронный документооборот с инспекцией

Если налогоплательщик, который обязан представлять налоговые декларации (расчеты) в электронном виде по ТКС, в течение 10 рабочих дней с даты появления этой обязанности не обеспечит возможность приема от ИФНС электронных документов, то налоговики вправе «заморозить» его банковский счет. Но прежде чем заблокировать счет, инспекторы должны проинформировать налогоплательщика о своих намерениях не позднее чем за пять дней до принятия решения о приостановлении операций по счетам. Об этом сообщила ФНС России в письме от 29.06.16 № ЕД-4-15/11597.

Налогоплательщики, которые обязаны представлять отчетность в ИФНС через интернет, должны обеспечить получение от налоговой инспекции документов (например, требований, уведомлений) в электронном виде через оператора электронного документооборота (оператора ЭДО). Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней с даты появления этой обязанности. Такой срок установлен новой редакцией пункта 5.1 статьи 23 НК РФ.

Чтобы обеспечить получение от налоговиков электронной документации, необходимо заключить договор с оператором ЭДО на оказание услуг по обеспечению электронного документооборота (либо о передаче прав на использование соответствующего программного обеспечения) и получить сертификат ключа проверки электронной подписи. В случае невыполнения налогоплательщиком данной обязанности налоговики могут принять решение о приостановлении операций по его счетам в банках и переводов электронных денежных средств. Блокировка осуществляется в течение 10-ти дней с момента, когда проверяющие установят данное нарушение (п. 3 ст. 76 НК РФ).

Читайте так же:  8 по удо

ПОЛУЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ТРЕБОВАНИЯ НАЛОГОВОЙ ПОДТВЕРДИТЕ В ТЕЧЕНИЕ 6 ДНЕЙ

Если Вы обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС и Вам пришло электронное требование, в течение шести рабочих дней отправьте электронную квитанцию о его получении.

Если численность сотрудников в Вашей организации меньше 25 человек, и потому Вы не обязаны отчитываться по ТКС. Можете не отправлять электронную квитанцию. Тогда инспекция обязана прислать Вам требование на бумажном носителе.

Отчетность через интернет. Контур.Экстерн

ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР, РПН. Сервис не требует установки и обновления — формы отчетности всегда актуальны, а встроенная проверка обеспечит сдачу отчета с первого раза. Отправляйте отчеты в ФНС прямо из 1С!

  1. Актуальный КАЛЕНДАРЬ на 2019 в таблице
    Срок сдачи отчетности за 2019 год. Таблица сдачи бухгалтерского баланса, налоговой отчетности для организаций и ИП. Когда сдавать декларацию 2019 год, 1 квартал, полугодие, 9 месяцев.
  2. Какая ОТЧЕТНОСТЬ ИП 2019, бланки, формы
    Приведена таблица с перечнем отчетности ИП и сроками их сдачи в ИФНС, ПФ РФ, ФСС в 2019 . Скачать бланки, формы декларации ИП.

Отчетность в ПФР: как не попасть на штраф?

Буквально сразу же после майских праздников (15 мая 2013 г.) истекает последний срок сдачи отчетности за I квартал 2013 г. в Пенсионный фонд по страховым взносам и по персонифицированному учету. В связи с этим мы подготовили материал о проблемах, с которыми сталкиваются бухгалтеры при сдаче пенсионной отчетности.

За что грозит штраф

Начнем с того, что именно может послужить основанием для взыскания с организации штрафных санкций. Ведь, к сожалению, даже наличие штампа на отчетности, сданной лично в бумажной форме, или квитанции об отправке заказного письма и описи вложений с печатью почтовой службы, либо протокола приема отчетности в электронной форме не означает, что в дальнейшем с этой отчетностью не возникнут проблемы.

Санкции, связанные с уплатой страховых взносов и представлением отчетности по ним в ПФР, предусмотрены Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). В целом они аналогичны налоговой ответственности. Так, согласно ст. 46 Закона № 212-ФЗ организацию могут оштрафовать за непредставление расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам в ПФР в установленный срок. Размер штрафа составляет 5% суммы страховых взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления, но не более 30% от этой суммы и не менее 1000 руб. А в случае если организация с численностью работников более 50 человек не соблюдала порядок представления расчета в электронном виде, с нее взыщут штраф в размере 200 руб.

Если организация отказывается представить в ПФР документы (или их копии), необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов, или не представляет эти документы в установленный срок, с нее могут взыскать по 200 руб. за каждый непредставленный документ. Основание — ст. 48 Закона № 212-ФЗ.

Ответственность за непредставление в установленные сроки сведений индивидуального (персонифицированного) учета, равно как и за представление неполных или недостоверных сведений, установлена ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ). В таких случаях применяются санкции в виде взыскания 10% причитающихся соответственно за отчетный период и за истекший календарный год платежей в ПФР. Правда, взыскать эти суммы можно только в судебном порядке.

Не нарушайте правил сдачи отчетов

Теперь напомним общие правила представления отчетности в ПФР, предусмотренные вышеупомянутыми законами.

Согласно ч. 9 ст. 15 Закона № 212-ФЗ расчет по страховым взносам и персонифицированные сведения организация должна сдавать в свой территориальный орган ПФР ежеквартально не позднее 15 числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом. Таким образом, пенсионную отчетность за I квартал 2013 г. нужно сдать не позднее 15 мая 2013 г.

Напоминаем, что каждый раз сдавать нужно одновременно два пакета отчетности:

  • расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам в ПФР и ФФОМС;
  • сведения персонифицированного учета о каждом работнике организации (ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Внимание! Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование (форма РСВ-1 ПФР) за I квартал 2013 г. нужно представлять по новой форме. Она утверждена приказом Минтруда России от 28.12.2012 № 639н (подробный комментарий к новой форме расчета см. в «БП», 2013, № 12). При этом формат расчета в электронном виде утвержден распоряжением Правления ПФР от 21.03.2013 № 97р.

При формировании пакетов с данными персонифицированного учета начиная с отчетности за I квартал 2013 г. нужно будет использовать еще две новые формы: СЗВ-6-4 и АДВ-6-5, утвержденные постановлением Правления ПФР от 28.01.2013 № 17п.

Не забывайте, что в случаях, когда в уже сданных документах обнаруживаются ошибки, уточненные отчеты должны подаваться по тем формам, которые действовали в соответствующих отчетных и расчетных периодах.

Законодательство предусматривает три способа сдачи отчетности:

  • лично в отделении ПФР (в том числе через представителя);
  • по почте заказным письмом с описью вложения;
  • в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Однако нужно не забывать о следующем правиле. Если среднесписочная численность работников за 2012 г. составила более 50 человек, отчетность в 2013 г. необходимо представлять только в форме электронных документов. То же самое касается организаций, вновь созданных в текущем году, если численность работников окажется больше 50 человек (ч. 10 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).

Для остальных же электронная форма — это право, а не обязанность. Обратите внимание: специалисты ПФР настоятельно рекомендует сдавать отчетность в электронном виде и тем страхователям, у которых работают менее 50 человек. Аргумент: внедрение электронного документооборота сокращает трудозатраты как организаций, так и территориальных органов ПФР при приеме и обработке отчетнос­ти, обеспечивает своевременность и оперативность представления отчетности страхователями. При этом работодатели могут использовать специальные программы для формирования электронной отчетности и ее проверки перед отправкой. Такие призывы содержатся, в частности, в Информации ПФР от 27.06.2012.

Тем не менее, в случае если численность работников не превышает 50 человек, организация имеет полное право ограничиться только бумажной отчетностью.

Сам себе инспектор

Прежде чем сдавать отчетность, бухгалтеру целесообразно самостоятельно провести проверку подготовленной отчетности, чтобы выявить и устранить возможные нарушения. Сделать это можно с помощью специальных программ, которые размещены на сайте ПФР (http://www.pfrf.ru/free_programs/). Правда, они предназначены только для тех компаний, которые сдают отчетность в электронном виде.

Программы позволяют проверить сформированные файлы документов, представляемых в ПФР, в том числе файлов с отчетностью по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (в частности, форму РСВ-1 ПФР) и файлов со сведениями о застрахованных лицах для системы персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3, АДВ-6-3, АДВ-6,2, АДВ-6-4).Эти программы не просто проверяют файлы по структуре на соответствие требованиям утвержденного формата электронного представления, но также производят сверку сумм:

  • начисленных страховых взносов, указанных в форме РСВ-1 ПФР (в соответствии с тарифами), с данными о суммах начисленных взносов, указанных в форме АДВ-6-2 (сверка итоговых сумм начисленных страховых взносах в целом по организации);
  • уплаченных страховых взносов, указанных в форме РСВ-1 ПФР и форме АДВ-6-2 (в соответствии с начисленными взносами);
  • выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, указанных в форме РСВ-1 ПФР и форме АДВ-6-4 (сверка итоговых сумм в целом по организации);
  • начисленных страховых взносов с суммами выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, и тарифов страховых взносов, применяемых страхователем.

Те, кто сдает отчетность на бумажном носителе, могут проверить правильность заполнения форм «вручную». При этом можно воспользоваться теми подсказками, которые содержатся в Правилах проверки документов персонифицированного учета (см. Информационные сообщения ПФР от 20.12.2011 и от 21.02.2013).

Теперь остановимся на том, каким образом будут проверять специалисты Пенсионного фонда отчетность и что может послужить поводом для отказа принять документы.

Процедура приема персонифицированных сведений

Порядок приема сведений по персонифицированному учету установлен в Административном регламенте предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по приему от страхователей отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету застрахованных лиц, утвержденном приказом Минтруда России от 21.09.2012 № 196н (далее — Регламент). На прием и рассмотрение документов (в письменной или электронной форме) отводится два дня (п. 23 Регламента). При приеме отчетности сотрудник территориального органа ПФР должен, в частности:

  • проверить полноту и правильность заполнения отчетности, а также соответствие документов персонифицированного учета правилам, предусмотренным Инструкцией по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п (далее — Инструкция № 192п);
  • сверить отчетность с данными, отраженными в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц;
  • зарегистрировать факт представления отчетности в журнале регистрации.

Если сведения подготовлены с нарушением Инструкции № 192п, данные в лицевые счета не вносятся. Эти документы или их копии должны быть возвращены страхователю с указанием обнаруженных нарушений в срок не позднее семи дней со дня обнаружения. Основание — п. 32 Регламента.

Читайте так же:  Лицензия ав 563112

Если обнаруживаются ошибки, неточ­ности и иные искажающие достоверность сведения, формируется протокол приема (ошибок) отчетности. В любом случае результатом проверки отчетности по персонифицированному учету является формирование этого документа. Распечатка протокола производится в двух экземплярах.

Если отчетность представляется лично или через представителя на бумажном носителе (в том числе и в сопровождении магнитного носителя), оба экземпляра протокола приема (ошибок) подписываются страхователем и уполномоченным должностным лицом территориального органа ПФР, после чего один экземпляр сразу передается страхователю. Если же отчетность представлена в электронном виде, протокол приема (ошибок) отчетности по персонифицированному учету, подписанный электронной подписью уполномоченного должностного лица территориального органа ПФР, направляется в адрес страхователя.

Для исправления ошибок и представления уточненных данных отводится две недели (п. 41 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, далее — Инструкция № 987н).

Повод для отказа принять расчет

Обратите внимание: Закон № 212-ФЗ не устанавливает конкретных оснований для отказа в приеме расчетов по форме РСВ-1 ПФР. В пункте 10 ч. 3 ст. 29 Закона № 212-ФЗ для контролеров пре­дусмотрена лишь обязанность принять такую отчетность.

Так что, строго говоря, сотрудники ПФР должны в любом случае принять сдаваемую отчетность. А уже дальше, в ходе камеральной проверки, могут быть выявлены ошибки и несоответствия, о которых сообщается плательщику взносов с требованием представить необходимые пояснения (на это отводится пять дней) или внести соответствующие исправления. Причем «камералить» расчет сотрудники ПФР должны не больше трех месяцев со дня представления организацией расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам.

Иные претензии неправомерны. К примеру, сотрудники ПФР не имеют права отказать в приеме отчетности из-за того, что по каким-то причинам ПФР не принял предыдущий электронный отчет. Хотя, конечно, на практике такие сложности могут возникать, особенно если отчетность направляется в элект­ронном виде. Ведь если предыдущий отчет действительно не был принят, прог­рамма не сможет обработать данные текущего отчета, так как у нее не получится сопоставить входные данные текущего отчета с выходными данными предыдущего отчета, отсутствующего в базе.

В такой ситуации для того, чтобы уложиться в сроки, можно отправить отчетность в бумажной форме по почте. Причем, возможно, удастся даже избежать штрафа за непредставление данных в электронной форме — ведь попытки отправить отчетность в электронной форме все-таки предпринимались, что подтверждается протоколами из программы отправки отчетности или письмом от оператора ТКС. А это может быть истолковано как обстоятельство, исключающее вину лица в совершении правонарушения (п. 4 ч. 1 ст. 43 Закона № 212-ФЗ).

Проблемы электронного документооборота…

В случае если отправка отчетности производится в электронной форме, нужно иметь в виду, что заверить ЭЦП файлы с РСВ-1 ПФР и с пачками индивидуальных сведений нужно по отдельности, а вот направлять их в свой территориальный орган ПФР необходимо одновременно, одним отправлением по телекоммуникационным каналам связи. На это обращают внимание специалисты ПФР (см., например, Информационное сообщение ПФР от 20.12.2011).

Но самое главное — нужно получить и сохранить подтверждение об успешном прохождении пакета документов от оператора связи. Дело в том, что срок не считается пропущенным, если документы были представлены в организацию связи до 24 часов последнего дня сдачи (ч. 8 ст. 4 Закона № 212-ФЗ). К наз­ванным документам относятся и формы отчетности. Поэтому момент сдачи определяется не датой приема соответствующих документов конечным адресатом (в нашем случае ПФР), а датой передачи документов в организацию связи. Под организацией связи понимается в том числе и оператор, оказывающий услуги по передаче отчетности в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»).

Хотя на практике встречаются случаи, когда специалисты ПФР пытаются предъявить претензии, если компания сдала отчетность оператору связи, но документы в срок не дошли до Пенсионного фонда. Однако суды такие попытки оштрафовать компанию не поддерживают. Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 31.07.2012 № А46-14895/2011 арбитры не согласились с Управлением ПФР, полагавшим, что обязанность по представлению сведений персонифицированного учета считается исполненной не с даты отправления документов посредством электронной связи, а с даты получения таких документов ПФР. Но компания в ходе судебного разбирательства предъявила справку оператора связи, согласно которой отчетность отправлена была в последний день срока. На этом основании судьи пришли к выводу об отсутствии вины организации в несвоевременном получении Управлением ПФР сведений страхователя, ведь организация приняла необходимые меры для исполнения требований законодательства о предоставлении информации в орган ПФР в установленные законом сроки.

Избежать ответственности можно и в том случае, если при отправке отчетности в установленные сроки организация ошибочно указала другой электронный адрес получателя сведений, и пакет документов ушел не туда. В Определении ВАС РФ от 22.06.2012 № ВАС-7317/12 судьи поддержали выводы, сделанные в постановлении ФАС Уральского округа от 27.04.2012 № А76-13438/2011, и отказали в передаче этого дела на пересмотр в Президиум ВАС РФ. При этом арбитры подчеркнули, что представление отчетности с неверным указанием электронного адреса получателя не образует составов правонарушений, предусмотренных ст. 46 Закона № 212-ФЗ (непредставление в установленный срок расчета по форме РСВ-1 ПФР) и абз. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ (несвое­временное представление сведений персонифицированного учета). Тем более что изначальное направление отчетности через электронную систему в установленный законом срок (но по ошибочному адресу) подтверждалось, в том числе и протоколом проверки сведений, хотя отправленная отчетность и не была принята Фондом из-за данной ошибки. А после обнаружения ошибки и ее исправления организация в пределах одной недели направила отчетность по правильному адресу, и она была принята. То есть организация действительно приняла все меры для предоставления отчетности в установленный срок.

Поэтому наш совет: сохраняйте во избежание претензий со стороны проверяющих документы от оператора связи о передаче отчетности, а также протокол приема отчетности с ЭЦП сотрудника ПФР. Это не помешает и в том случае, если благополучно сданная и принятая отчетность вдруг потеряется в недрах ПФР.

Если же от ПФР пришел протокол ошибок, то есть отчетность была получена органом ПФР, но в ее приеме отказано, фактически речь идет только о том, что данные из ошибочного отчета ПФР не берет в работу (не заносит в свои системы). Но сам отчет за соответствующий отчетный или расчетный период все-таки принят. Датой его сдачи, как уже подчеркивалось, является дата передачи первого, пусть и ошибочного, отчета оператору связи. И никаких штрафов за несвоевременное представление быть не может.

Это также находит подтверждение в арбитражной практике. Так, в постановлении ФАС Центрального округа от 17.09.2012 № А23-193/2012 (в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора отказано Определением ВАС РФ от 16.01.2013 № ВАС-18135/12) суд подчеркнул: если представленные индивидуальные сведения неоднократно возвращались страхователю ввиду наличия в них ошибок и фактически были приняты уже после истечения установленного срока представления отчетности, этот факт не имеет правового значения при решении вопроса о привлечении к ответственности за нарушение срока представления указанных сведений. Если первоначальная, пусть и ошибочная, отчетность была представлена свое­временно, обязанность страхователя считается исполненной. Тем более что Законом № 27-ФЗ вообще не предусмот­рено право органа ПФР отказать в принятии индивидуальных сведений. Ведь за представление сведений, в которых имеются недочеты, ошибки, опечатки, которые не являются недостоверными сведениями, законом не предусмотрена ответственность. Такие огрехи просто подлежат исправлению в порядке, установленном п. 34 и 41 Инструкции № 987н.

На деле вышеизложенное означает следующее. Если по каким-то причинам бухгалтер не может в установленный срок подготовить и сдать правильную отчетность, ему нужно все-таки отправить не позднее последнего дня срока хотя бы черновой вариант, пусть и с ошибками. Тогда речи о непредставлении отчетности в срок не будет, как и штрафа за это нарушение. А если ошибки в данных персонифицированного учета удастся исправить в двухнедельный срок с момента получения протокола ошибок, то не будет и штрафа за представление неполных или недостоверных данных.

. и бумажной отчетности

При представлении отчетности на бумажном носителе есть свои проблемы. Ведь такие отчеты просто физически не могут быть проверены в день их сдачи или в кратчайшие сроки с момента их представления. Потому повышается вероятность того, что сам бумажный отчет сотрудником ПФР принят, а вот данные из него попадают в базы ПФР со значительным опозданием или не попадают вообще (к примеру, бумаги могут просто потеряться еще до их обработки). Соответственно, и ошибки в бумажной версии могут быть выявлены только при вводе данных сотрудником Фонда. Значит, и протокол ошибок может «всплыть» гораздо позднее. Причем ошибочные данные в систему ПФР приняты не будут. Сведения будут учтены только поле того, как организация представит правильную отчетность.

Если отчетность отправляется по почте, нужно сохранить квитанцию об отправке заказного письма и опись вложения. Имеет смысл сразу сделать ксерокопии с этих документов. На практике встречаются случаи, когда оригиналы терялись, но сотрудники ПФР принимали ксерокопии в качестве доказательства даты отправки первоначального пакета отчетности. При обнаружении в отчетности, отправленной почтой, ошибок бухгалтера организации приглашают в отделение ПФР для получения протокола ошибок. Так что на деле решать проб­лемы приходится уже непосредственно в территориальном отделении ПФР.

Читайте так же:  Адвокат военное право

Если же бухгалтер предпочел не пользоваться услугами почты, а посетить отделение ПФР лично, ему необходимо взять с собой два экземпляра отчетности на бумажном носителе. Можно также взять дискету или флешку с отчетностью, но это не обязательно. Ведь требовать представления информации на магнитном носителе, а тем более отказывать в приеме бумажной отчетности, аргументируя это отсутствием магнитного носителя, сотрудники ПФР не имеют права.

При личной сдаче отчетности нужно, чтобы сотрудник ПФР, принимающий отчетность, на втором экземпляре (который остается у лица, сдающего отчет) проставил штамп о принятии отчета к проверке, а также указал дату регистрации и поставил свою подпись. В противном случае, если впоследствии отчетность потеряется, доказать факт ее сдачи будет невозможно.

Если отчетность представлена только на бумаге, без магнитного носителя, протокол приема или протокол ошибок можно будет получить лишь спустя несколько дней. И хотя по регламенту на проверку отводится два рабочих дня, на деле срок может затягиваться. Но вне зависимости от результатов проверок и сверок, проводимых по Регламенту, отчетность считается сданной тем числом, когда пакет был передан лично (то есть той датой, которая проставлена на втором экземпляре отчетности) или отправлен заказным письмом (по квитанции и описи вложения).

В случае когда в отчетности выявлены ошибки и бухгалтера приглашают в отделение ПФР для получения протокола ошибок, имеет смысл сразу взять с собой исправленную версию (если бухгалтер уже сам обнаружил ошибки), а также бумажную версию сведений по персонифицированному учету, даже если ошибки допущены только в форме РСВ-1 ПФР. Объясняется это тем, что отчетность представляется единым пакетом (РСВ-1 ПФР вместе с персонифицированными сведениями). Поэтому сотрудник ПФР может не принять исправленную версию РСВ-1 ПФР «в одиночку», даже если никаких исправлений в уже принятые сведения персонифицированного учета за тот же период вносить не требуется.

Порядок подключения к системе электронного документооборота ПФР

Подключение к Контур.Экстерн

Компания СКБ Контур предоставляет налогоплательщикам возможность отчитаться в ПФР по ТКС с помощью самой востребованной системы сдачи электронной отчетности Контур.Экстерн.

Если ваша организация ещё не является абонентом системы, то для подключения вам необходимо отправить заявку или обратиться в ближайший к вам сервисный центр.

Перед подключением выберите подходящий тарифный план с возможностью отправки всех видов необходимой вам отчетности в ПФР.

Ответы на все уточняющие вопросы вы можете получить в сервисном центре по месту подключения.

Оформление юридических документов

Для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС необходимо заполнить заявление и подписать соглашение с Управлением ПФР (УПФР) по месту регистрации в качестве страхователя (в некоторых регионах требуется также заключить дополнительное соглашение).

Пример общефедеральных документов для сдачи отчетности в Пенсионный фонд *:

* Документы и схема подключения в вашем регионе могут не совпадать с описанными выше. Шаблоны документов необходимо брать на сайте Пенсионного фонда в разделе регионального отделения.

Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника УПФР.

Примечание 1: страхователи, неправильно оформившие Соглашения и/или Заявления, приравниваются органами ПФР к страхователям, не оформившим Соглашения. Такие страхователи будут вынуждены предоставлять сведения на бумажных или магнитных носителях в Управление ПФР.

Примечание 2: отчётность в органы ПФР по ТКС передаётся в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчётности в ПФР. Обычно это руководитель организации. Если же Соглашение с УПФР и Заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного сотрудника), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности. Данную доверенность необходимо обязательно приложить к Соглашению, в доверенности указать ФИО и должность уполномоченного сотрудника.

Особенности для страхователей 01 региона

Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.
Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:

  1. Скачайте бланк соглашения.
  2. Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн. Если такой возможности нет, перед визитом в УПФР подойдите в отделение ООО «Паскаль», которое расположено рядом с Управлением ПФР (г. Майкоп, ул. Пионерская, 374, оф. 52).
  3. Заполните и подпишите в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
  4. Предоставьте в Управление ПФР весь пакет документов.

Особенности для страхователей 02

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР:

  • страхователям, которые сдают отчетность за себя, соглашение и заявление заключать не нужно. Номер и дату соглашения в Экстерне можно поставить любые;
  • уполномоченным представителям, которые работают по доверенности, необходимы: заявление на подключение к электронному документообороту ОПФР, соглашение, доверенность.

Особенности для страхователей 23 региона

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:

  1. Отправьте регистрационные данные, указав фиктивные номер и дату соглашения.
  2. Отправьте отчет или письмо в ПФР.
  3. По истечении рабочих суток обратитесь к своему куратору в ПФР и сообщите, что передали по ТКС свою электронную подпись для оформления соглашения.
  4. Куратор проверит получение электронной подписи и расскажет, что делать дальше.
  5. Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.

Особенности для страхователей 53 региона

Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, выполните 4 шага:

  1. На сайте ПФР скачайте и заполните соглашение. Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — MSOfficeWord, расширение «.doc».
  2. Укажите фиктивные данные по соглашению с ПФР, например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2015» и отправьте регистрационную информацию.
  3. Отправьте сформированный в п. 1 файл письмом в ПФР.
  4. Отделение ПФР, получив соглашение, регистрирует его и направляет страхователю тот же файл, подписанный электронной подписью, указывая в приложении номер и дату соглашения. Отредактируйте реквизиты организации, внеся полученные номер и дату соглашения.

Особенности для страхователей 55 региона

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:

  1. Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
  2. По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
  3. Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
  4. Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
  5. Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.
  1. Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
  2. Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.

Особенности для страхователей 66 региона

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:

  1. Скачать и заполнить форму Соглашения (Распечатывать только само соглашение без приложений в 2х экземплярах).
  2. Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
  3. Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
  4. Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.

Особенности для страхователей 78 и 47 регионов

С 01.09.2014 во всех УПФР Санкт-Петербурга и Ленинградской области для всех страхователей введена единая форма заявления о подключении к электронному документообороту.

Заявление нужно заполнить и подписать в ПФР в 2 экземплярах. В графе «Спецоператор» укажите АО «ПФ «СКБ Контур».

Если произошла смена спецоператора связи, но реквизиты остались теми же, необходимо:

  1. Подписать заявление с указанием нового спецоператора связи.
  2. Выслать скан подписанного заявления посредством неформализованного документооборота (через сервис «письма»: ПФР > Написать письмо), оригинал заявления относить в ПФР не нужно.

После выполнения этих действий можно начинать отчитываться в ПФР.

Особенности для ИП

До 2017 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2017 года ИП присваивают один регистрационный номер.

С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:

  • нужно заполнить новое заявление о подключении к электронному документообороту, указать в нем регистрационный номер самого ИП;
  • предоставить заявление в свой УПФР (в двух экземплярах);
  • заполнить регистрационную информацию в системе и отправить в УПФР.

Особенности для страхователей 86 региона

Чтобы начать отчитываться в ПФР 86 региона:

  1. Укажите фиктивные данные по соглашению с ПФР (например, регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 000, дата соглашения: 01.01.2015) и отправьте регистрационную информацию.
  2. Отправьте тестовое письмо с этими данными в Пенсионный фонд (с любым текстом и содержанием).
  3. Обратитесь в Пенсионный фонд и заключите соглашение (если инспектор попросит указать номер соглашения ПФР и СКБ Контур, то укажите: №467/10 от 13.05.2010).
  4. Исправьте данные по соглашению в сервисе на корректные и отправьте еще одно тестовое письмо (можно сделать сверку с ПФР или отправить отчет).