Приказ о назначении ответственного за эксплуатацию автотранспорта

Каждое предприятие вправе самостоятельно устанавливать порядок использования служебного автотранспорта. Чтобы избежать правовых проблем в обязательном порядке следует составлять приказ о назначении ответственного за эксплуатацию автотранспорта.

Приказ оформляется кадровой службой компании. Он должен быть подписан руководителем и лицом, назначенным (в части ознакомления).

В документе указывается название предприятия, дата составления и номер приказа, населенный пункт. Также полное ФИО и должность лица, которому выдается автомобиль. Необходимо отметить, что автотранспортное средство предоставляется в целях производственной необходимости.

В приказе указывается модель, номер автомобиля и срок, на которых он предоставляется (на постоянной основе или же временно). В последнем случае должны быть прописаны даты.

Также перечисляются обязанности ответственного лица:

  • соблюдение правил и норм технической эксплуатации;
  • использование только в служебных целях;
  • получение доверенности на управление и путевых листов;
  • прохождение медицинского контроля;
  • неиспользование неисправного автомобиля;
  • соблюдение ПДД;
  • своевременное проведение технического обслуживания.

Уполномоченное данным приказом лицо должно быть проинструктировано, его обязанности закрепляются в должностной инструкции. Также он должен быть обучен ведению отчетной документации и ознакомлен с приказом о нормах расхода топлива и ГСМ.

Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ

Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ – документ, применяющийся для определения норм расхода горюче-смазочных материалов, учитывая при этом марку, модификацию автомобиля, а так же выполняемые работы конкретным транспортным средством.

Нормы, установленные для транспортных средств общего назначения:

  • базовая норма, выраженная в литрах на 100 км пробега автомобиля в снаряженном состоянии (показатель напрямую зависит от конструкции транспортного средства, его категории, агрегатов, назначения и типа автомобиля, а так же непосредственно от использующего им топлива);
  • транспортная норма, выраженная в литрах (показатель включает в себя базовую норму и напрямую зависит от нормируемой загрузки автомобиля, массы транспортируемого груза, учитывая при этом условия эксплуатации автотранспортного средства);
  • на 100 км пробега автомобиля, выполняемого транспортные работы;
  • на 100 тонно-километров грузового автомобиля, выполняемого транспортные работы, учитывая при этом автопоезд с прицепом (полуприцепом) содержащего груз или без него.

Следует иметь в виду, что при определении норм расхода топлива и ГСМ необходимо учитывать поправочные коэффициенты, размер которых зависит от климатических, дорожно-транспортных и иных эксплуатационных факторов. В качестве основания для приказа может выступать акт контрольного замера расхода ГСМ. Приказ в обязательном порядке утверждается непосредственным руководителем предприятия.

Приказ на списание топлива

Для того чтобы списать ГСМ требуется подтвердить характер использования этих запасов.

Основанием для списания израсходованных ГСМ является путевой лист. При этом объемы перевозок грузовыми автомобилями не учитываются, если эти объемы не подтверждаются товаротранспортными накладными.

Списание ГСМ, использованных на профилактические и ремонтные работы, происходит на основании лимитно-заборных карточек, расходных накладных, актов во исполнение работ.

Расходы ГСМ определяются на основании утвержденных норм. Виды норм расходов ГСМ:

  • базовая линейная норма на 100 км пробега;
  • норма для исполнения транспортных работ на 100 т/км;
  • норма на одну тонну дополнительной массы (в случае использования прицепа);
  • норма на поездку с грузом (эта норма связана с маневровкой автомобиля и выполнением операций погрузки-разгрузки);
  • норма на 100 км пробега при выполнении специальных работ;
  • норма на работу специального оборудования, установленного на автомобилях (рассчитанная на один час или одну операцию);
  • норма на работу автономного обогревательного устройства (рассчитанная на один час).

Нормами предусмотрены также различные надбавки и поправочные коэффициенты, позволяющие учитывать обстоятельства, в которых выполняются работы (например, климатические условия). Применение поправочных коэффициентов и переход на летние или зимние нормы начинается по приказу руководителя предприятия.

В случае выявления сверхурочных расходов ГСМ, составляется ведомость таких расходов и подается руководителю предприятия для принятия решения о возмещении стоимости перерасходованных ГСМ. Как правило, сверхурочные расходы горючего рассматриваются как недостача, подлежащая возмещению за счет виновных лиц. При бригадном методе работы, по согласию рабочих допускается введение солидарной ответственности за недостачу.

Читайте так же:  Пособие второго ребенка 2012

За экономию ГСМ водителям могут выплачиваться премии. Такое премирование предусматривается специально разработанным на предприятии положением. Выплаты премий за экономию ГСМ происходят на основании приказа руководителя предприятия.

В бухгалтерском учете эти виды премий зачисляются на соответствующий счет расходов по элементу «Расходы на оплату труда». Общий размер выделенных на такое премирование расходов не должен превышать размер экономии ГСМ. Количественные показатели списания топлива удобней рассчитывать в программе.

Назначение ответственного по талонам ГСМ

Доброго дня.
Для учета талонов приказом руководителя организации назначается материально-ответственное лицо.

ПРИКАЗ N _____ г.

О назначении материально — ответственного лица по учету талонов ГСМ.

Назначить материально-ответственным лицом по учету талонов ГСМ, занимающего должность _______________ Иванова Ивана Ивановича

С приказом ознакомлен: «__»_________ 20__ г. __________________ Иванов И.И.

Генеральный директор ______________________ Петров И.И.

Цитата (Ольга Рогова): Доброго дня.
Для учета талонов приказом руководителя организации назначается материально-ответственное лицо.

ПРИКАЗ N _____ г.

О назначении материально — ответственного лица по учету талонов ГСМ.

Назначить материально-ответственным лицом по учету талонов ГСМ, занимающего должность _______________ Иванова Ивана Ивановича

С приказом ознакомлен: «__»_________ 20__ г. __________________ Иванов И.И.

Генеральный директор ______________________ Петров И.И.

Приказ о выдаче топлива

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40) выдача наличных денежных средств подотчет на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Для этого руководитель предприятия издает приказ (образец 1), в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств в кассе предприятия под отчет. В этом приказе также оговариваются сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов.

В целях организации работы автотранспорта в организации
Приказываю:
1. Выдавать с 8 января по 31 декабря 2006 г. наличные денежные средства для приобретения горюче4смазочных материалов из кассы водителям в следующих суммах:
Петров С.В. – 5000 руб.
Александров П.Л. – 4500 руб.
Сергеев Д.А. – 3500 руб.
2. Выдачу наличных в указанных размерах производить еженедельно – в четверг.
3. Авансовые отчеты об израсходованных суммах представлять в бухгалтерию еженедельно (в четверг) перед получением очередной суммы под отчет.
4. При непредставлении отчета за полученные ранее денежные средства очередной аванс не выдавать.

Директор ________________________________ (Смирнов В.Р.)

При выдаче средств под отчет необходимо учитывать следующие требования действующего законодательства:

  • при наличии остатка по лицевому счету подотчетного лица новый аванс может быть выдан только при представлении отчета по предыдущему (предыдущим) авансу (авансам);
  • не допускается выдача средств лицу, с которым организацией не заключен трудовой договор (контракт);
  • в организации должны быть установлены сроки и порядок отчетности подотчетных сумм.

Для оформления выдачи денежных средств из кассы организации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждена форма расходного кассового ордера (форма № КО-2).

Данный документ применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Общепринято, что величина сумм наличных денежных средств для приобретения топлива, подлежащих выдаче под отчет, обычно устанавливается исходя из величины стоимости средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном или межобластном сообщении – исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания.

При исчислении средненедельного расхода топлива используются величины планового пробега, утвержденных в организации линейных норм расхода топлива, действующих цен на топливо в данной местности и на территориях маршрута следования, количество рабочих дней в неделе, величины заправок непосредственно на предприятии (при наличии хранилищ, других условий и возможностей для заправки).

Читайте так же:  Штраф гибдд без полиса осаго

Стоимость расхода топлива при работе на дальних маршрутах исчисляется, кроме того, с учетом предполагаемого дополнительного пробега, связанного с загрузкой в обратном направлении или поиском груза, переадресацией груза, возможного увеличения пробега, связанного с непредвиденными обстоятельствами, в размере до 15% общего пробега по маршруту и т. п.

В бухгалтерском учете операции по выдаче наличных денежных средств под отчет для закупки ГСМ отражаются проводкой:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 50 «Касса»
выданы наличные деньги под отчет.

2. Получил отчет.

По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной документации № АО-1 «Авансовый отчет» с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Форма № АО-1 «Авансовый отчет» предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений) и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и передается после его утверждения работнику бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает реквизиты документа, подтверждающего приобретение горюче-смазочных материалов, – кассового чека автозаправочной станции.

К авансовому отчету прилагаются чеки ККМ, выдаваемые автозаправочной станцией (АЗС). В соответствии с п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (введенного в действие с 1 января 1999 г.), все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и заполняются соответствующие налоговые регистры. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждается организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абз. 1 выше указанного пункта.

Кассовый чек должен содержать следующие данные:

  • наименование организации-продавца (АЗС);
  • ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;
  • номер кассового аппарата;
  • номер и дату выдачи чека;
  • стоимость ГСМ с учетом НДС. В некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС;
  • марку ГСМ, количество топлива и цену за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека ККМ. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС выдает товарный чек.

Наличие чека ККМ с необходимыми реквизитами является основанием для заполнения налогоплательщиком соответствующего налогового регистра и отнесения в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения, стоимости ГСМ, использованных в производственной деятельности предприятия.

Пример заполнения авансового отчета по данной ситуации приведен ниже.


3. . и оприходовал

Бухгалтер на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости.

В бухгалтерском учете на основании авансового отчета делается проводка:

ДЕБЕТ 10-3 «Топливо»
КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход компенсируется и выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счетов:
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника);
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Читайте так же:  Страховка тодес

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Пример 1
В ООО «ААА» приобретение бензина производится на АЗС за наличный расчет. Согласно приказу по организации водителю Петрову С.В. 9 января 2006 г. на период с 9 по 16 января 2006 г. выдано из кассы под отчет 5000 руб.

17 января 2006 г. водитель сдает авансовый отчет с приложением кассовых чеков, выданных на АЗС, на общую сумму 4107 руб. 00 коп.:

• чек от 9 января 2006 г. № 30301 на сумму 342,00 руб. (17 руб. 10 коп. x 20 литров);
• чек от 10 января 2006 г. № 31106 на сумму 684,00 руб. (17 руб. 10 коп. x 40 литров);
• чек от 11 января 2006 г. № 56018 на сумму 1020, 00 руб. (17 руб. 00 коп. x 60 литров);
• чек от 12 января 2006 г. № 61251 на сумму 1032,00 руб. (17 руб. 20 коп. x 60 литров);
• чек от 15 января 2006 г. № 18016 на сумму 1029,00 руб. (17 руб. 15 коп. x 60 литров).

Остаток неиспользованных денежных средств в сумме 893 руб. 00 коп. водитель сдал в кассу.

В учете будут сделаны следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 5000 руб. – выданы деньги под отчет на приобретение бензина;
ДЕБЕТ 10-3-3 КРЕДИТ 71
— 4107,0 руб. – оприходован приобретенный бензин;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
— 893,0 руб. – возращен в кассу остаток неиспользованных денежных средств;
ДЕБЕТ 20,23,26,44 КРЕДИТ 10-3-2
— 170,0 руб. – списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов.

Образец приказа о нормах расхода ГСМ

Подборка наиболее важных документов по запросу Образец приказа о нормах расхода ГСМ (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Образец приказа о нормах расхода ГСМ

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Формы документов: Образец приказа о нормах расхода ГСМ

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Выдача топливной карты работнику для использования личного автотранспорта

Давайте разбираться с начала.

Законодательство и сами налоговики не требуют ежемесячного подписания актов на автотранспорт работников, полученный работодателем в аренду (Письмо Минфина России от 24.03.2014 N 03-03-06/1/12764) или используемый работником в интересах работодателя с выплатой компенсации (ст. 188 ТК РФ).

Ежемесячно (как минимум) нужно оформлять путевые листы на такой транспорт, при этом даже такое решение, которое Вы хотите реализовать, не избавит Вас от этой обязанности (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ; п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421).

При этом предлагаемый Вами вариант несет в себе проблемы, так как Вы, во-первых, можете столкнуться с требованием включать в состав налоговых доходов рыночную стоимость аренды того транспорта, который будет использоваться Вами без оплаты компенсации или арендной платы (п. 8 ст. 250 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061156).
Во-вторых, предвижу сложности с учетом расходов на топливо для целей налогообложения в отсутствие договорного основания для использования транспортом (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Поэтому рекомендую поискать на форуме обсуждения преимуществ и недостатков аренды транспорта у работника и выплаты ему компенсации за использование личного автомобиля в интересах работодателя, выбрав устраивающий Вас вариант оформления такого использования.