Энциклопедия решений. Функции (полномочия), которые могут быть переданы заказчиком специализированной организации при закупках по Закону N 44-ФЗ

Функции (полномочия), которые могут быть переданы заказчиком специализированной организации при закупках по Закону N 44-ФЗ

В соответствии с ч. 1 ст. 40 Закона N 44-ФЗ заказчик вправе привлечь на основе контракта специализированную организацию для выполнения отдельных функций по определению поставщика (подрядчика, исполнителя) (далее — контрагент) путем проведения конкурса или аукциона.

Следует иметь в виду, что по смыслу ч.ч. 1, 4 ст. 40 Закона N 44-ФЗ специализированной организации могут быть переданы только «технические» функции, связанные именно с обеспечением проведения определения контрагента. Часть 1 ст. 40 Закона N 44-ФЗ специально указывает, что осуществляются заказчиком, то есть не могут быть переданы специализированной организации следующие функции:

— создание комиссии по осуществлению закупок;

— определение начальной (максимальной) цены контракта;

— определение предмета и существенных условий контракта;

— утверждение проекта контракта, конкурсной документации, документации об аукционе;

Сюда же могут быть отнесены и другие функции, которые по смыслу указаний закона может выполнять только сам заказчик (см., например, п. 1 решения ФАС России от 12.02.2015 N К-122/15, п. 1 решения ФАС России от 09.02.2015 N К-112/15).

К функциям, которые могут быть переданы специализированной организации, ч. 1 ст. 40 Закона N 44-ФЗ отнесены разработка конкурсной документации, документации об аукционе, размещение в единой информационной системе извещения о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса или электронного аукциона, направление приглашений принять участие в закрытом конкурсе, закрытом конкурсе с ограниченным участием, закрытом двухэтапном конкурсе или в закрытом аукционе.

Из упомянутых выше решений ФАС России можно заключить, что по мнению этого ведомства приведенный перечень является исчерпывающим. Однако из указаний ч. 1 ст. 40 Закона N 44-ФЗ, что перечисленные в ней функции могут быть переданы специализированной организации «в том числе «, можно сделать вывод, что данный в ней перечень не является закрытым. Косвенно такое толкование подтверждает то, что в этой же норме дается перечень функций, которые не могут быть переданы специализированной организации. В таком случае иные функции, которые могут быть переданы специализированной организации, следует определять исходя из вышеописанного общего принципа.

К сожалению, судебной практики, разрешавшей бы данный вопрос, нам обнаружить не удалось.

Специализированная организация осуществляет переданные ей заказчиком функции от имени заказчика, при этом права и обязанности в результате осуществления таких функций возникают у заказчика (ч. 3 ст. 40 Закона N 44-ФЗ).

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Информационный блок » Энциклопедия решений. Государственные и корпоративные закупки » — это совокупность уникальных актуализируемых аналитических материалов по вопросам, возникающим в процессе осуществления закупок товаров, работ и услуг в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федеральным законом от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»

Каждый материал блока подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся практику (судебную и административную) и актуализируется по мере изменения законодательства

Материал приводится по состоянию на июнь 2018 г.

См. содержание Энциклопедии решений. Государственные и корпоративные закупки

При подготовке Информационного блока «Энциклопедия решений. Государственные и корпоративные закупки» использованы авторские материалы, предоставленные А.Серковым, Т. Штукатуровой

Полномочия организации заказчик

Официальный сайт
единой информационной системы
в сфере закупок

Организация, оказывающая услуги по обслуживанию пользователей ЕИС,
сообщает о проведении регламентных работ
в период с 22:00 07.12.2018 по 12:00 08.12.2018

Полномочия организации заказчик

Официальный сайт
единой информационной системы
в сфере закупок

Организация, оказывающая услуги по обслуживанию пользователей ЕИС,
сообщает о проведении регламентных работ
в период с 22:00 07.12.2018 по 12:00 08.12.2018

Осуществляет функции органа исполнительной власти Волгоградской области по регулированию контрактной системы в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд Волгоградской области:

обеспечивает реализацию (во взаимодействии с федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок товаров, работ, услуг) государственной политики в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд Волгоградской области;

организует мониторинг закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд Волгоградской области;

осуществляет методологическое сопровождение деятельности заказчиков Волгоградской области.

Осуществляет функции органа исполнительной власти Волгоградской области, уполномоченного на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для заказчиков Волгоградской области в порядке, установленном Администрацией Волгоградской области.

Осуществляет полномочия организатора совместных конкурсов или совместных аукционов в электронной форме, предусмотренные действующим законодательством и соглашениями о проведении совместных конкурсов или совместных аукционов в электронной форме.

Осуществляет полномочия уполномоченных органов, уполномоченных учреждений муниципальных образований Волгоградской области на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) на основании соглашений между Волгоградской областью и муниципальными образованиями Волгоградской области.

Осуществляет ведение реестра квалифицированных подрядных организаций в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 01 июля 2016 г. N 615 «О порядке привлечения подрядных организаций для оказания услуг и (или) выполнения работ по капитальному ремонту общего имущества в многоквартирном доме и порядке осуществления закупок товаров, работ, услуг в целях выполнения функций специализированной некоммерческой организации, осуществляющей деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах».

областной единой комиссии по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для заказчиков Волгоградской области;

областной единой комиссии по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для заказчиков Волгоградской области в рамках подготовки к проведению в 2018 году чемпионата мира по футболу;

комиссии Комитета по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для заказчиков Волгоградской области;

комиссий по осуществлению закупок путем проведения совместного конкурса или совместного аукциона в электронной форме для заказчиков Волгоградской области;

комиссий по осуществлению закупок для государственных бюджетных и автономных учреждений Волгоградской области в соответствии с требованиями Федерального закона от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Размещает в единой информационной системе в сфере закупок (или до ввода в эксплуатацию указанной системы на официальном сайте Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг) и на всех электронных площадках в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, операторы которых отобраны в соответствии с порядком и условиями отбора операторов электронных площадок, установленными Правительством Российской Федерации, информацию при определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей), подлежащую такому размещению в соответствии с действующим законодательством.

Обеспечивает электронное сопровождение закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд Волгоградской области посредством региональной информационной системы в сфере закупок, в том числе планирования, осуществления и анализа результатов закупок.

Составляет и ежегодно обновляет по обращениям заказчиков Волгоградской области перечень поставщиков (подрядчиков, исполнителей) в целях последующего осуществления у них закупок товаров, работ, услуг путем проведения запроса котировок в целях оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера.

Организует проведение общественного обсуждения закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд Волгоградской области на сумму 50 млн. рублей и более в соответствии с порядком, утвержденным нормативным правовым актом Волгоградской области, и свыше 1 млрд. рублей — в соответствии с порядком обязательного общественного обсуждения закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд в случае, если начальная (максимальная) цена контракта либо цена контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), превышает один миллиард рублей, утвержденным нормативным правовым актом Российской Федерации.

Читайте так же:  Осаго в торговом центре

Осуществляет организационно-методическое обеспечение, методологическое сопровождение и координацию деятельности органов исполнительной власти Волгоградской области при организации и проведении открытых конкурсов на право заключения концессионных соглашений, проводимых в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 г. N 115-ФЗ «О концессионных соглашениях».

Осуществляет методологическое сопровождение деятельности заказчиков Волгоградской области, осуществляющих закупки в соответствии с Федеральным законом от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Осуществляет переданные на основании соглашений полномочия государственных бюджетных и автономных учреждений Волгоградской области по рассмотрению заявок участников закупок и выявлению победителей закупок, проводимых в соответствии с Федеральным законом от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Осуществляет в порядке, установленном Правительством Российской Федерации:

оценку соответствия проектов планов закупки товаров, работ, услуг, проектов планов закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств, проектов изменений, вносимых в такие планы, требованиям законодательства Российской Федерации, предусматривающего участие субъектов малого и среднего предпринимательства в закупках;

мониторинг соответствия планов закупки товаров, работ, услуг, планов закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств, изменений, внесенных в такие планы, годовых отчетов о закупке у субъектов малого и среднего предпринимательства, годовых отчетов о закупке инновационной продукции, высокотехнологичной продукции (в части закупки у субъектов малого и среднего предпринимательства) требованиям законодательства Российской Федерации, предусматривающего участие субъектов малого и среднего предпринимательства в закупках.

Осуществляет разработку и реализацию мер по содействию развитию конкуренции и по развитию конкурентной среды в Волгоградской области в установленной сфере деятельности.

Осуществляет методическое руководство муниципальными образованиями Волгоградской области при подготовке Паспорта социально-экономического развития муниципального образования Волгоградской области в части закупок для обеспечения нужд муниципальных образований.

Осуществляет в пределах своей компетенции организационно-методическое обеспечение, методическое руководство и координацию деятельности органов исполнительной власти Волгоградской области и органов местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области в установленной сфере деятельности.

Разрабатывает проекты законов Волгоградской области, постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области, иных нормативных правовых актов по вопросам, отнесенным к ведению Комитета.

Издает правовые акты в пределах своей компетенции.

Осуществляет полномочия главного распорядителя и получателя средств областного бюджета, межбюджетных трансфертов из федерального бюджета, выделяемых на решение вопросов, отнесенных к ведению Комитета.

Осуществляет функции и полномочия учредителя в отношении государственных учреждений, подведомственных Комитету.

Осуществляет ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в подведомственных Комитету организациях.

Осуществляет функции государственного заказчика при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд Волгоградской области.

Организует и осуществляет внутренний финансовый контроль и внутренний финансовый аудит в установленной сфере деятельности.

Осуществляет ведомственный контроль в сфере закупок товаров, работ, услуг в отношении заказчиков, подведомственных Комитету.

Запрашивает в установленном порядке у федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов, органов исполнительной власти Волгоградской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области, организаций информацию по вопросам, отнесенным к ведению Комитета.

Рассматривает обращения организаций и граждан по вопросам, отнесенным к ведению Комитета.

Привлекает в установленном порядке для проработки вопросов в установленной сфере деятельности научные и иные организации, ученых и специалистов.

Создает в необходимых случаях совещательные и экспертные органы (советы, комиссии, группы) для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию Комитета.

Представляет в установленном порядке статистическую, финансовую и бухгалтерскую отчетность о деятельности Комитета и подведомственных ему государственных учреждений.

Осуществляет в соответствии с действующим законодательством работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образующихся в процессе деятельности Комитета.

Обеспечивает в пределах своей компетенции соответствующий режим хранения и защиты полученных в процессе деятельности сведений, составляющих государственную тайну, конфиденциальной информации и иной информации ограниченного доступа.

Осуществляет контроль за состоянием защиты информации ограниченного доступа в подведомственных Комитету государственных учреждениях от технических разведок и от ее утечки по техническим каналам.

Организует и обеспечивает воинский учет и взаимодействие с военным комиссариатом.

Организует и обеспечивает мобилизационную подготовку и мобилизацию в соответствии с действующим законодательством.

Обеспечивает открытость и доступность информации о деятельности Комитета.

Осуществляет иные полномочия в соответствии с действующим законодательством.

О передаче полномочий заказчика по организации и проведению закупки услуг по подготовке и проведению VI историко-архивного форума в г. Самаре «Память о прошлом – 2017»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

3 марта 2017 г.

№ 26

О передаче полномочий заказчика по организации
и проведению закупки услуг по подготовке и проведению
VI историко-архивного форума в г. Самаре «Память о прошлом – 2017»

В целях обеспечения оказания услуг по реализации пункта 87 Приложения № 4 к федеральной целевой программе «Культура России (2012–2018 годы)» (далее – Программа) п р и к а з ы в а ю:

Передать полномочия Росархива, как заказчика Программы, по организации и проведению закупки услуг по подготовке и проведению VI историко-архивного форума в г. Самаре «Память о прошлом – 2017» (далее – закупка) Федеральному казенному учреждению «Российский государственный архив в г. Самаре» (И.Н. Давыдова) со всеми правами и обязанностями, предусмотренными Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Федеральному казенному учреждению «Российский государственный архив в г. Самаре» до размещения документации о закупке в единой информационной системе согласовать с Росархивом проекты документации о закупке, государственного контракта и начальную (максимальную) цену контракта.

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя руководителя Росархива А.В. Юрасова.

Распределение полномочий заказчика в рамках реализации 44-ФЗ

Вряд-ли будет ошибкой сказать, что вопрос о распределении полномочий и обязанностей среди сотрудников организации-заказчика возник почти одновременно со вступлением в силу положений Закона № 44-ФЗ. И действительно, эффективная и полноценная реализация требований контрактной системы включает в себя множество самых разнообразных обязанностей, выполнить которые в одиночку специалисту зачастую бывает крайне сложно.

Теоретическая реализация Закона № 44-ФЗ

Когда я читаю некоторые статьи, посвященные проблемам госзакупок, – особенно если они опубликованы в каком-нибудь солидном печатном или интернет-издании, – у меня складывается впечатление, что я нахожусь в какой-то иной реальности, в которой все то, о чем пишется в этих статьях, попросту не существует.

Когда речь заходит о практической реализации закона о контрактной системе в общем и распределении полномочий закупочного процесса в частности, то, как правило, в качестве примеров приводят какие-то совершенно фантастические абстрактные организации, в которых имеется огромный штат сотрудников всех мастей.

Одни занимаются планированием, другие обоснованием закупок, третьи проводят конкурентные процедуры, юридический отдел проверяет все документы на соответствие законам и всячески помогает в решении всевозможных проблем, кто-то заключает контракты, бухгалтерия оплачивает и отслеживает исполнение, кто-то все это размещает в ЕИС…

Все эти люди, отделы, структурные подразделения и комиссии действуют как один слаженный механизм, своевременно предоставляя друг другу всю необходимую информацию и четко выполняя свои обязанности, и, судя по всему, каждый имеет неплохое представление о требованиях Закона № 44-ФЗ в отношении сферы его полномочий и ответственности.

Читайте так же:  Как посчитать соц налог в казахстане

Возможно, кому-то из уважаемых коллег посчастливилось работать в такой организации, я же к моему великому сожалению таких не встречал.

Реальное положение контрактного управляющего

Как показывает практика, в реальности дела обстоят совершенно иначе. За реализацию требований Закона № 44-ФЗ обычно отвечает один единственный человек – контрактный управляющий. Причем, зачастую эти обязанности возложены на работника, у которого и без того немало работы – это может быть юрист, экономист или обычный завхоз.

Буквально на днях мне довелось оказаться в учреждении, где контрактным управляющим является кадровик. Перед таким человеком стоит нелегкая задача организовать закупочную деятельность учреждения в соответствии с требованиями контрактной системы – сформировать и наладить тот самый механизм, о котором мы говорили в предыдущем разделе.

Как правило, ему это не удается по целому ряду причин:

  • обязанности возложены на контрактного управляющего – никто другой не считает, вопросы Закона № 44-ФЗ его хоть как-то касаются и что он должен участвовать в этой работе, все стремятся устраниться от участия в ней;
  • вся ответственность лежит на контрактном управляющем – других работников соблюдение требований и сроков попросту не беспокоит, ведь они не отвечают за их нарушение;
  • у контрактного управляющего нет полномочий для того, чтобы распределить обязанности, организовать работу других сотрудников или хотя бы требовать соблюдения сроков предоставления необходимой информации – они ему попросту не подчиняются;
  • зачастую и руководитель, и работники организации придерживаются мнения, что все, хоть как-то связанное с контрактной системой, — это забота и обязанность контрактного управляющего.

Иными словами, почти всегда контрактный управляющий остается один на один с задачами, которые перед ним ставит закон о контрактной системе. Такой подход широко распространен на практике, а его результатом становится ситуация, когда перечень обязанностей работника увеличивается многократно, при этом он в кратчайшие сроки должен стать специалистом всех тех областей, к сфере которых будут относиться закупаемые им товары, работы и услуги.

Да и как ему быть иначе, ведь нужно как-то сделать обоснование, составить техническое задание, провести процедуру закупки, опубликовать все это в ЕИС, заключить контракт, провести экспертизу, осуществить приемку…и многое, многое другое.

А между тем, наиболее оптимальным решением проблемы эффективной закупочной деятельности заказчика в соответствие с требованиями контрактной системы является оптимальное распределение полномочий и обязанностей.

Практические рекомендации по распределению полномочий и обязанностей при реализации Закона № 44-ФЗ

Прежде чем продолжить, хочу сразу оговориться, что это лишь рекомендации, к которым мы пришли практическим путем за время работы с заказчиками. Они официально не закреплены никаким законом или другим нормативным актом, соответственно и обязать кого-либо придерживаться их невозможно.

  1. Понимание необходимости и инициатива распределения обязанностей должны исходить в первую очередь от руководителя организации, поскольку именно он обладает достаточными полномочиями по организации работы и взаимодействия отделов и работников. Никто добровольно не согласиться взять на себя дополнительные обязанности и ответственность, поэтому первым делом следует донести до руководства понимание необходимости и эффективности таких действий.
  2. Руководитель должен понимать, что обеспечение соблюдения Закона № 44-ФЗ это задача всей организации, а не одного конкретного человека. Она требует коллективного участия, работы же одного человека для полноценного соблюдения его норм недостаточно;
  3. Распределение обязанностей должно быть документарно закреплено внутренними нормативными актами организации – это необходимо для того, чтобы в случае возникновения каких-либо проблем, проведения проверок и обнаружения нарушений было ясно, кто именно и на каком этапе является ответственным;
  4. Контрактный управляющий должен представлять своего рода некий центр по распределению, контролю и обработке информационных потоков, поскольку на практике он один знает требования Закона № 44-ФЗ и работает в ЕИС. Соответственно, задача руководителя состоит в том, чтобы организовать такое взаимодействие, при котором представители различных подразделений и отделов шли навстречу требованиям контрактного управляющего и своевременно предоставляли всю необходимую информацию.
  5. Совершенно ясно, что контрактный управляющий не может быть специалистом всех областей, соответственно при проведении экспертизы и приемки целесообразно формирование комиссий различного состава с привлечением профильных специалистов. Такой подход позволит обеспечить необходимый уровень компетентности приемочной и экспертной комиссий как с точки зрения знаний контрактного законодательства, так и с точки зрения объекта закупки.
  6. Ключевым принципом, которым следует руководствоваться при распределении полномочий – это минимизация участия работников в тех областях, которые не относятся к их основной деятельности, и напротив – привлечение и максимальное участие там, где они наиболее компетентны.

В заключении хотелось бы отметить, что далеко не каждое учреждение может похвастаться большим штатом сотрудников. Обеспечить же взаимодействие под силу каждому – существуют примеры успешного взаимодействия не только работников одной организации, но и отдельных ведомств.

Как показывает практика, такой подход является одним из наиболее эффективных и целесообразных на сегодняшний день и позволяет значительно повысить качество реализации контрактного законодательства.

Полномочия организации заказчик

«По мнению окружающих, Руководитель проекта – это тот человек, который с помощью девяти женщин может родить ребенка за один месяц» — цитата из Интернета

Часто встречается ситуация, когда от руководителя проекта требуют успешно выполнить проект, не предоставляя достаточных полномочий для достижения цели.
На днях ввязался в теоретический диспут на тему, какие нужны полномочия руководителю проектов (РП) для успешного завершения проекта. Или, точнее, в формулировке, какие полномочия должны быть предоставлены РП в проекте, чтобы не было оправдания «их нехваткой» в случае неудачного завершения.

Ниже я привожу свои мысли, как я вижу ситуацию в теории, и как это чаще всего встречается в моей практике.

Для начала следует определиться с ключевой терминологией. Предлагаю использовать терминологию из руководства PMBOK.

Спонсор — лицо (или группа лиц), предоставляющее ресурсы и поддержку для проекта и ответственное за достижение успеха. Устанавливает приоритет проекта в организации; предоставляет ресурсы; утверждает уровень приоритетности ресурсов. Хочу отметить, что, несмотря на то, что в русском языке слово спонсор ассоциируется в первую очередь с деньгами, и что финансирование очень важно для проекта, у спонсора так же есть другие не менее важные обязанности.

Заказчики — лица или организации, которые будут одобрять продукт, услугу
или результат проекта, а также управлять ими. Формируют требования к результатам проекта, принимают и одобряют конечные результаты.

Проектная команда – остальные члены команды, которые выполняют работу по проекту.

Успешный проект – проект, уложившийся в проектный треугольник (сроки, стоимость, содержание), при наличии удовлетворенного результатами заказчика.

Во время проекта основные взаимодействия РП происходят с Заказчиком, Спонсором и Проектной командой (не путать с каналами коммуникаций на проекте, которых намного больше). С этой точки зрения я и буду рассматривать требуемые полномочия для успешного завершения проекта.

Теория полномочий РП (идеальный проект в идеальной компании)

Коммуникационные полномочия

Свободное общение с Заказчиком
У РП должна быть возможность прямого общения с Заказчиком. Наличие таких полномочий существенно упрощает процесс взаимодействия, проведения встреч и эскалаций.

Доступность спонсора
РП должен иметь возможность регулярно общаться со спонсором для отчета о текущем состоянии проекта, и, при необходимости, для эскалации и решения проблем, которые выходят за пределы сферы влияния РП.
Также, зачастую приходится прибегать к помощи Спонсора в части закрытия проекта. Например, чтобы получить последнюю подпись на закрывающих актах (довольно часто это чисто политическая активность, и, к сожалению, в российских реалиях не всегда зависящая от РП).

Читайте так же:  32 приказ минсвязи

Организационные полномочия

Участие РП на фазе инициации проекта
Согласование целей проекта при его инициации/старте дает возможность сформулировать, зафиксировать и согласовать цели проекта со всеми заинтересованными лицами (с Заказчиком, Спонсором и проектной командой) на старте проекта.

Project Management Institute (PMI, http://www.pmi.org) настаивает на том, и я всецело поддерживаю эту позицию, чтобы РП привлекался к проекту как можно ранее (фаза инициации). В идеале, до заключения контракта, чтобы можно было оценить реалистичность обещанного заказчику проектного треугольника (сроки, функционал, бюджет).

Чем раньше РП подключается к организации управления проекта, тем больше возможностей он имеет для формирования единого восприятия целей и задач проекта всеми участниками.

Официальное подтверждение статуса РП
Необходимо официальное разрешение (например, в уставе проекта) на привлечение ресурсов на проект. И, что самое важное, от Спонсора требуется официальное согласование приоритетов проекта в рамках организации или портфеля проектов, чтобы линейные руководители (в матричной структуре) не выделяли ресурсы на выполнение задач проекта по остаточному принципу, обосновывая это наличием более важных / срочных проектов.

Полномочия, связанные с командой

Один из ключевых моментов успешного завершения проекта является формирование эффективной команды. Для этого требуется:

Добавление и замена людей на проекте.
Если по каким-либо параметрам сотрудник не вписывается в проектную команду, то у РП должна быть возможность заменить сотрудника или вывести его из проекта. Да, я понимаю, что нужно уметь работать с теми, кто есть, но иногда эффективнее заменить сотрудника, чем тратить на него время, как в долго- так и краткосрочной перспективе.

В этот же пункт я отношу возможность добавления людей на проект. То есть, если РП может обосновать (на фазе планирования проекта, в случае изменения проектного треугольника, или в случае срабатывания риска) зачем нужны еще люди, то их выделят на проект. Ключевая фраза – «если РП может обосновать», так как не всегда добавление новых людей сокращает сроки или увеличивает производительность. К тому же, далеко не всегда есть «лишние люди» в компании, но почему бы и не попытаться 🙂

Возможность мотивировать людей:

Мотивация, требующая выделения финансовых ресурсов, которая, в свою очередь, делится на:

Финансовая мотивация — премии, оплата сверхурочных/выходных, бонусы…

Косвенно финансовая мотивация — проведение тимбилдингов, обучение, обеспечение более комфортных условий рабочих мест (то есть наличие бюджета на кофеварки, удобные столы/стулья, производительные компьютеры), совместное размещение сотрудников (collocation). В России используется термин «нефинансовая мотивация», хотя мне кажется более подходящим термин — «косвенно финансовая мотивация», так как все это требует финансовых затрат компании так или иначе.

Лидерская мотивация. Наличие тех самых «софт-скилы» руководителя проекта про которые любят рассказывать на различных тренингах – коммуникативные и управленческие навыки (умение убеждать, мотивировать, управлять, находить нужный подход к людям, и разрешать конфликтные ситуации). То есть, присущие хорошему руководителю навыки, которые применяются постоянно.

Практика (как это происходит в реальной жизни):

Все выше изложенное относится к максимально желаемым полномочий, и по каждому пункту я могу сказать, что мне этого не хватало когда-либо в моей проектной деятельности. Не то, чтобы это стало причиной неуспеха проекта, но дополнительные трудности возникали.

Мое стойкое убеждение, что в организациях, предоставляющие все перечисленные полномочия в 100% объеме, проект может быть доведен до конца и без участия РП. Скрам-мастер или вчерашний тим-лид вполне справятся с задачей. Возможно с трудностями, с задержкой сроков или неэффективным использованием ресурсов, но проект вытянут.

К сожалению, или к счастью для РП, в реальности таких организаций не существует. Во всяком случае, мне про такие слышать не приходилось.

Возникает вопрос, что же на самом деле минимально необходимо РП для успешного завершения проекта.

Все перечисленные выше пункты можно разбить на три типа:

  • Финансовые – которые требуют финансовых вложений
  • Организационные – которые регламентируются правилами компании
  • Личностные – которые требуют применения личных навыков РП

В таблице ниже я привожу мое видение разбиения перечисленных полномочий на типы, а также на что, в первую очередь, влияет отсутствие этих полномочий. В последнем столбце я указал, чем, с моей точки зрения, можно компенсировать их отсутствие.

(*) — Здесь следует читать как «Более тщательным планированием» — криво, но по сути – так как РП и так должен тщательно планировать, а в данном случае еще «более тщательно».

Стоит отметить, что «компенсация» не означает полноценного замещения. Проект может быть таким, что без спонсора и его личных связей не подписать акт (мы работаем в условиях российских реалий) – все зависит от специфики проекта или проектной области.

С другой стороны, необходимость компенсировать отсутствующее полномочие потенциально взваливает на РП дополнительный объем работы. И на компенсацию отсутствия двух-трех полномочий может не хватить времени в сутках.

Таким образом можно сказать, что

  • есть идеальный список полномочий
  • есть варианты «как выкрутиться», в случае отсутствия того или иного полномочия
  • полноценно компенсировать что-то отсутствующее — не получится
  • универсального списка обязательных полномочий для любого проекта не существует, в виду специфики каждого проекта.
  • Личные качества РП существенно помогают в успешном завершении проекта.

Поясню последнюю мысль подробнее.

Можно заметить, что у РП есть возможность, в основном, влиять на организационные полномочия. Личностные полномочия (софт-скилы) либо есть, либо нет, и успеть их развить за время проекта — маловероятно. С другой стороны, если они есть, то их никто не может забрать или «запретить» их применять на проекте.

С финансированием тоже очень сложно что-то изменить. Есть определенный бюджет, запланированный на проект, и крайне редко бывает возможность его увеличить при неизменном объеме работ.

Довольно часто удается успешно решить вопрос с отсутствием какого-то полномочия посредством личных качеств РП. Например, договориться со спонсором о выделении 15 минут в неделю, даже если в компании в отношении такой коммуникации «так не принято».

Моя практика этот вывод полностью подтверждает. Неоднократно наблюдал, что более успешными (с точки зрения успешности проектов) менеджерами являются те, кто ходят и требуют, уговаривают, и выпрашивают, стоя над душой. Кто договаривается с линейными руководителями о людях (сам привозил из Праги ящик пива в обмен на участие сильного аналитика на моем проекте).

Кто умудряется уговорить завхоза на более удобные столы/стулья, гарнитуры и телефоны…

Кто выпрашивает лучшие рабочие условия из руководителей, материальные и нематериальные поощрения сотрудникам.

Кто ловит и общается со спонсором о статусе и проблемах проекта (включая перехват спонсора у лифта, чтобы рассказать о насущном, и подключить к решению проблем).

Кто держит заказчика в курсе (даже несмотря на сопротивление со стороны заказчика), подключает его к обсуждению и решению проблем. Добивается, чтобы у всех (заказчика, команды, пользователей) было единое понимание целей и статуса проекта…

В целом, хочу подчеркнуть мысль, что ту самую проактивность, которую мы, руководители проектов, так любим видеть у своих сотрудников – очень полезно включать и у себя самого. Как минимум, это полезно для успеха проекта.