Оформление служебной командировки в 2018 году

Нередко хозяйствующие субъекты сталкиваются с необходимостью отправить сотрудника в командировку. Казалось бы, что может быть проще? Вместе с тем, не верное оформление командировочных документом может повлечь претензии со стороны контролирующих органов, что в свою очередь может оказать негативное влияние на финансовое состояние организации. Разобраться с вопросом документального оформления командировочных расходов в 2018 году поможет материал PPT.ru

Командировки в 2018 году: оформляем и оплачиваем

В соответствии со статьей 166 ТК РФ , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году и какие формы для этого использовать?

Оформление командировки в 2018 году: документы

Оформление командировочных документов в 2018 году вытекает из норм Трудового кодекса РФ. Поэтому, при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание.

При этом, начиная с 8 января 2015 года, согласно постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” (далее- Постановление №749) организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Однако для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сорудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно ото него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Требования к первичным учетным документам определены Федеральным законом от 6.1.2 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. Поэтому оформление командировочных документов в 2018 году должно отвечать следующим стандартам:

  • формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем;
  • командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете закона, к которым относятся:
  1. наименование регистра;
  2. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  3. дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  4. хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  5. величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  6. наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  7. подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Итак, мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2018 году. После этого, по возвращению сотрудника, обязательно нужно правильно оформить итоги командировки.

Оплата расходов сотрудника

По возвращению работника необходимо правильно оформить и оплатить произведенные им расходы. При этом, как было отмечено выше, к расходам относяться и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании, а также порядок расчета и выплаты суточных определен постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих локальных нормативных документах. При этом, в соответствии с нормами Налогового кодекса РФ , при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей, и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке, не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных, а также подтверждает произведенные расходы документами — проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма N АО-1. Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течении 3-х дней по возвращению из командировки. В противном случае, расходы ему могут быть не возмещены.

Образец приказа о направлении в командировку (подготовлен с помощью коммерческой версии Консультант Плюс):

Образец заполненного авансового отчета (подготовлен с помощью коммерческой версии Консультант Плюс):

Оформление командировки в 2018 году — изменения и образец приказа

Законодателем РФ в последнее время было внесено ряд изменений, которые имеют отношения к командировкам сотрудников. С 2017 года все документы составляются с этими корректировками. Их нужно учесть, чтобы не допустить ошибок при оформлении и налогообложении.

Командировка в 2018 году — инструкция для бухгалтера

Работодатель часто практикует командировки в компании. Сотрудник бухгалтерии должен знать, какие документы представляются командированным сотрудником по возвращении и как правильно отразить все затраты. С 2017 года изменился порядок налогообложения. Поэтому прежде чем заполнять что-либо, повторно прочтите закон и основные положения.

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году?

Общее правила с 08.01.2015 года гласит, что в оформлении служебного задания и командировочного удостоверения нет необходимости. Но в компании могут быть внутренние нормативные акты, которые активно действуют. В них может быть сказано, что поездка должна быть оформлена только на основании этих документов. Об этом гласит Трудовой кодекс Российской Федерации в статье 8 и 22. Решение об этом должен принять руководитель. Если оно будет положительное, то при отправке сотрудника в поездку эти документы должны быть составлены работодателем в обязательном порядке. Но многие компании от этого отказались. Поэтому с 2017 года оформление и оплата производится без этих стандартных официальных бумаг.

Командировка на 1 день — оформление

Правила составления документации однодневной служебной поездки во многом схожи с другими видами командировки. Приказ издается в любом случае, даже если поездка однодневная. Используйте следующие формы для оформления:

  • N-T9 — используется в том случае, если сотрудник отправляется один;
  • N-T9a — применяется тогда, когда в нее назначаются несколько сотрудников.

Работодатель или руководитель отделения обязан подписать задание для поездки и его отчет о выполнении. Краткий отчет о проделанной работе оформляется после прибытия работника. Этот документ предварительно согласовывается с директором компании, в которой работает командированный сотрудник.

В командировку на личном автомобиле 2018 — как оформить

Сотрудник имеет право отправиться до точки назначения на своем транспортном средстве. Предварительно согласовывается с работодателем соглашение о дополнительных денежных средствах, которые понадобятся на автомобиль в исключительно служебных целях. Размер компенсации выплачивается в соответствии с соглашением. Варианты оплаты могут быть различными:

  • Сумма компенсации включает в себя дополнительные расходы на горючее;
  • Расходы на топливо оплачиваются дополнительно по предварительно подтвержденным документам.

Как оформить зарубежную командировку в 2018 году?

Трудовой кодекс по сегодняшний день считается основным положением, в соответствии с которым оформляется командировка как внутри страны, так и за границу. Оформление поездки заграницу не включает никаких трудностей. Список официальных бумаг от кадровой службы стандартный. В него входит служебное задание и приказ. Стоит отметить, что служебное задание теперь не обязательный документ. Окончательные сроки подтверждают билеты, а также дополнительные отметки в заграничном паспорте сотрудника на таможне.

Документы для командировки в 2018 году

Документальное оформление командировки в этом году не требует предоставления удостоверения о служебной поездке в обязательном порядке. Компания его может оформить, если в этом есть необходимость. Внутренние нормативные акты организации могут обязывать директора подразделения или кадровую службу это делать. Подобное удостоверение — это документ, который подтверждает срок прибытия сотрудника в поездку. Прописывается не только дата прибытия, но и дата отъезда. Поэтому все зависит исключительно от компании.

Приказ — важный документ, без которого отправить работника вы не имеете право. Служебное задание — это дополнительный документ, которого с 2015 года составлять не обязательно. Все зависит от конкретной организации

Как оформить приказ на командировку?

Основная цель служебной поездки — решить задачу, которая была поставлена руководителем. Приказ на служебную поездку оформляется только на сотрудника, который работает по трудовому договору. Если на него не был оформлен договор, он не должен проходить по представленным выше документам. От решения руководителя зависит, будет ли отправлен сотрудник или нет. До 2016 года на основании приказа оформлялось удостоверение и служебное задание. Однако с первого января оформляется исключительно приказ. Без него самопроизвольная может быть оценена как прогул. Оформление приказа на поездку осуществляется согласно образцу.

Обязательно ли оформление служебного задания на командировку?

В служебном задании, как правило, отражаются данные, которые указываются в приказе о направлении в поездку. Цель и порученное задание — в кратком варианте. Как было отмечено выше, служебное задание в 2018 году не является обязательным документом при направлении работника. Однако это та официальная бумага, в которой отражается основная цель. Поэтому его целесообразно было бы оформить.

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году

Командировка — мероприятие часто используемое, но, в сравнении с другими кадровыми вопросами, не слишком глобальное в масштабах предприятия. Тем не менее с командированием связано множество важных моментов — и необходимость проверки отсутствия законодательных ограничений по конкретному сотруднику, и правильное документирование выезда, и оплата работы за дни командирования, и возмещение понесëнных сотрудником дополнительных расходов. Кроме того, не всякий выезд за пределы места работы можно считать командировкой. Все эти нюансы работодателю необходимо знать в совершенстве.

Особенности оформления командировки в 2018 году

Основными особенностями трудовых отношений, связанных с командировочной деятельностью сотрудников в 2018 году, можно считать:

  1. Отсутствие необходимости в командировочных удостоверениях.
  2. Косвенное регулирование Налоговым Кодексом РФ размеров суточных выплат командированному сотруднику.
  3. Законодательное регулирование суточных выплат в рамках однодневной командировки за рубеж.
  4. Возможность оформления затрат сотрудника на топливо в случаях выезда в командировку на личном транспорте, основываясь на данных его докладной записки.

Основным нормативно-правовым документом, регламентирующим командировки, является Постановлением Правительства РФ № 1595, с изменениями и дополнениями от 2015 года. Для 2018 года данное Постановление предусматривает отсутствие необходимости в выдаче командировочных удостоверений. Одновременно постановление снимает с работодателя обязанность выдачи служебных заданий лицам, направленным в командировку.

Ограничений по суточному содержанию не имеется. Однако ст. 217 НК РФ предусматривает освобождение от налогообложения сумм, полученных как суточное содержание, в размере:

  1. До 700 рублей за каждый день нахождения в командировки на территории РФ.
  2. До 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами страны.

При однодневных командировках за рубеж суточные выплачиваются в размере 50% от суммы, регламентированной статьей 168 Трудового Кодекса. При этом важно, когда именно вернулся сотрудник. Если имело место возвращение хоть и в течении суток, но в календарную дату, следующую за днем выезда, оплата суточных производится в размере 100%.

В случаях выезда в командировку с использованием личного транспорта командированного, при отсутствии чеков на закупку топлива, работодатель имеет право оплатить расходы, исходя из данных, предоставленных в докладной записке командированного сотрудника. Выплата расходов при этом, хотя они и не обоснованы документально, будет бухгалтерски законной.

Читайте так же:  Примерная экспертиза товаров

Любой ли служебный выезд можно считать командировкой

Не каждый служебный выезд может быть признан командировкой

Основы госрегулирования в области командирования заложены Трудовым кодексом — ст. ст. 166–168 содержат основные признаки командировочной поездки, гарантируют сотруднику сохранение за ним основных трудовых благ, регламентируют главные моменты проплаты затрат. Кроме того, нормы, ограничивающие круг лиц, в отношении которых командирование может быть «принудительным» или вообще возможным, содержатся в отдельном разделе ТК — двенадцатом (ст. ст. 259, 268). Более детально процедура командирования расписана в Постановлении Правительства 749 от 13.10.08.

Итак, командировка — это служебный выезд сотрудника. Однако, далеко не каждый служебный выезд может быть назван таким термином. К примеру, абсолютно противоречило бы здравому смыслу ежедневное направление в командировку водителя междугороднего автобуса, чья работа изначально подразумевает «курсирование» между несколькими населëнными пунктами. Точно так же не имеет смысла командирование сотрудника на соседнюю улицу для решения служебных вопросов в другой организации. И уж совсем противозаконным было бы направление работника в другой город в рабочее время для выполнения личных поручений руководителя.

Тем не менее закон даëт абсолютно чëткие критерии для определения служебной командировки:

  1. Командированный должен состоять в трудовых отношениях с нанимателем (для работающего по гражданско-правовому соглашению понятия «командировка» не существует).
  2. Выезд совершается по распоряжению нанимателя (по общему правилу — без учëта мнения работника).
  3. Целью поездки является исполнение какого-либо служебного задания.
  4. Выезд совершается за пределы населëнного пункта, в котором расположено место работы командированного.

Ключевое для командирования понятие — место работы

Момент, который в практике командирования вызывает множество вопросов — определение места работы командируемого. На первый взгляд, всë просто — место труда легко установить, буквально сведя его к зданию организации, где находится рабочее место. Трудности же зачастую возникают, когда сотрудник:

  • постоянно работает в филиале, а не в головной организации — в этом случае местом труда является филиал, но это условие обязательно должно быть отражено в трудовом соглашении с сотрудником (п. 3 Постановления 749) — поездка является командировкой;
  • работает в головной компании, а командируется в филиал, другими словами, его поездка должна состояться в пределах одной организации, но разных населëнных пунктов. В этом случае решающее значение имеет именно территориальный признак, и поездка будет считаться командировкой;
  • проживает и отправляется в путь не из того населëнного пункта, где находится постоянное трудовое место — в этом случае командировка всë равно выписывается, однако проезд и суточные по общему правилу не проплачиваются (иное может быть установлено по согласованию с руководством).

Пример 1. Работник ООО гражданин Баранкин прописан и проживает в населëнном пункте Н, а работает в населëнном пункте Д, где расположен филиал ООО. Головной офис компании находится в Н. В трудовом соглашении с Баранкиным указано, что постоянным местом его работы является филиал. Руководство филиала решило командировать Баранкина в головной офис ООО (населëнный пункт Н, где и проживает Баранкин). Руководитель филиала должен надлежащим образом оформить командировку Баранкину — издать приказ и выписать удостоверение. При этом транспортные расходы Баранкину оплачиваться не будут, так как он не сможет предъявить проездные документы о следовании из пункта Д в пункт Н и обратно, а суточные выплачиваться не будут в соответствии с п. 11 Постановления 749 (работник беспрепятственно может возвращаться домой после трудового дня в командировке).

Интересный момент — командирование дистанционных и надомных работников в офис компании-нанимателя. Если трактовать закон буквально, место их труда по определению находится за пределами компании. В случае если проживает такой работник в другом населëнном пункте, командировать его нужно обязательно. Выписывает удостоверение сама компания-наниматель, она же и делает отметку о прибытии и убытии из пункта назначения. Командировочные таким работникам выплачиваются в обычном порядке.

Разъездной труд

Разъездной характер работы командирования не предусматривает

Некоторые категории профессий (водители, продавцы передвижных торговых точек и пр.) заранее предполагают ежедневные переезды сотрудника между населëнными пунктами. Основными условиями труда вышеозначенных профессий уже учтены те поощрения и гарантии, которые предусмотрены нормами о командировании (им может быть установлена соответствующая надбавка к окладу). С другой стороны, для направления в поездку при разъездном характере труда нет необходимости проверять, имеются ли у работника какие-либо ограничения к командированию. Закон прямо указывает на недопустимость оформления командирования для таких работников, а также для тех, кто работает вахтовым методом.

Условие о разъездном характере труда в обязательном порядке включается в трудовое соглашение. Категории же работников предприятия, которым может быть установлен такой режим, определяются коллективным договором, другими ЛНПА, отраслевыми документами.

Расходы, связанные с проездом и проживанием, компенсируются нанимателем в соответствии со ст. 168.1 ТК либо на основании подтверждающих документов, либо путëм установления повышения оклада.

Оформление командировки

Оформление командировки предполагает составление массы документов

Несмотря на то что командировки — лишь малая и незначительная часть кадровой работы, их оформление включает в себя сразу несколько этапов. И каждый из этих этапов предполагает знание кадровиком и бухгалтером множества нюансов законодательства.

Компания может установить для своих сотрудников дополнительные гарантии и условия командирования, если они не противоречат действующему закону. Для этого необходимо разработать и утвердить локальный НПА — положение о командировании.

Оформление однодневной и многодневной командировки ничем не отличается, отличается лишь порядок оплаты расходов.

Первый этап: подготовка и планирование

Работнику, занимающемуся оформлением командировок в компании, следует обязательно знать о том, что далеко не каждого трудящегося можно направить в служебную поездку. Нормы с законодательными ограничениями при этом «разбросаны» по ТК.

Только при наличии одобрения мероприятия самим работником командируются:

  • мамы детей до трëх лет (ст. 259);
  • одинокие мамы и папы, у которых имеется ребëнок до пяти лет (ст. 259);
  • трудящиеся, у которых имеется ребëнок-инвалид (ст. 259);
  • трудящиеся, которые по медицинским показаниям ухаживают за больным родственником (ст. 259);
  • папы, без матери воспитывающие ребëнка (ст. 259);
  • опекуны и попечители детей (ст. 264).

Полностью отсутствует возможность отправить в служебную поездку (даже если работник очень этого хочет):

  • будущую маму (ст. 259);
  • не достигшего совершеннолетия сотрудника (ст. 268);
  • сотрудника-ученика, если служебное задание не связано с обучением (ст. 203).

Проанализировав кандидатуру работника на соответствие указанным признакам и обнаружив среди них один из тех, что требуют получения согласия на командирование, следует это согласие заблаговременно затребовать. Для этого составляется уведомление сотрудника о планах руководства направить его в служебный выезд и имеющихся у него правах. На уведомлении сотрудник собственноручно должен выразить своë согласие либо несогласие. Следует понимать, что несогласие работника в этом случае никаких взысканий (будь то моральных, материальных или дисциплинарных) повлечь не может.

Согласие работника на командировку необходимо зафиксировать в письменной форме

Напротив, отказ от командирования работника, не имеющего указанных выше признаков, может быть расценён, как виновное неисполнение распоряжений руководителя.

Российское законодательство не содержит норм, требующих получать у работника согласие на длительную командировку. В то же время трудовые нормы некоторых стран СНГ не допускают направления в служебную поездку свыше, например, тридцати дней без одобрения этого сотрудником.

Срок командирования

Каких-либо ограничений относительно сроков командирования трудовой закон не содержит. Однако, это вовсе не означает, что командировка может быть бесконечной. Так, срок поездки рассчитывается исходя из предполагаемой продолжительности выполнения задания (его сложности, объëма и т. д.). Если же задание выполнено, а командировка продолжается, имеет место перевод, который в связи с несоответствием оформления и отсутствием согласия сотрудника, будет признан нарушением законодательства.

Многодневная командировка по согласованию с руководством и при наличии соответствующей возможности может быть оформлена с ежедневным возвращением. В этом случае работнику проплатятся все проездные документы, но не будут выплачиваться суточные.

Рассчитывая срок командировки, необходимо помнить о том, что время в пути также включается в командировочный период. Отследить точное время проще всего по времени отправления в проездных документах. При этом, если транспортное средство отправляется из пункта, находящегося за пределами города (аэропорта, речного или морского порта и пр.), в командировочный период дополнительно включается время проезда к этому пункту. Те же самые правила действуют и для определения времени прибытия (окончания командировки).

Пример 2. Работник Рыков летит в командировку на самолëте, который отправляется из аэропорта, находящегося за пределами города, в 1:30 18 ноября. Для определения дня начала командировки от времени отправления необходимо отнять три часа (за это время необходимо прибыть в аэропорт по общему правилу), а также время на проезд к аэропорту. Для того чтобы быть в аэропорту в 22:30, Рыкову необходимо выехать из города на рейсовом автобусе отправлением в 21:00. Именно с этого времени начинается командировка. А значит, дата начала командировки — 17 ноября.

Второй этап: оформление документов

Процедура документального оформления командировки начинается с действий начальника структурного подразделения, где работает командируемый сотрудник (если начальника нет, то первичные документы может составить и сам работник). На этой стадии должно быть подготовлено два документа:

    Докладная записка (заявка) на командирование на имя руководителя компании. В документе указывается пункт назначения, срок поездки, цель поездки, необходимость выделения транспорта. Руководитель рассмотрит заявку и передаст еë на исполнение в отдел кадров.

Докладную записку составляет, как правило, начальник отдела

Задание на командировку — руководство для работника, ориентир для его будущего отчёта

На основании заявки на командирование служба по работе с персоналом готовит приказ и командировочное удостоверение. Оба документа подписываются руководителем организации, на удостоверении ставится круглая печать компании.

Приказ о командировании готовится в соответствии с унифицированной формой Т-9

По возвращении из командировки сотрудник должен составить отчëт об исполнении поручения. Однако, этот документ не обязателен, если он не предусмотрен локальными НПА компании.

Приказ о командировании должен содержать все основные сведения о командировании — Ф.И.О. работника, срок командировки, пункт назначения, цель направления и т. д

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение — ключевой документ служебной поездки. Он служит подтверждением прибытия и убытия из каждого пункта командировки. Первая отметка — об убытии из командировавшей организации — проставляется при выдаче удостоверения. Командировочное удостоверение предъявляется в месте командирования вместе с паспортом.

Командировочное удостоверение составляется в соответствии с унифицированной формой Т-10

Верхняя часть удостоверения обязательно содержит:

  • его регистрационный номер;
  • сведения о распорядительном документе;
  • Ф. И. О. и должность командированного;
  • пункт (или пункты) назначения;
  • даты и количество дней командировки.

Командировочное удостоверение подписывается руководителем компании

Командировочный лист — специально отведëнное для отметок о прибытии/выбытии поле удостоверения. Отметку в каждой организации делает специально назначенное лицо, на свою подпись оно проставляет печать структурного подразделения или организации.

В каждом пункте назначения работник должен отметить командировочное удостоверение

Все выдаваемые в компании удостоверения регистрируются в специальном журнале. Обязательной формы журнала закон не устанавливает, однако, рекомендуется включать в каждую его запись порядковый (регистрационный) номер, Ф. И. О. и должность командированного, дату выдачи, номер приказа, подпись о получении командировочного удостоверения.

Журнал регистрации командировок должен содержать номера удостоверений и прочие важные сведения о всех выданных в компании командировках

Перед выездом работник вправе написать заявление на выдачу аванса для проплаты запланированных затрат. Для определения точной суммы может составляться смета планируемых расходов. Деньги выдаются под отчëт.

Читайте так же:  Как оформить командировку на один день

В своём заявлении на аванс работник должен назвать конкретную сумму денег, которые ему потребуются

В табеле учëта рабочего времени командировочный день отмечается обозначением К или 06.

В табеле дни командировки обозначаются знаками: К или 06

Третий этап: продление срока командирования

Если в течение установленного первоначально срока командирования служебное задание по каким-либо причинам не выполнено или наниматель принял решение дать работнику дополнительное поручение в том же пункте, командировку можно продлить. При этом следует учитывать, что у тех категорий работников, которых без их согласия направить в командировку нельзя, перед продлением необходимо затребовать новое дополнительное согласие.

Так как срок командировки законом не ограничен, то согласие на еë продление у большинства работников (имеются в виду не относящиеся к льготным категориям) брать не нужно.

После получения согласия сотрудника (если таковое требуется) наниматель должен издать приказ о продлении поездки. В командировочном же удостоверении необходимо сделать соответствующие исправления, при необходимости — добавить в командировочный лист места для дополнительных отметок прибытия/убытия.

Приказ о продлении командировки составляется в свободной форме

Оплата труда и командировочных затрат

Основной принцип проплаты командировки — наниматель берëт все расходы, связанные с работой и проживанием в поездке, на себя. Оплата командировки в широком смысле состоит из следующих частей:

  1. Непосредственно оплата труда. В соответствии со ст.167 ТК за командированным сотрудником сохраняется средний заработок. Эта величина подсчитывается в соответствии с Постановлением Правительства 922 от 24.12.2007. При этом оплачиваются как трудовые именно те дни, что предусмотрены графиком работы направившей сотрудника организации.
  2. Компенсация расходов на проезд, проживание и другие нужды, о которых наниматель поставлен в известность. Если работник едет в заграничную командировку, ему возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, получение виз и т. д.
  3. Суточные — проплата дополнительных затрат в случае многодневной поездки. Суточные рассчитываются в фиксированной сумме за каждый командировочный день. Сумма эта определяется в локальных НПА нанимателя, однако налоги не придëтся платить с суточных, не превышающих 700 р. в день для поездок по РФ, 2 500 р. — для заграничных выездов.

Если работник отправлен в однодневную служебную поездку или поездка многодневная, но с ежедневным возвращением, суточные платить не нужно.

Больничный сотрудника, находящегося на момент нетрудоспособности в командировке, оплачивается в обычном порядке. При этом за все дни больничного (если соблюдены все правила для их начисления) ему проплачиваются суточные.

Порядок проплаты и перерасчëта

Как отмечалось выше, перед отправлением работника в служебную поездку по его заявлению наниматель должен выдать аванс. По возвращении же из поездки сотрудник представляет авансовый отчëт вместе с подтверждающими все расходы документами в бухгалтерию. В качестве таких документов могут выступать:

  • билеты (можно электронные) на проезд в соответствии с маршрутом командировки (в том числе и проезд между несколькими пунктами назначения), чеки на оплату постельных принадлежностей, счета за оформление проездной документации;
  • квитанции об оплате номеров в гостиницах, счета об оплате другого жилья по договорам найма;
  • чеки о проплате услуг за оформление выездных документов и пр.

На основании представленных документов бухгалтерия пересчитывает, доначисляет недоплаченное или удерживает излишне выплаченное. В целом же проплата командировки происходит вместе с начислением заработной платы за тот месяц, в котором имела место поездка.

Работник вправе написать заявление на перерасчёт возврата средств, затраченных на поездку

Особые случаи: командировка совместителя, служебная поездка работника по гражданско-правовому договору

Иногда у работодателя возникает необходимость направить в служебный выезд совместителя. Как правило, командировка такого сотрудника происходит по одной из работ. В этом случае гражданин должен решить вопрос об отсутствии в эти дни на другой работе путëм оформления отпуска (оплачиваемого или за свой счëт). Альтернативный вариант оформления такого случая для нанимателя — внесение в табель нового (заблаговременно утверждëнного) обозначения — командировка у другого нанимателя. В любом случае расходы по командированию несëт только та компания, что направила сотрудника в поездку.

Как отмечалось, служебная поездка работающего по гражданско-правовому договору командировкой не является. Однако, если договором предусмотрено возмещение заказчиком неких транспортных и иных расходов во время поездки, они вполне могут быть оплачены на условиях этого договора.

Видео — документирование командирования

Законодательство предоставляет командированному сотруднику множество гарантий — возможность отказаться от поездки (для особо уязвимых категорий трудящихся), компенсация расходов, проплата больничного. Наниматель же должен соблюсти множество формальностей — от оформления до подсчëта сроков и перерасчëта выплат. Для наиболее чëткого и полного регулирования отношений командирования в рамках компании лучше всего подготовить и утвердить собственное положение о командировках.

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году

Командировка — мероприятие часто используемое, но, в сравнении с другими кадровыми вопросами, не слишком глобальное в масштабах предприятия. Тем не менее с командированием связано множество важных моментов — и необходимость проверки отсутствия законодательных ограничений по конкретному сотруднику, и правильное документирование выезда, и оплата работы за дни командирования, и возмещение понесëнных сотрудником дополнительных расходов. Кроме того, не всякий выезд за пределы места работы можно считать командировкой. Все эти нюансы работодателю необходимо знать в совершенстве.

Особенности оформления командировки в 2018 году

Основными особенностями трудовых отношений, связанных с командировочной деятельностью сотрудников в 2018 году, можно считать:

  1. Отсутствие необходимости в командировочных удостоверениях.
  2. Косвенное регулирование Налоговым Кодексом РФ размеров суточных выплат командированному сотруднику.
  3. Законодательное регулирование суточных выплат в рамках однодневной командировки за рубеж.
  4. Возможность оформления затрат сотрудника на топливо в случаях выезда в командировку на личном транспорте, основываясь на данных его докладной записки.

Основным нормативно-правовым документом, регламентирующим командировки, является Постановлением Правительства РФ № 1595, с изменениями и дополнениями от 2015 года. Для 2018 года данное Постановление предусматривает отсутствие необходимости в выдаче командировочных удостоверений. Одновременно постановление снимает с работодателя обязанность выдачи служебных заданий лицам, направленным в командировку.

Ограничений по суточному содержанию не имеется. Однако ст. 217 НК РФ предусматривает освобождение от налогообложения сумм, полученных как суточное содержание, в размере:

  1. До 700 рублей за каждый день нахождения в командировки на территории РФ.
  2. До 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами страны.

При однодневных командировках за рубеж суточные выплачиваются в размере 50% от суммы, регламентированной статьей 168 Трудового Кодекса. При этом важно, когда именно вернулся сотрудник. Если имело место возвращение хоть и в течении суток, но в календарную дату, следующую за днем выезда, оплата суточных производится в размере 100%.

В случаях выезда в командировку с использованием личного транспорта командированного, при отсутствии чеков на закупку топлива, работодатель имеет право оплатить расходы, исходя из данных, предоставленных в докладной записке командированного сотрудника. Выплата расходов при этом, хотя они и не обоснованы документально, будет бухгалтерски законной.

Любой ли служебный выезд можно считать командировкой

Не каждый служебный выезд может быть признан командировкой

Основы госрегулирования в области командирования заложены Трудовым кодексом — ст. ст. 166–168 содержат основные признаки командировочной поездки, гарантируют сотруднику сохранение за ним основных трудовых благ, регламентируют главные моменты проплаты затрат. Кроме того, нормы, ограничивающие круг лиц, в отношении которых командирование может быть «принудительным» или вообще возможным, содержатся в отдельном разделе ТК — двенадцатом (ст. ст. 259, 268). Более детально процедура командирования расписана в Постановлении Правительства 749 от 13.10.08.

Итак, командировка — это служебный выезд сотрудника. Однако, далеко не каждый служебный выезд может быть назван таким термином. К примеру, абсолютно противоречило бы здравому смыслу ежедневное направление в командировку водителя междугороднего автобуса, чья работа изначально подразумевает «курсирование» между несколькими населëнными пунктами. Точно так же не имеет смысла командирование сотрудника на соседнюю улицу для решения служебных вопросов в другой организации. И уж совсем противозаконным было бы направление работника в другой город в рабочее время для выполнения личных поручений руководителя.

Тем не менее закон даëт абсолютно чëткие критерии для определения служебной командировки:

  1. Командированный должен состоять в трудовых отношениях с нанимателем (для работающего по гражданско-правовому соглашению понятия «командировка» не существует).
  2. Выезд совершается по распоряжению нанимателя (по общему правилу — без учëта мнения работника).
  3. Целью поездки является исполнение какого-либо служебного задания.
  4. Выезд совершается за пределы населëнного пункта, в котором расположено место работы командированного.

Ключевое для командирования понятие — место работы

Момент, который в практике командирования вызывает множество вопросов — определение места работы командируемого. На первый взгляд, всë просто — место труда легко установить, буквально сведя его к зданию организации, где находится рабочее место. Трудности же зачастую возникают, когда сотрудник:

  • постоянно работает в филиале, а не в головной организации — в этом случае местом труда является филиал, но это условие обязательно должно быть отражено в трудовом соглашении с сотрудником (п. 3 Постановления 749) — поездка является командировкой;
  • работает в головной компании, а командируется в филиал, другими словами, его поездка должна состояться в пределах одной организации, но разных населëнных пунктов. В этом случае решающее значение имеет именно территориальный признак, и поездка будет считаться командировкой;
  • проживает и отправляется в путь не из того населëнного пункта, где находится постоянное трудовое место — в этом случае командировка всë равно выписывается, однако проезд и суточные по общему правилу не проплачиваются (иное может быть установлено по согласованию с руководством).

Пример 1. Работник ООО гражданин Баранкин прописан и проживает в населëнном пункте Н, а работает в населëнном пункте Д, где расположен филиал ООО. Головной офис компании находится в Н. В трудовом соглашении с Баранкиным указано, что постоянным местом его работы является филиал. Руководство филиала решило командировать Баранкина в головной офис ООО (населëнный пункт Н, где и проживает Баранкин). Руководитель филиала должен надлежащим образом оформить командировку Баранкину — издать приказ и выписать удостоверение. При этом транспортные расходы Баранкину оплачиваться не будут, так как он не сможет предъявить проездные документы о следовании из пункта Д в пункт Н и обратно, а суточные выплачиваться не будут в соответствии с п. 11 Постановления 749 (работник беспрепятственно может возвращаться домой после трудового дня в командировке).

Интересный момент — командирование дистанционных и надомных работников в офис компании-нанимателя. Если трактовать закон буквально, место их труда по определению находится за пределами компании. В случае если проживает такой работник в другом населëнном пункте, командировать его нужно обязательно. Выписывает удостоверение сама компания-наниматель, она же и делает отметку о прибытии и убытии из пункта назначения. Командировочные таким работникам выплачиваются в обычном порядке.

Разъездной труд

Разъездной характер работы командирования не предусматривает

Некоторые категории профессий (водители, продавцы передвижных торговых точек и пр.) заранее предполагают ежедневные переезды сотрудника между населëнными пунктами. Основными условиями труда вышеозначенных профессий уже учтены те поощрения и гарантии, которые предусмотрены нормами о командировании (им может быть установлена соответствующая надбавка к окладу). С другой стороны, для направления в поездку при разъездном характере труда нет необходимости проверять, имеются ли у работника какие-либо ограничения к командированию. Закон прямо указывает на недопустимость оформления командирования для таких работников, а также для тех, кто работает вахтовым методом.

Условие о разъездном характере труда в обязательном порядке включается в трудовое соглашение. Категории же работников предприятия, которым может быть установлен такой режим, определяются коллективным договором, другими ЛНПА, отраслевыми документами.

Читайте так же:  225 приказ региональный центр

Расходы, связанные с проездом и проживанием, компенсируются нанимателем в соответствии со ст. 168.1 ТК либо на основании подтверждающих документов, либо путëм установления повышения оклада.

Оформление командировки

Оформление командировки предполагает составление массы документов

Несмотря на то что командировки — лишь малая и незначительная часть кадровой работы, их оформление включает в себя сразу несколько этапов. И каждый из этих этапов предполагает знание кадровиком и бухгалтером множества нюансов законодательства.

Компания может установить для своих сотрудников дополнительные гарантии и условия командирования, если они не противоречат действующему закону. Для этого необходимо разработать и утвердить локальный НПА — положение о командировании.

Оформление однодневной и многодневной командировки ничем не отличается, отличается лишь порядок оплаты расходов.

Первый этап: подготовка и планирование

Работнику, занимающемуся оформлением командировок в компании, следует обязательно знать о том, что далеко не каждого трудящегося можно направить в служебную поездку. Нормы с законодательными ограничениями при этом «разбросаны» по ТК.

Только при наличии одобрения мероприятия самим работником командируются:

  • мамы детей до трëх лет (ст. 259);
  • одинокие мамы и папы, у которых имеется ребëнок до пяти лет (ст. 259);
  • трудящиеся, у которых имеется ребëнок-инвалид (ст. 259);
  • трудящиеся, которые по медицинским показаниям ухаживают за больным родственником (ст. 259);
  • папы, без матери воспитывающие ребëнка (ст. 259);
  • опекуны и попечители детей (ст. 264).

Полностью отсутствует возможность отправить в служебную поездку (даже если работник очень этого хочет):

  • будущую маму (ст. 259);
  • не достигшего совершеннолетия сотрудника (ст. 268);
  • сотрудника-ученика, если служебное задание не связано с обучением (ст. 203).

Проанализировав кандидатуру работника на соответствие указанным признакам и обнаружив среди них один из тех, что требуют получения согласия на командирование, следует это согласие заблаговременно затребовать. Для этого составляется уведомление сотрудника о планах руководства направить его в служебный выезд и имеющихся у него правах. На уведомлении сотрудник собственноручно должен выразить своë согласие либо несогласие. Следует понимать, что несогласие работника в этом случае никаких взысканий (будь то моральных, материальных или дисциплинарных) повлечь не может.

Согласие работника на командировку необходимо зафиксировать в письменной форме

Напротив, отказ от командирования работника, не имеющего указанных выше признаков, может быть расценён, как виновное неисполнение распоряжений руководителя.

Российское законодательство не содержит норм, требующих получать у работника согласие на длительную командировку. В то же время трудовые нормы некоторых стран СНГ не допускают направления в служебную поездку свыше, например, тридцати дней без одобрения этого сотрудником.

Срок командирования

Каких-либо ограничений относительно сроков командирования трудовой закон не содержит. Однако, это вовсе не означает, что командировка может быть бесконечной. Так, срок поездки рассчитывается исходя из предполагаемой продолжительности выполнения задания (его сложности, объëма и т. д.). Если же задание выполнено, а командировка продолжается, имеет место перевод, который в связи с несоответствием оформления и отсутствием согласия сотрудника, будет признан нарушением законодательства.

Многодневная командировка по согласованию с руководством и при наличии соответствующей возможности может быть оформлена с ежедневным возвращением. В этом случае работнику проплатятся все проездные документы, но не будут выплачиваться суточные.

Рассчитывая срок командировки, необходимо помнить о том, что время в пути также включается в командировочный период. Отследить точное время проще всего по времени отправления в проездных документах. При этом, если транспортное средство отправляется из пункта, находящегося за пределами города (аэропорта, речного или морского порта и пр.), в командировочный период дополнительно включается время проезда к этому пункту. Те же самые правила действуют и для определения времени прибытия (окончания командировки).

Пример 2. Работник Рыков летит в командировку на самолëте, который отправляется из аэропорта, находящегося за пределами города, в 1:30 18 ноября. Для определения дня начала командировки от времени отправления необходимо отнять три часа (за это время необходимо прибыть в аэропорт по общему правилу), а также время на проезд к аэропорту. Для того чтобы быть в аэропорту в 22:30, Рыкову необходимо выехать из города на рейсовом автобусе отправлением в 21:00. Именно с этого времени начинается командировка. А значит, дата начала командировки — 17 ноября.

Второй этап: оформление документов

Процедура документального оформления командировки начинается с действий начальника структурного подразделения, где работает командируемый сотрудник (если начальника нет, то первичные документы может составить и сам работник). На этой стадии должно быть подготовлено два документа:

    Докладная записка (заявка) на командирование на имя руководителя компании. В документе указывается пункт назначения, срок поездки, цель поездки, необходимость выделения транспорта. Руководитель рассмотрит заявку и передаст еë на исполнение в отдел кадров.

Докладную записку составляет, как правило, начальник отдела

Задание на командировку — руководство для работника, ориентир для его будущего отчёта

На основании заявки на командирование служба по работе с персоналом готовит приказ и командировочное удостоверение. Оба документа подписываются руководителем организации, на удостоверении ставится круглая печать компании.

Приказ о командировании готовится в соответствии с унифицированной формой Т-9

По возвращении из командировки сотрудник должен составить отчëт об исполнении поручения. Однако, этот документ не обязателен, если он не предусмотрен локальными НПА компании.

Приказ о командировании должен содержать все основные сведения о командировании — Ф.И.О. работника, срок командировки, пункт назначения, цель направления и т. д

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение — ключевой документ служебной поездки. Он служит подтверждением прибытия и убытия из каждого пункта командировки. Первая отметка — об убытии из командировавшей организации — проставляется при выдаче удостоверения. Командировочное удостоверение предъявляется в месте командирования вместе с паспортом.

Командировочное удостоверение составляется в соответствии с унифицированной формой Т-10

Верхняя часть удостоверения обязательно содержит:

  • его регистрационный номер;
  • сведения о распорядительном документе;
  • Ф. И. О. и должность командированного;
  • пункт (или пункты) назначения;
  • даты и количество дней командировки.

Командировочное удостоверение подписывается руководителем компании

Командировочный лист — специально отведëнное для отметок о прибытии/выбытии поле удостоверения. Отметку в каждой организации делает специально назначенное лицо, на свою подпись оно проставляет печать структурного подразделения или организации.

В каждом пункте назначения работник должен отметить командировочное удостоверение

Все выдаваемые в компании удостоверения регистрируются в специальном журнале. Обязательной формы журнала закон не устанавливает, однако, рекомендуется включать в каждую его запись порядковый (регистрационный) номер, Ф. И. О. и должность командированного, дату выдачи, номер приказа, подпись о получении командировочного удостоверения.

Журнал регистрации командировок должен содержать номера удостоверений и прочие важные сведения о всех выданных в компании командировках

Перед выездом работник вправе написать заявление на выдачу аванса для проплаты запланированных затрат. Для определения точной суммы может составляться смета планируемых расходов. Деньги выдаются под отчëт.

В своём заявлении на аванс работник должен назвать конкретную сумму денег, которые ему потребуются

В табеле учëта рабочего времени командировочный день отмечается обозначением К или 06.

В табеле дни командировки обозначаются знаками: К или 06

Третий этап: продление срока командирования

Если в течение установленного первоначально срока командирования служебное задание по каким-либо причинам не выполнено или наниматель принял решение дать работнику дополнительное поручение в том же пункте, командировку можно продлить. При этом следует учитывать, что у тех категорий работников, которых без их согласия направить в командировку нельзя, перед продлением необходимо затребовать новое дополнительное согласие.

Так как срок командировки законом не ограничен, то согласие на еë продление у большинства работников (имеются в виду не относящиеся к льготным категориям) брать не нужно.

После получения согласия сотрудника (если таковое требуется) наниматель должен издать приказ о продлении поездки. В командировочном же удостоверении необходимо сделать соответствующие исправления, при необходимости — добавить в командировочный лист места для дополнительных отметок прибытия/убытия.

Приказ о продлении командировки составляется в свободной форме

Оплата труда и командировочных затрат

Основной принцип проплаты командировки — наниматель берëт все расходы, связанные с работой и проживанием в поездке, на себя. Оплата командировки в широком смысле состоит из следующих частей:

  1. Непосредственно оплата труда. В соответствии со ст.167 ТК за командированным сотрудником сохраняется средний заработок. Эта величина подсчитывается в соответствии с Постановлением Правительства 922 от 24.12.2007. При этом оплачиваются как трудовые именно те дни, что предусмотрены графиком работы направившей сотрудника организации.
  2. Компенсация расходов на проезд, проживание и другие нужды, о которых наниматель поставлен в известность. Если работник едет в заграничную командировку, ему возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, получение виз и т. д.
  3. Суточные — проплата дополнительных затрат в случае многодневной поездки. Суточные рассчитываются в фиксированной сумме за каждый командировочный день. Сумма эта определяется в локальных НПА нанимателя, однако налоги не придëтся платить с суточных, не превышающих 700 р. в день для поездок по РФ, 2 500 р. — для заграничных выездов.

Если работник отправлен в однодневную служебную поездку или поездка многодневная, но с ежедневным возвращением, суточные платить не нужно.

Больничный сотрудника, находящегося на момент нетрудоспособности в командировке, оплачивается в обычном порядке. При этом за все дни больничного (если соблюдены все правила для их начисления) ему проплачиваются суточные.

Порядок проплаты и перерасчëта

Как отмечалось выше, перед отправлением работника в служебную поездку по его заявлению наниматель должен выдать аванс. По возвращении же из поездки сотрудник представляет авансовый отчëт вместе с подтверждающими все расходы документами в бухгалтерию. В качестве таких документов могут выступать:

  • билеты (можно электронные) на проезд в соответствии с маршрутом командировки (в том числе и проезд между несколькими пунктами назначения), чеки на оплату постельных принадлежностей, счета за оформление проездной документации;
  • квитанции об оплате номеров в гостиницах, счета об оплате другого жилья по договорам найма;
  • чеки о проплате услуг за оформление выездных документов и пр.

На основании представленных документов бухгалтерия пересчитывает, доначисляет недоплаченное или удерживает излишне выплаченное. В целом же проплата командировки происходит вместе с начислением заработной платы за тот месяц, в котором имела место поездка.

Работник вправе написать заявление на перерасчёт возврата средств, затраченных на поездку

Особые случаи: командировка совместителя, служебная поездка работника по гражданско-правовому договору

Иногда у работодателя возникает необходимость направить в служебный выезд совместителя. Как правило, командировка такого сотрудника происходит по одной из работ. В этом случае гражданин должен решить вопрос об отсутствии в эти дни на другой работе путëм оформления отпуска (оплачиваемого или за свой счëт). Альтернативный вариант оформления такого случая для нанимателя — внесение в табель нового (заблаговременно утверждëнного) обозначения — командировка у другого нанимателя. В любом случае расходы по командированию несëт только та компания, что направила сотрудника в поездку.

Как отмечалось, служебная поездка работающего по гражданско-правовому договору командировкой не является. Однако, если договором предусмотрено возмещение заказчиком неких транспортных и иных расходов во время поездки, они вполне могут быть оплачены на условиях этого договора.

Видео — документирование командирования

Законодательство предоставляет командированному сотруднику множество гарантий — возможность отказаться от поездки (для особо уязвимых категорий трудящихся), компенсация расходов, проплата больничного. Наниматель же должен соблюсти множество формальностей — от оформления до подсчëта сроков и перерасчëта выплат. Для наиболее чëткого и полного регулирования отношений командирования в рамках компании лучше всего подготовить и утвердить собственное положение о командировках.