Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура дел утверждается в организации в целях обеспечения упорядоченного хранения архивной документации на предприятии. Номенклатура дел позволяет грамотно вести учет хранимых документов однотипного характера – приказы, акты, трудовые книжки, личные карты сотрудников и т.д.

В связи с этим на предприятии издается приказ об утверждении номенклатуры дел, в котором прописываются правила и порядок учета документов.

Сроки хранения у разных типов документов различные, устанавливаются приказом Минкультуры от 25.08.10, а также приказом Главарихива от 15.08.1988. Чтобы не запутаться в этих сроках и местах хранения бумаг, следует классифицировать документы по срокам, а также датам. Кроме того, нужно обеспечить условия, при которых четко будет понятно, когда какой документ может быть утилизирован в связи с истечением срока хранения.

В приказе, издаваемом руководителем, закрепляется метод организации номенклатуры дел, а также назначаются ответственные лиц за донесение информации до заинтересованных лиц, среди которых, прежде всего, должны значиться руководители структурных подразделений.

Формирование номенклатуры дел организуется в свободном порядке для всех организаций, за исключением бюджетных, для которых данная процедура строго регламентируется.

Как составить приказ об утверждении номенклатуры дел

Прежде, чем готовить утверждающее распоряжение, следует подготовить проект номенклатуры. Далее данный проект визируется ответственными сотрудниками, участвующими в его подготовке. После информация доносится до экспертной комиссии, после согласования с которой уже формируется проект приказа об утверждении. В некоторых случаях отдельные этапы данной процедуры пропускаются, но утверждающий процесс посредством приказа обязателен.

Типовой формы для данной цели не разработано, а потому распоряжение каждая организация, желающая внедрить номенклатуру дел, готовит документ самостоятельно.

На типовой бланке фирмы указывают регистрационный номер, дату издания и место составления распорядительной бумаги. Приказ может быть озаглавлен кратко, отражая суть распорядительной части, например, «об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».

После заголовка пишется повод для формирования документа – организация должного уровня хранения дел и документов, обеспечение своевременного исполнения бумаг.

В основной распорядительной части перечисляют следующие распоряжения:

  1. Утвердить номенклатуру дел организации с конкретной даты, например, с 01 января 2017 или 2018 года. На самом деле дата может быть любой, необязательно каждый год заново готовить проект и утверждать его. Если изменения в существующую номенклатуру не вносятся, то дополнительных приказом создавать не нужно;
  2. Руководителям подразделений обеспечить сбор и сохранность документов в соответствии с утвержденной номенклатурой;
  3. Назначить ответственного сотрудника, который доведет до сведения руководителей подразделений данной информации.

Уверждает приказ руководитель. По данному факту ставится подпись директора под текстом распоряжения. Далее собираются подписи руководителей подразделений и ответственных лиц. Каждый указанный сотрудник ставит подпись в специально отведенном месте, указывая также расшифровку своей подписи и дату.

Приказ следует зарегистрировать в журнале для распорядительной документации по основной деятельности.

Образец оформления

Приказ об утверждении номенклатуры дел образец – скачать.

Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец (2018)

Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец его может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье.

Для чего нужен приказ о номенклатуре дел

В соответствии с п. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков. Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:

  • перечень типовых документов, введенный в оборот приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:

  • классификацию документов по срокам хранения;
  • эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.

Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.

Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Посредством него юридически закрепляется:

  • собственно номенклатура дел фирмы (перечень категорий документов, используемых на предприятии);
  • обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.

Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.

Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях

Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:

  • правила, утвержденные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива);
  • письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 № 711/28-16 (его действие распространяется на ДОУ);
  • письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 (устанавливает правила для школ).

Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.

Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах

В соответствии с п. 3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:

  • оформления на общем бланке;
  • визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;
  • одобрения экспертной комиссии;
  • согласования с экспертно-проверочной комиссией;
  • утверждения руководителем фирмы.

Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах. В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8).

Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.

Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы.

Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.

Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях:

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Зачем она нужна?

Согласно п.3.4 «Основных Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения.

Применяя ее, можно решить несколько важных задач, касаемо текущих бумаг:

  • их классификацию и учет;
  • облегчение поиска;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системную подготовку к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Для кого обязательна

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять ее. Прежде всего, это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
Читайте так же:  Компенсация расходов по военной ипотеке

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Тем не менее, желательно. Она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании.

Виды номенклатуры

Она бывает трех видов:

  • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую номенклатуры).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заво­димых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях составляется для каждого структурного подразделения своя, которые в дальнейшем объединяют­ся.

Порядок формирования и утверждения

Впервые ее нужно разработать в начале деятельности предприятия. В конце каждого года она пересматривается (при необходимости) и применяется в уточненном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов).

Разработку обычно поручают подразделению предприятия или кадровику. При необходимости, можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течении деятельности.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  • разрабатывается подразделением организации;
  • подписывается начальником подразделения,
  • утверждается приказом руководителя предприятия.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830).

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г., в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс дела.
  2. Наименование дела – это название вносимого дела.
  3. Количество единиц хранения – измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню – указание на то, сколько времени следует хранить дело, с ссылкой на нормативный акт, которым этот самый срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  • временному, до 10 лет;
  • временному, от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

  • основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558.
  • сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182.

В случае, если вы не нашли нужную информацию в представленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров:

  • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  • второй – применяют в работе;
  • третий – является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
  • четвертый – после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Зачем она нужна?

Согласно п.3.4 «Основных Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения.

Применяя ее, можно решить несколько важных задач, касаемо текущих бумаг:

  • их классификацию и учет;
  • облегчение поиска;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системную подготовку к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Для кого обязательна

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять ее. Прежде всего, это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Тем не менее, желательно. Она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании.

Виды номенклатуры

Она бывает трех видов:

  • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую номенклатуры).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заво­димых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях составляется для каждого структурного подразделения своя, которые в дальнейшем объединяют­ся.

Порядок формирования и утверждения

Впервые ее нужно разработать в начале деятельности предприятия. В конце каждого года она пересматривается (при необходимости) и применяется в уточненном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов).

Разработку обычно поручают подразделению предприятия или кадровику. При необходимости, можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течении деятельности.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  • разрабатывается подразделением организации;
  • подписывается начальником подразделения,
  • утверждается приказом руководителя предприятия.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830).

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г., в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс дела.
  2. Наименование дела – это название вносимого дела.
  3. Количество единиц хранения – измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню – указание на то, сколько времени следует хранить дело, с ссылкой на нормативный акт, которым этот самый срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  • временному, до 10 лет;
  • временному, от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

  • основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558.
  • сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182.

В случае, если вы не нашли нужную информацию в представленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров:

  • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  • второй – применяют в работе;
  • третий – является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
  • четвертый – после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Зачем она нужна?

Согласно п.3.4 «Основных Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения.

Читайте так же:  Пошлина после развода

Применяя ее, можно решить несколько важных задач, касаемо текущих бумаг:

  • их классификацию и учет;
  • облегчение поиска;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системную подготовку к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Для кого обязательна

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять ее. Прежде всего, это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Тем не менее, желательно. Она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании.

Виды номенклатуры

Она бывает трех видов:

  • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую номенклатуры).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заво­димых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях составляется для каждого структурного подразделения своя, которые в дальнейшем объединяют­ся.

Порядок формирования и утверждения

Впервые ее нужно разработать в начале деятельности предприятия. В конце каждого года она пересматривается (при необходимости) и применяется в уточненном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов).

Разработку обычно поручают подразделению предприятия или кадровику. При необходимости, можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течении деятельности.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  • разрабатывается подразделением организации;
  • подписывается начальником подразделения,
  • утверждается приказом руководителя предприятия.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830).

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г., в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс дела.
  2. Наименование дела – это название вносимого дела.
  3. Количество единиц хранения – измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню – указание на то, сколько времени следует хранить дело, с ссылкой на нормативный акт, которым этот самый срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  • временному, до 10 лет;
  • временному, от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

  • основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558.
  • сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182.

В случае, если вы не нашли нужную информацию в представленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров:

  • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  • второй – применяют в работе;
  • третий – является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
  • четвертый – после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Процедура утверждения номенклатуры дел в организации

Работа каждого предприятия подразумевает большое количество разнообразных бумаг, которые со временем требуют классификации для оптимизации поиска и использования или архивного хранения.

Схемы упорядочивания документации могут быть как примитивными (хранение документов в подписанных вручную сегрегаторах), так и многоуровневые (оборудование архивов и разработка специальной кодировки). В любом случае, принятый порядок должен быть утвержден в приказе руководителя о номенклатуре дел в организации.

Что такое номенклатура дел в организации и зачем она нужна?

Номенклатура для современного делопроизводства — это реестр дел, создаваемый в организации в определенном порядке. Он содержит полную картину ведения документооборота подразделениями, отделами предприятия, сроки хранения деловых бумаг.

Реестр систематизирует документальный фонд, определяет порядок классификации документов в дела, их название. Организует систему учета, способствует быстрому поиску локальных актов и иных деловых бумаг, обеспечивает их сохранность.

Для предприятия перечень документации является основным классификационным справочником, с помощью которого, создается схема распределения бумаг, согласно присвоенным индексам. На основе индексов формируются номера для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, локальных, распорядительных, кадровых и прочих внутренних актов. Номенклатура является базой для разработки других классификаторов.

В практике делопроизводства реестр играет роль учетного документа. Куда по итогам года вносится число папок, заведенных по конкретному направлению деятельности фирмы в текущем году. Это облегчает подготовку материалов к сдаче в архив.

Таким образом, разработка номенклатурного регламента способствует:

  • учету дел на предприятии в целом и в подразделениях в частности;
  • систематизации деловых бумаг разного уровня;
  • процессу индексации отдельных документов и папок;
  • составлению описей для архивов разного уровня.

Виды номенклатуры

  • типовую — нормативный документ, включает реестр дел и документальное оснащение организаций одного типа;
  • примерную — носит рекомендательный характер, разработана для однотипных предприятий. Включает приблизительный состав дел и их индексов;
  • индивидуальную – самостоятельный локальный акт организации. Документ этого типа формирует сама организация, но сроки хранения, вносятся согласно примерной или типовой номенклатур. Наименование разделов, редактируются с учетом специфики предприятия.

Порядок утверждения

Порядок ведения номенклатурного перечня в новом году формируется в октябре текущего года. В этот период руководители отделов пересматривают списки дел подразделений. Проекты реестров для подразделений, согласовываются с ответственным работником архива предприятия, подписываются руководителями отделов и непосредственными исполнителями.

Служба делопроизводства на основании составленных подразделениями реестров, составляет сводный перечень и оформляет в проект распоряжения согласно установленной форме. Для вступления в силу бумаге необходимо пройти процедуру утверждения, содержание которой зависит от типа организации.

В бюджетных учреждениях

В бюджетных учреждениях реестр дел составляется на основании нормативных актов (типовой номенклатуры), рекомендованной министерствами и ведомствами.

Пунктам 3.2.5.3 и 3.2.5.5 приказа Главархива № 33 от 25.05.1988 г. определяется процедура утверждения номенклатурного регламента. Согласно ему, перечень, составленный в учреждении, обязательно согласуется в экспертной комиссии муниципального архива один раз в 5 лет. Если в учреждении в течение пятилетнего срока не происходит глобальных изменений, реорганизаций, изменений статуса т.п., ежегодное согласование не обязательно.

На основании писем Минобразования РФ в организациях данного уровня для утверждения номенклатуры издается приказ за подписью директора.

В госструктурах

Утверждение номенклатуры документооборота осуществляется следующим образом:

  • оформление документа на бланке организации;
  • получение визы сотрудника, ответственного за ведение архива;
  • рассмотрение экспертной комиссией предприятия, с последующим составлением протокола;
  • получение визы экспертно-проверочной комиссии архива;
  • утверждение руководством предприятия.

В государственных структурах перечень дел утверждается руководителем посредством подписания стандартизированной формы. Иногда пользуются ведомственными шаблонами, обязательными к использованию всеми структурными подразделениями.

Читайте так же:  Где можно оформить визу в канаду

В частных компаниях

В частных компаниях порядок оформления перечня документов и их индексации сохраняет ту же последовательность, что и в госструктурах. За исключением этапа рассмотрения в экспертной комиссии предприятия. Регламент утверждается распоряжением руководителя.

Процедура по утверждению номенклатуры в частных фирмах и коммерческих предприятиях значительно упрощается, если:

  • компания не сдает документы на длительное хранение в архивные организации;
  • доля государственного капитала в компании составляет менее 50%.

В этом случае номенклатурный регламент не требует согласования с экспертной комиссией фирмы и экспертно-проверочной комиссией муниципального архива. Разработанный порядок классификации утверждается простым приказом руководителя.

Как составить приказ?

Распоряжение об утверждении номенклатуры дел, разработанное и подписанное по всем требованиям, придает ей статус действующего документа, локального нормативного акта компании.

Ввиду отсутствия стандартизированной формы приказа, организациям разрешается составлять его произвольно, но придерживаться рекомендаций инструкции по делопроизводству.

В соответствии с рекомендациями по оформлению документов предприятия, в качестве бланка приказа допустимо использовать любой из предлагаемых вариантов:

  • продольный – с центрованным расположением реквизитов;
  • угловой с расположением реквизитов по центру;
  • угловой с фланговым расположением.

В распоряжение утверждающего типа включатся следующие реквизиты:

  1. Название (наименование) организации.
  2. Далее располагается слово «ПРИКАЗ».
  3. Слева выставляется дата составления. В этой же строке справа проставляется номер приказа.
  4. Место издания (название города).
  5. На следующем этапе формулируется констатирующая часть, которая указывает причины, цели, задачи издания приказа.
  6. Ниже констатирующей части слева находится слово «ПРИКАЗЫВАЮ», под ним идет распорядительная часть приказа, где прописываются необходимые действия, сроки исполнения, ответственные.
  7. Первым располагается пункт об утверждении номенклатуры дел. Второй пункт вменяет в обязанность руководителям для работы отделов использовать новый утвержденный реестр и способ индексации.
  8. Третий определяет, кто должен передать выписки из разделов номенклатуры, и куда.
  9. В последнем пункте назначается ответственный за исполнение приказа.
  10. В конце печатаются реквизиты подписи руководителя, список лиц для ознакомления с приказом.
  11. Приказ заверяется собственноручной подписью руководителя, круглая печать ставится только на копиях.

Обязательность утверждения и ответственность за ее отсутствие или неправильное применение

Утверждение номенклатуры дел вводит ее в ранг действующих, способствует обеспечению соответствующего хранения, содержания актуальных и архивных документов. Без официального приказа использовать ее нецелесообразно, а в некоторых случаях может привести к путанице и недействительности документов. Отсутствие реестра дел или ее не правильное применение влечет за собой несоблюдение норм хранения и уничтожения документов.

Статья 27 закона об архивном деле №125-ФЗ предусматривает следующие виды ответственности: гражданско-правовую, административную, уголовную.

При наступлении гражданско-правовой ответственности, лицо, нарушившее порядок архивного хранения, может быть наказано штрафом или выплатой неустойки.

По административному кодексу, ст.13.20, лицо, нарушившее установленный порядок хранения и уничтожения документов подвергается штрафу. За нарушения средней тяжести – от 300 до 500 рублей, за серьезные нарушения — от 2000 до 3000 рублей.

За непредставление, утрату первичной налоговой документации юридические и физические лица несут ответственность в соответствии с главой 16 НК РФ:

  • за непредоставление документов в течение одного налогового периода штраф — 10 тыс. рублей, свыше одного периода — 30 тыс. рублей;
  • за их утрату, повлекшую уменьшение базы налогов штраф — 20% суммы неоплаченных налогов, но не меньше 40 тыс. рублей.

За уничтоженные, поврежденные, сокрытые (ст. 325 УК РФ), не представленные в налоговую инспекцию (ст. 199 УК РФ) официальные документы наступает уголовная ответственность. Мера наказания определяется тяжестью содеянного. Виновные несут следующие наказания:

  • штрафы от 100 тыс. рублей;
  • исправительные, принудительные работы;
  • лишение свободы до 2-х лет.

Ответственности за нарушения правил хранения документов подлежат юридические и должностные лица.

О правилах делопроизводства в коммерческих и муниципальных организациях рассказывает автор сюжета ниже.

Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел — образец

Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства. Законодатель к форме и содержанию такого приказа требований не предъявляет, его разработка ведется по инициативе работодателя. О том, как составить приказ о номенклатуре дел, расскажем в статье далее.

Для чего необходим приказ, которым утверждается номенклатура дел?

Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установил обязанность организаций, госорганов и ИП обеспечивать сохранность документов, в том числе тех, которые касаются личного состава, в пределах сроков, установленных соответствующим нормативным актом. Например, для акционерных обществ таким актом является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, которым утверждается Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Для того чтобы выполнить это требование законодателя, организации должны прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, назначить ответственных лиц, уточнить классификацию документов в соответствии со сроками их хранения и т. д.

Начинать организацию системы номенклатуры дел лучше всего с издания приказа руководителя предприятия. Приказ, которому присваивается номер в соответствии с разработанной в организации системой нумерации приказов по общей деятельности, должен быть заверен подписью уполномоченного лица и гербовой печатью. Хранится документ, как правило, на предприятии.

ДЛЯ СПРАВКИ: в соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура утверждается на календарный год. Это означает, что приказ, утверждающий ее, должен быть издан в конце года, предшествующего тому, на который она принимается.

Составление приказа об утверждении номенклатуры дел

Приказ, как правило, печатается на фирменном бланке организации, в котором указываются название предприятия, его ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса. Если бланка нет, вышеуказанную информацию размещают в середине верхней части листа.

Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия. Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».

Следующий шаг — составление преамбулы приказа. Ее можно сформулировать по-разному, например:

  • «Во исполнение положений пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»…»;
  • «С целью оптимизации и обеспечения сохранности документов ООО «Весенний день»…»;
  • «Для обеспечения правильного формирования и учета дел…» и т. д.

Главное, отразить в преамбуле смысл издания приказа. Так как он утверждает номенклатуру дел на предприятии, текст преамбулы должен извещать именно об этом. Нами представлены примерные варианты, которые могут быть использованы при составлении приказа.

Далее пишется слово «Приказываю» и идет основной текст приказа, который лучше начинать с пункта об утверждении номенклатуры дел. Как правило, это формулировка типа «утвердить номенклатуру дел ООО «Весенний день» на 2017 год и ввести ее в действие с 01.10.2016».

Следующий пункт — вменение в обязанности начальникам структурных подразделений организации использовать в своей деятельности утвержденную номенклатуру.

Последний пункт раздела — назначение лица, ответственного за исполнением приказа.

ДЛЯ СПРАВКИ: если ранее действовал приказ об утверждении номенклатуры на предыдущий календарный год, его необходимо отменить новым приказом, добавив пункт вида «Признать утратившим силу приказ ООО «Весенний день» от 01.10.2015 № 186 «Об утверждении номенклатуры дел на 2016 год»».

Завершает процесс издания приказа простановка подписи руководителя предприятия с подтверждением гербовой печатью организации. Образец приказа об утверждении номенклатуры дел вы можете найти на нашем сайте.