Требования к оформлению управленческих решений

Управленческие решения могут быть оформлены тремя основными способами:
— переданы устно;
— на электронных носителях;
— письменно в форме документов.
Существуют две трактовки понятия «документ»:
— юридически оформленная бумага с содержащейся в ней достоверной на 100% информацией;
— любая информация, зафиксированная на любом носителе (бумаге, пленке, диске и т. д.) с неизвестной степенью достоверности.
Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:
— уровень иерархии нормативно-методического обеспечения — международное сообщество, страна, регион, город, село, фирма;
— правовой статус документа — обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления и т. д.) и рекомендательные (инструкции, методики, советы и т. д.);
— содержание документа — технические, экономические, организационные.
Основные правила оформления документов регламентируются в ГОСТЕ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
При составлении и оформлении документов используют набор реквизитов (табл. 5).
Обязательные атрибуты документов:
— цель документа;
— основание для разработки;
— место данной цели (задачи, функции и т. д.);

Таблица 5. Содержание и набор реквизитов

— ссылки на научные разработки и принципы, которые должны соблюдаться при достижении цели;
— потребитель информации;
— нормы и правила их (документов) использования;
— возможный круг исполнителей;
— требование к качеству работ, экономии ресурсов, сроки;
— санкции;
— источники информации.
Во всех документах должен быть раздел «Основные положения» и во многих документах — «Информационное обеспечение».
Содержание (примерное) «Основных положений»:
— основание для разработки;
— актуальность;
— назначение;
— основные термины и обозначения;
— область применения (т. е., кому документ предназначен);
— органы, контролирующие применение документа;
— ответственность за несоблюдением требований документа.
Содержание (примерное) «Информационного обеспечения»:
— классификация информации, используемой при применении документа;
— требование к информации;
— источники получения информации;
— технологии и технические средства сбора, обработки, передачи, накопление и использование информации.
Документы оцениваются по следующим критериям качества:
1. Комплексность документа, то есть рассмотрение в нем различных аспектов в их взаимосвязи, целесообразности документа.
2. Степень соответствия документа международным требованиям по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и другим вопросам.
3. Степень использования мировых достижений и гармонизации, ин- тегрированности документа с мировыми системами.
4. Количество примененных при разработке документа научных подходов (системный, маркетинговый, функциональный и др.).
5. Количество примененных при разработке документа современных методов (ФСА, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе.
6. Экономическая обоснованность управленческих решений.
7. Повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения.
8. Степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике.
9. Имидж организации.
10. Органы, согласовавшие и утвердившие документ.
11. Степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.
В РФ в настоящее время действует более двадцати систем оформления документов: государственная система стандартизации (ГСС), единая система конструкторской документации (ЕСКД), система качества (СК), система сертификации и др. При разработке систем были учтены требования международных стандартов и рекомендации ИСО (Международной организации по стандартизации) и других организаций.
Документы с высоким качеством оформления будут конкурентоспособными на внутренних и внешних рынках, и, стало быть, таковыми же будут и товары, которые изготавливаются в соответствии с требованиями этих документов, фирм и стран, выпускающих эти товары.

Требования к оформлению управленческих решений

Управленческие решения могут быть оформлены тремя основными способами:

– на электронных носителях;

– письменно в форме документов.

Существуют две трактовки понятия «документ»:

– юридически оформленная бумага с содержащейся в ней достоверной на 100% информацией;

– любая информация, зафиксированная на любом носителе (бумаге, пленке, диске и т. д.) с неизвестной степенью достоверности.

Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:

– уровень иерархии нормативно-методического обеспечения – международное сообщество, страна, регион, город, село, фирма;

– правовой статус документа – обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления и т. д.) и рекомендательные (инструкции, методики, советы и т. д.);

– содержание документа – технические, экономические, организационные.

Основные правила оформления документов регламентируются в ГОСТЕ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обязательные атрибуты документов:

– основание для разработки;

– место данной цели (задачи, функции и т. д.);

– ссылки на научные разработки и принципы, которые должны соблюдаться при достижении цели;

– нормы и правила их (документов) использования;

– возможный круг исполнителей;

– требование к качеству работ, экономии ресурсов, сроки;

Во всех документах должен быть раздел «Основные положения» и во многих документах – «Информационное обеспечение».

Содержание (примерное) «Основных положений»:

– основание для разработки;

– основные термины и обозначения;

– область применения (т. е., кому документ предназначен);

– органы, контролирующие применение документа;

– ответственность за несоблюдением требований документа.

Содержание (примерное) «Информационного обеспечения»:

– классификация информации, используемой при применении документа;

– требование к информации;

– источники получения информации;

– технологии и технические средства сбора, обработки, передачи, накопление и использование информации.

Документы оцениваются по следующим критериям качества:

1. Комплексность документа, то есть рассмотрение в нем различных аспектов в их взаимосвязи, целесообразности документа.

2. Степень соответствия документа международным требованиям по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и другим вопросам.

3. Степень использования мировых достижений и гармонизации, интегрированности документа с мировыми системами.

4. Количество примененных при разработке документа научных подходов (системный, маркетинговый, функциональный и др.).

5. Количество примененных при разработке документа современных методов (ФСА, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе.

6. Экономическая обоснованность управленческих решений.

7. Повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения.

8. Степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике.

9. Имидж организации.

10. Органы, согласовавшие и утвердившие документ.

11. Степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

В РФ в настоящее время действует более двадцати систем оформления документов: государственная система стандартизации (ГСС), единая система конструкторской документации (ЕСКД), система качества (СК), система сертификации и др. При разработке систем были учтены требования международных стандартов и рекомендации ИСО (Международной организации по стандартизации) и других организаций.

Документы с высоким качеством оформления будут конкурентоспособными на внутренних и внешних рынках, и, стало быть, таковыми же будут и товары, которые изготавливаются в соответствии с требованиями этих документов, фирм и стран, выпускающих эти товары.

185.238.139.36 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Оформление управленческого решения

В любой компании могут возникнуть спорные моменты как в части принятия ответственных решений, так и в части разрешения конфликтных ситуаций. В процессе хозяйственно-финансовой деятельности организаций постоянно встают вопросы, связанные с необходимостью выбора одного из нескольких возможных вариантов действий.

В итоге такого выбора появляется определенное решение. Но такое решение должен утвердить либо директор компании, либо ответственный руководитель. Однако от правильности оформления управленческих решений зависит и исполнение данного решения, и возложение ответственности за него. Именно особенностям оформления управленческих решений и будет посвящена наша статья.

Понятие и виды управленческих решений

Управленческое решение – это одноразовый акт воздействия субъекта управления на объект, устанавливающий программу работ, направленных на определение и реализацию конкретной цели, вытекающей из общих задач, стоящих перед управляемым объектом.

Вместе с тем, все управленческие решения нельзя «мести под одну гребенку»: все зависит от вопроса, стороны, принимающей решение, масштаба проблемы. Попробуем классифицировать управленческие решения и привести примеры документов, которыми они оформляются.

(См. Таблицу «Виды управленческих решений» во вложенных документах).

Вместе с тем, необходимо отметить, что данная градация является условной и коммерческие компании самостоятельно выбирают, каким образом будет оформляться управленческое решение. Но для правильного оформления управленческого решения потребуется соблюсти правила подготовки, согласования и утверждения.

Процесс разработки и оформления управленческого решения

Управленческие решения оформляются, как правило, распорядительными документами. Напомним, что Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Но важно не просто правильно оформить, например, приказ, распоряжение или иной документ, а соблюсти процедуру его разработки. Дело в том, что если при подготовке управленческого решения не исследованы все данные, может быть принято неправильное решение, а ответственным может быть назначено лицо, которое не имеет никакого отношения к реализуемому проекту.

Читайте так же:  Медицинская лицензия казахстан

Приведем элементарный пример.

Компания решила начать строительство офисного здания. Но в проекте управленческого решения менеджер, печатая проект распоряжения, ошиблась в стоимостных характеристиках проекта. Затем руководство принимает решение о строительстве нового офиса. Однако в результате оказалось, что данный проект не выгоден компании. Но подобной ошибки можно было бы избежать, если бы специалист, ответственный за оформление документов, перепроверила данные.

Конечно, ответственность за качество подготовки проектов распорядительных документов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают, но ответственность за неправильно принятое управленческое решение может быть распределена солидарно между всеми сотрудниками. Например, сотрудникам могут быть не выплачены премии.

Алгоритм разработки управленческого решения

Итак, предлагаемый алгоритм разработки управленческого решения следующий.

  • Инициирование управленческого решения или обоснованность необходимости издания распорядительного документа.
  • Сбор и анализ информации по вопросу.
  • Подготовка проекта управленческого решения.

(См.пример проекта управленческого решения во вложенных документах).

  • Согласование проекта документа.
  • Доработка проекта распорядительного документа.
  • Принятие решения и (или) утверждение распорядительного документа.

Продолжим ранее рассмотренный пример. На основании принятого решения генеральный директор издает соответствующий приказ.

(См. пример приказа во вложенных документах).

Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений к приказу.

В этом случае принято делать отметку о наличии приложения после такого приказа, как это делается, например, в письме. Сведения о прилагаемых документах принято давать в тексте приказа. Приложения к приказу должно быть подписано его составителем.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:

Для проведения аттестации работников организации

1. Утвердить график проведения аттестации (прилагается).

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в его верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф согласования документа, например («Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76):

Применительно к рассматриваемому примеру в качестве приложений могут выступать, например, проект договора, смета на выполнение соответствующих работ.

  • Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Однако какая-либо стадия принятия управленческого решения может просто отсутствовать. Это возможно, например, в случае когда руководитель единолично принимает какое-то решение, а лицо, ответственное за делопроизводство, оформляет данное решение. Это может быть приказ, распоряжение, меморандум, решение или иное управленческое решение.

При этом следует отметить, что в управленческих решениях недопустимо превышение полномочий руководителем.

Например, указанное выше управленческое решение не может содержать в качестве мер штрафные санкции, лишение заработной платы или увольнение сотрудника.

Рекомендации по оформлению управленческих решений

Для того чтобы правильно оформить управленческое решение, следует определить круг вопросов, входящих в данное решение. Но надо учесть, что если круг вопросов постоянно меняется или принимается множество решений по одному и тому же вопросу, которые не исполняются, решение не будет эффективным.

Поэтому при оформлении решения, при выработке самого решения и при контроле его исполнения нужно вести базу и отслеживать ход исполнения решения.

При составлении управленческого решения необходимо:

  • увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
  • излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности другого толкования;
  • указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
  • обеспечивать юридически правильное написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений;
  • указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением управленческого решения;
  • соблюдать сроки подготовки управленческого решения, установленные руководством организации;
  • указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

В качестве рекомендуемых реквизитов управленческого решения можно назвать следующие:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • отметка о наличии приложения;
  • подпись;
  • гриф согласования документа;
  • визы согласования документа;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В тексте нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение разных терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания.

Управленческое решение должно кратким и четким. Вместе с тем, в управленческом решении должны отсутствовать случаи превышения полномочий.

Так, бухгалтерия не может дать указание юристам, а генеральный директор не может принять решение об увольнении сотрудника при малейшей оплошности.

В то же время важно довести управленческое решение до исполнителей. Ведь если исполнители не знакомы с решением руководства, то и принимать к сведению они ничего не будут.

При этом важно не только принять управленческое решение и ознакомить с ним исполнителей. Некоторые управленческие решения могут породить негативные последствия.

Например, компания открывает обособленное структурное подразделение и принимает соответствующее управленческое решение. Но это решение касается не только самой компании, но и третьих лиц. До 02.09.2010 пунктом 1 ст. 116 НК РФ предусматривалась ответственность за нарушение срока подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе, пунктом 2 ст. 116 НК РФ — ответственность за то же деяние при нарушении срока более чем на 90 дней. С 02.09.2010 ответственность за нарушение срока подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе установлена только пунктом 1 ст. 116 НК РФ. Нарушение сроков подачи заявления влечет взыскание штрафа в размере 10 тыс. рублей.

Поэтому некоторые управленческие решения приводят к негативным последствиям, если они не доведены до третьих лиц. Важно определить круг третьих лиц и сообщить им об управленческом решении.

Стоит помнить и о других негативных последствиях, связанных с неправильным оформлением управленческих решений.

Риски и негативные последствия, связанные с некорректным оформлением управленческих решений

Неправильно оформленные управленческие решения могут повлечь за собой следующие негативные последствия:

  • неясность задачи;
  • невыполнение задачи;
  • отсутствие исполнителей;
  • двойная трактовка поставленных задач.

Как было указано выше, также возможно привлечение к административной ответственности.

Например, при принятии управленческого решения о создании обособленного подразделения и недоведения данной информации до налогового органа на компанию могут быть наложены штрафные санкции.

Случаи привлечения к ответственности возможны и тогда, когда налоговый орган признает, что юридическое лицо или индивидуальный предприниматель не проявили должной осмотрительности при выборе контрагента.

Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.05.2011 по делу № А19-14130/10 суд признал, что индивидуальный предприниматель не проявил должной осмотрительности при выборе контрагента. Оценив в совокупности и взаимосвязи представленные в материалах дела доказательства, суды пришли к обоснованному выводу о том, что эти доказательства не подтверждают реальность существования хозяйственных операций с контрагентами ООО «Сервис+», ООО «Лилия» и ООО «АвтоИнвест». Поэтому для целей проявления должной осмотрительности необходимо провести проверку контрагентов и отразить этот факт в управленческом решении, приобщив к управленческому решению копии документов.

Проверка контрагента может состоять из следующих основных этапов:

Необходимо запросить у контрагента копии учредительных документов, заверенные подписью и печатью контрагента (устав, свидетельство о государственной регистрации, свидетельство о постановке на налоговый учет).

В случае если документы подписываются генеральным директором в соответствии с уставом, целесообразно запросить копию приказа о назначении на должность, если по доверенности — то копию доверенности. При этом необходимо проверить полномочия подписавшего лица.

Если выполнение работ (услуг) подпадает под лицензионные виды деятельности, то следует запросить копию лицензии.

Перепроверить данные о контрагенте (ИНН, юридический адрес, наименование компании) на сайте налоговой службы (www.nalog.ru).

При совершении крупных сделок целесообразно ознакомиться с балансом компании.

Внутри компании к негативным последствиям неправильно оформленных управленческих решений можно отнести вынесение дисциплинарного взыскания.

Например, если вернуться к примеру в отношении ошибки в сумме затрат по строительству, допущенной менеджером, то на данного сотрудника руководство может наложить меры дисциплинарного взыскания. Напомним, что к таким мерам относятся: замечание, выговор и увольнение.

Также к негативным последствиям неправильного оформления управленческих решений относятся судебные споры и признание сделок ничтожными.

В качестве примера можно привести определение ВАС РФ от 22.03.2012 № ВАС-16819/11 по делу № А41-18912/09, в котором признавались недействительными решения генерального директора по внесению в уставной капитал земельных участков. Суд признал ничтожной данную сделку.

Следовательно, можно сказать, что в судебном порядке само управленческое решение было признано ничтожным, то есть не соответствующим правовым нормам.

Управленческое решение может быть признано неправомерным, если данное решение принято неуполномоченными лицами или с нарушением процедуры принятия решения.

Так, в определении ВАС РФ от 24.05.2012 № ВАС-5793/12 по делу № А12-2922/2011 суд признал, что решение о назначении генерального директора принято неправомочным советом директоров, избранным на общем собрании акционеров, проведенном с существенным нарушением ФЗ «Об акционерных обществах». Подобный случай не является единичным. Например, в определении ВАС РФ от 20.04.2012 № ВАС-2013/12 по делу № А41-11344/11 в суде было выяснено, что полномочия членов совета директоров общества в установленном законом порядке не были прекращены, а решение о назначении генеральным директором общества принято неправомочным советом директоров.

Читайте так же:  Как оформить работнику пенсию

Однако, если бы это было выяснено лицами, ответственными за управленческие решения, то судебного спора возможно было бы избежать.

Таким образом, решение, принятое неуполномоченными лицами и с нарушением законодательства, признается неправомочным.

К таким нарушениям относятся:

  • принятие решения неуполномоченными лицами;
  • принятие решения на общем собрании акционеров без уведомления всех акционеров;
  • принятие решения на общем собрании акционеров без кворума;
  • заочное принятие решений.

В заключение следует отметить, что принятие управленческих решений очень важно для целей бизнеса, поскольку без них невозможно ведение бизнеса в принципе. При этом неправильно оформленные управленческие решения, неознакомление с ними заинтересованных лиц может повлечь крайне негативные последствия.

Е.В. Шестакова, канд. юрид. наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

Требования к оформлению управленческих решений

Управленческие решения могут быть оформлены письменно в форме документов, на электронных носителях, либо переданы вербальным путем (например, устные распоряжения).

Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:
а) уровень иерархии, нормативно-методического обеспечения — международное сообщество, страна, регион (республика, край, область), город, село, фирма;
б) правовой статус документа — обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т. п.);
в) содержание документа — технические (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т. п.), экономические (технико-экономические обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес-планы и т.п.), организационные (организационные проекты, устав, организационные структуры, протокол, инструкции и т.п.).

Обязательные атрибуты документов фирмы — цель документа, основание для разработки, место данной цели (задачи, функции и т. п. подсистемы системы менеджмента), основание для разработки, ссылки на научные подходы и принципы, которые должны соблюдаться при решении цели (задачи), потребитель информации, нормы и правила их использования, возможный круг исполнителей, требования к качеству работ, экономии ресурсов, срокам, санкции, источники информации. В методических документах, кроме этих данных, должны быть приведены конкретные методы.

Во всех документах должен быть раздел «Основные положения» и в большинстве — «Информационное обеспечение». Примерное содержание раздела «Основные положения»:
— основание для разработки;
— актуальность (с точки зрения положения дел в мире, стране, на фирме в данной области);
— назначение документа;
— основные термины и определения;
— область применения документа (кому предназначен);
— органы, контролирующие применение документа;
— ответственность за несоблюдение требований документа.

Примерное содержание раздела «Информационное обеспечение»:
— классификация информации, используемой при применении документа;
— требования к информации;
— источники получения информации;
— технология и технические средства получения (сбора), обработки, передачи, накопления и использования информации.

Документы предлагается оценивать по следующим критериям качества:
1) комплексность документа, т.е. рассмотрение в нем технических, экологических, эргономических, экономических, правовых, организационных и других вопросов в их взаимосвязи, целенаправленность документа;
2) степень соответствия документа (объекта) международным требованиям по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и др. вопросам;
3) степень использования мировых достижений и гармонизации, интегрированности документа с мировыми системами;
4) количество примененных при разработке документа научных подходов (системный, маркетинговый, воспроизводственный, функциональный и др.);
5) количество примененных при разработке документа современных методов (функционально-стоимостный анализ, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе;
6) экономическая обоснованность управленческих решений;
7) повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения;
8) степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике;
9) имидж организаций — разработчиков документа и квалификация его разработчиков;
10) органы, согласовавшие и утвердившие документ;
11) степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

Документы, отвечающие перечисленным критериям (требованиям) качества, будут конкурентоспособными на внутреннем и внешнем рынках. Качество документа является основным условием обеспечения конкурентоспособности товаров, фирм, страны.

Одним из условий качественного оформления управленческого решения в соответствующем документе является обеспечение высокого качества межотраслевой документации, оформленной в виде государственных стандартов Российской федерации. В настоящее время действуют более 20 систем документов:
Государственная система стандартизации (ГСС);
Единая система конструкторской документации (ЕСКД);
Единая система технологической документации (ЕСТД);
Единая система технологической подготовки производства (ЕСТПП);
Единая система обеспечения единства измерений (ГСН);
Система стандартов безопасности труда (ССБТ);
Разработка и постановка продукции на производство (СРПП);
Государственная система «Надежность в технике»
Системы качества (СК);
Система сертификации и др.

При разработке этих систем были учтены требования международных стандартов и рекомендаций ИСО (Международной организации по стандартизации), МЭК (Международной электротехнической комиссии) и др. организаций.

Требования к оформлению управленческих решений

Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты общего бланка и код формы документа. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной плотности.

Бланки документов допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

  • • общий бланк – используется для изготовления любых документов, кроме письма;
  • • бланк письма;
  • • бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Требования к оформлению управленческих решений;

Управленческие решения могут быть оформлены тремя основными спосо­бами:

· на электронных носителях;

· письменно в форме документов.

Существуют две трактовки понятия «документ»:

· юридически оформленная бумага с содержащейся в ней достоверной на 100 % информацией;

· любая информация, зафиксированная на любом носителе (бумаге, плен­ке, диске и т.д.) с неизвестной степенью достоверности.

Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:

· уровень иерархии нормативно-методического обеспечения — междуна­родное сообщество, страна, регион, город, село, фирма;

· правовой статус документа — обязательные к исполнению (законы, стан­дарты, указы, постановления и т.д.) и рекомендательные (инструкции, методи­ки, советы и т.д.);

· содержание документа — технические, экономические, организационные. Основные правила оформления документов регламентируются в ГОСТЕ Р6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обязательные атрибуты документов формы:

· основание для разработки;

· место данной цели (задачи, функции и т.д.);

· ссылки на научные разработки и принципы, которые должны соблюдать­ся при достижении цели;

· нормы и правила их (документов) использования;

· возможный круг исполнителей;

· требование к качеству работ, экономии ресурсов, сроки;

Во всех документах должен быть раздел «Основные положения» и во мно­гих документах — «Информационное обеспечение».

Документы оцениваются по следующим критериям качества:

· комплексность документа, то есть рассмотрение в нем различных аспек­тов в их взаимосвязи, целесообразности документа;

· степень соответствия документа международным требованиям по эко­логичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и другим вопросам;

· степень использования мировых достижений и гармонизации, интегри-рованности документа с мировыми системами;

Читайте так же:  Учебные пособия в нижнем новгороде

· количество примененных при разработке документа научных подходов (системный, маркетинговый, функциональный и др.);

· количество примененных при разработке документа современных мето­дов (моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти ме­тоды рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе;

· экономическая обоснованность управленческих решений;

· повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения;

· степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике;

· имидж организации — разработчиков документа и квалификации его разработчиков;

· органы, согласовавшие и утвердившие документ;

· степень соблюдения стандартов на оформление документа, однознач-
ность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

В заключение необходимо отметить, что для успешной реализации принимаемых решений организация должна иметь механизм их осуществления, основными задачами которого являются: разработка программы реализации, руководство реализацией, контроль исполнения, оценка результатов. Разработка и реализация решений, обеспечивающих всегда высокую эффективность, очень трудная задача даже для опытных руководителей. Не всегда эффект от реализации управленческого решения соответствует ожидаемому, но, несмотря на это, должно быть постоянное стремление к максимизации этого эффекта.

Контрольные вопросы:

1. Понятие управленческого взаимодействия.

2. Основные сферы управленческого взаимодействия в структуре управленческой деятельности.

3. Определение понятия «коммуникации в организации».

4. Определите структуру процесса коммуникаций.

5. Дайте характеристику основным элементам процесса коммуникации (отправитель, сообщение, канал, получатель).

6. Назовите виды коммуникаций.

7. Каково влияние коммуникаций на эффективность управленческой деятельности?

8. Место управленческого решения в деятельности руководителя.

9. Классификация управленческих решений.

10. Характеристика основных этапов принятия управленческого решения.

11. Возможные ошибки руководителя при принятии управленческого решения.

12. Возможные негативные последствия принятия управленческих решений.

13. Для чего нужна оценка эффективности управленческих решений?

14. Назовите виды эффективности управленческих решений. В чем они выражаются?

15. В чем суть качественной и количественной оценки эффективности управленческих решений?

16. Чем вызваны трудности оценки эффективности управленческих решений?

Глава 4. Руководитель и коллектив. Стили управления.

4.1. Коллектив и рабочие группы, базовые характеристики.

4.2.Понятие власти. Формальная и реальная власть. Формы власти.

Требования к оформлению решений

Управленческое решение как творческое, волевое действие субъекта руководства на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы, а также анализа информации о ее функционировании. Основные требования, выдвигаемые к их оформлению.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Сибирская государственная геодезическая академия» ФГБОУ ВПО «СГГА»

Кафедра экономики и менеджмента

По дисциплине: Управленческие решения

На тему: «Требования к оформлению решений»

Выполнила: студентка гр. ЭМ-41

Проверила: Грицкевич О.В.

  • Введение
  • 1. Сущность управленческих решений
  • 2. Требования к оформлению решений
  • Заключение
  • Список использованных источников

Разработка управленческих решений является одним из наиболее важных управленческих процессов. От эффективности управленческих решений во многом зависит успех дела, а подчас и само существование фирмы. Поэтому очень важно — принимать грамотные, экономически обоснованные управленческие решения.

Успешное функционирование предприятий в подверженной трансформации экономической среде может обеспечить только тот руководитель, который оперативно следит за переменами, используя актуальную и полную информацию, владеет методологией выработки оптимальных управленческих решений и умеет доводить их до реализации. Это определяет важность овладения будущими руководителями теоретическими знаниями и навыками разработки управленческих решений.

Деятельность любой организации может быть представлена как непрерывный цикл по разработке, принятию и реализации решений. Разработка, принятие и реализация управленческих решений основаны на теоретических и методических положениях отечественных и зарубежных ученых, а также накопленном и систематизированном практическом опыте.

Процесс разработки и принятия управленческих решений начинается с определения целей. Цели должны быть реальными, четко сформулированными, измеримыми и увязанными со всеми остальными целями деятельности предприятия. Огромное значение имеет сбор и анализ информации, необходимой для принятия эффективного управленческого решения. Особенно это важной сейчас, когда руководителям приходится принимать решения в условиях все возрастающей неопределенности, вызванной обострением конкурентной борьбы, динамичным, ускоренным изменением социально-экономических условий, лавинообразным нарастанием объема информации, с учетом которой приходится принимать решения.

Разработка решений для руководителей включена в их функциональные обязанности, в рамках которых они имеют набор прав и ответственности. В последнее время большое внимание уделяется социальной и экологической ответственности руководителя за результаты принятого им управленческого решения перед своими подчиненными и обществом в целом. Управленческое решение должно поддерживать общемировую стратегию устойчивого развития общества. Кроме того, решения должны учитывать постоянные изменения параметров внешней среды и поэтому требуется постоянное регулирование деятельности организации со стороны руководителя. Оно достигается за счет разработки и реализации многообразных решений, от качества и оперативности которых зависит эффективность деятельности организации.

Также необходимо грамотно оформить решение. Управленческие решения могут быть оформлены письменно в форме документов, на электронных носителях, либо переданы вербальным путем (например, устные распоряжения). Основные правила оформления документов регламентируются в ГОСТЕ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Целью данной работы является рассмотрение требований к принятию решений.

Тема достаточно актуальна, так как каждое принятое решение необходимо оформить. Не следует забывать, что при составлении и оформлении документов используют набор реквизитов.

управленческий решение оформление

Решение называется управленческим, если оно разрабатывается и реализуется для социальной системы и направлено на:

— управление управленческой деятельностью;

-управление человеческими ресурсами (производительность, активизация знаний, умений, навыков);

— управление производственной и обслуживающей деятельностью;

-формирование системы управления компании (методология, механизм);

— управление внутренними и внешними коммуникациями.

Управленческое решение (УР) — это творческое, волевое действие субъекта управления на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации о ее функционировании, состоящее в выборе цели, программы и способов деятельности коллектива по разрешению проблемы или изменению цели.

Термин «управленческое решение» трактуется как процесс и как явление.

Экономическая сущность УР проявляется в том, что на подготовку и реализацию любого УР требуются финансовые, материальные и другие затраты.

Организационная сущность УР состоит в том, что к этой работе привлекается персонал компании.

Социальная сущность УР заложена в механизме управления персоналом, который включает рычаги воздействия на человека для согласования их деятельности в коллективе.

Правовая сущность УР заключается в точном соблюдении законодательных актов РФ и ее международных обязательств, уставных и других документов самой компании.

Технологическая сущность УР предполагает возможность обеспечения персонала необходимыми техническими, информационными средствами и ресурсами для подготовки и реализации УР.

Таким образом, управленческое решение — это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели системы менеджмента.

Существует несколько точек зрения на место процесса РПУР в управлении организацией:

— связующее звено, важную часть для выполнения всех других функций управления (планирование, организация, мотивация, контроль). В рамках каждой управленческой функции принимаются определенные решения, вытекающие из содержания этой функции;

— управление есть совокупность циклических действий по разработке и принятию управленческих решений.

2. Требования к оформлению решений

Управленческие решения могут быть оформлены тремя основными

— на электронных носителях;

— письменно в форме документов.

Существуют две трактовки понятия «документ»:

— юридически оформленная бумага с содержащейся в ней достоверной на 100% информацией;

— любая информация, зафиксированная на любом носителе (бумаге, пленке, диске и т. д.) с неизвестной степенью достоверности.

Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:

а) уровень иерархии, нормативно-методического обеспечения — международное сообщество, страна, регион (республика, край, область), город, село, фирма;

б) правовой статус документа — обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т.п.);

в) содержание документа — технические (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т.п.), экономические (технико-экономические обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес-планы и т.п.), организационные (организационные проекты, устав, организационные структуры, протокол, инструкции и т.п.).

Основные правила оформления документов регламентируются в ГОСТЕ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обязательные атрибуты документов фирмы — цель документа, основание для разработки, место данной цели (задачи, функции и т. п. подсистемы системы менеджмента), основание для разработки, ссылки на научные подходы и принципы, которые должны соблюдаться при решении цели (задачи), потребитель информации, нормы и правила их использования, возможный круг исполнителей, требования к качеству работ, экономии ресурсов, срокам, санкции, источники информации. В методических документах, кроме этих данных, должны быть приведены конкретные методы.

При составлении и оформлении документов используют набор реквизитов (табл.1)