Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Пошаговая инструкция и сроки хранения документа

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Что такое журнал регистрации служебных записок?

Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.

Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.

Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.

Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.

Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.

Ведение журнала учёта служебных записок позволяет:

  • быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
  • оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
  • по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
  • пресечь регистрацию задним числом;
  • подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определённый день конкретным специалистом.

Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов даёт журналов.

Ответственные лица

Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Оформление книги учета

Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне.

Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.

В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.

Где она хранится?

Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.

В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:

  1. данные следует свести в таблицу;
  2. каждая новая строка несёт информацию только об одной конкретной записке;
  3. каждому документу присваивается свой уникальный номер;
  4. нумерация порядковая;
  5. форма имеет годовую периодичность.

Рекомендованные реквизиты шапки:

  • индекс;
  • дата регистрации;
  • адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
  • краткое содержание;
  • примечание.

Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.

Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:

  1. номер документа (указывается отдельно от номера записи);
  2. кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
  3. дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
  4. кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
  5. отметка об исполнении.

Пример документа на фото ниже:

Он обязан иметь твёрдую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Клеевой переплёт, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.

Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.

Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.

Инструкция по заполнению

Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки. В их основе лежит деление документа на чёткие структурные части.

Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.

Общие рекомендации, постулаты, требования:

  • уместно угловое расположение нумерации страниц;
  • указывайте номера в верхней части листов;
  • применяйте шрифт Times New Roman;
  • 14 размер считается оптимальным;
  • дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
  • отметка об окончании – число, когда журнал был заполнен – ставится на обложке (правый нижний угол);
  • название учреждения должно быть центрировано;
  • наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
  • нумерацию страниц начинайте со второй.

В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и её расшифровка.

Пример:

В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.

На картинке пример записей:

Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учёта регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.

Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчётливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учёта способна привести к упрощению системы.

Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Пошаговая инструкция и сроки хранения документа

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Что такое журнал регистрации служебных записок?

Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.

Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.

Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.

Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.

Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.

Ведение журнала учёта служебных записок позволяет:

  • быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
  • оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
  • по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
  • пресечь регистрацию задним числом;
  • подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определённый день конкретным специалистом.

Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов даёт журналов.

Ответственные лица

Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Оформление книги учета

Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне.

Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.

В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.

Где она хранится?

Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.

Читайте так же:  Какая зарплата адвоката

В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:

  1. данные следует свести в таблицу;
  2. каждая новая строка несёт информацию только об одной конкретной записке;
  3. каждому документу присваивается свой уникальный номер;
  4. нумерация порядковая;
  5. форма имеет годовую периодичность.

Рекомендованные реквизиты шапки:

  • индекс;
  • дата регистрации;
  • адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
  • краткое содержание;
  • примечание.

Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.

Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:

  1. номер документа (указывается отдельно от номера записи);
  2. кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
  3. дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
  4. кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
  5. отметка об исполнении.

Пример документа на фото ниже:

Он обязан иметь твёрдую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Клеевой переплёт, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.

Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.

Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.

Инструкция по заполнению

Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки. В их основе лежит деление документа на чёткие структурные части.

Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.

Общие рекомендации, постулаты, требования:

  • уместно угловое расположение нумерации страниц;
  • указывайте номера в верхней части листов;
  • применяйте шрифт Times New Roman;
  • 14 размер считается оптимальным;
  • дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
  • отметка об окончании – число, когда журнал был заполнен – ставится на обложке (правый нижний угол);
  • название учреждения должно быть центрировано;
  • наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
  • нумерацию страниц начинайте со второй.

В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и её расшифровка.

Пример:

В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.

На картинке пример записей:

Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учёта регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.

Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчётливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учёта способна привести к упрощению системы.

Журнал регистрации записок, представлений

Основание для составления журнала регистрации служебных записок и представлений

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению.

По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).

Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

  • по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
  • все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
  • из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации служебных документов

Журнал не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

  • порядковый номер и дата записки или представления;
  • должность и фамилия вносящего запись;
  • краткое содержание записки или представления.

Журнал обычно ведется кадровым работником, но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Образец журнала регистрации служебных записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

Журнал регистрации служебных записок

48 гр./кв.м — тонкая недорогая бумага слегка сероватого или древесного оттенка. Используется для печати газет или аналогичной продукции. Имеет малую плотность и соответственно не высокую износостойкость. Преимуществом такой бумаги является низкая цена.

65 гр./кв.м — выбеленная бумага. Широко используется при печати книг, журналов и т.д.

80 гр./кв.м — выбеленная бумага. Используется для печати книг, журналов и т.д. Используется в бытовых принтерах. Прочность такой бумаги значительно выше предыдущих двух типов бумаги. Из такой бумаги рекомендуется заказывать журналы, для производств (пыль, грязь), пищеблоков (мокрые руки) и т.д.

48 гр./кв.м (газетная)
65 гр./кв.м (офсетная белая)
80 гр./кв.м (офсетная белая)

Пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью: ?

Вы получаете печатную продукцию пронумерованной, прошнурованной и подготовленной для скрепления печатью в соответствии с действующими нормативными документами:

Стоимость работ по прошнуровке и скреплению составляет 45 руб.

Нумерация страниц начинается с титульного листа до последней страницы журнала. Номера страниц расположены в нижних углах журнала.

Отверстия для прошивки ?

Блок журнала пробивается двумя отвертиями диаметром 6 мм, которые расположенны на расстоянии 80 мм друг от друга, со стороны корешка по среденине журнала.

Прошнуровать страницы и скрепить печатью ?

Прошнуровка журнала осуществляется специальной лавсановой нитью, продетой через отверстия дырокола. Закрепляется картонной вставкой и наклейкой для печати.

Название журнала полностью переносится методом тиснения на обложку в основном используется золотая фольга (но также имеется в наличии серебрянная,синяя, красная ). Можно произвести тиснение: название организации , логотип, любые комбинациии букв, цифр и рисунков.

Стоимость работ по тиснению составляет 80 руб.


Обложка переплета изготавливается из плотной бумаги плотностью 160 г/м2, по Вашему желанию обложку можно заламинировать.

После того, как обложка готова и блок отпечатан, происходит их скрепление на скрепку, а если в блоке больше 60 страниц, то скрепление осуществляется на термоклеевой машине.

Мягкий переплет из-за простоты исполнения и доступной цены является наиболее популярным и одним из самых доступных видов переплета.

Цвет обложки: белая

Читайте так же:  Какая должна быть пенсия при стаже 25 лет

Ламинировать обложку: ?
Ламинирование — это покрытие полиграфической продукции пленкой. Ламинация позволит надолго сохранить привлекательный внешний вид полиграфической продукции и надежно защитит ее от загрязнения и механических повреждений. Мы выполняем односторонную и двухстороннюю ламинацию до формата А1 на специальных устройствах — ламинаторах. Основное назначение горячего ламинирования — защита изображения от различных внешних воздействий, к каковым могут относиться пролитый кофе, всевозможные попытки помять, соскоблить, исцарапать изображение, влажная уборка помещений, дождь, снег. Но опытные пользователи знают и о другом ценном свойстве ламинации: оно может значительно улучшить качество изображения. При использовании глянцевых пленок изображение «проявляется» краски становятся более контрастными и сочными. Благодаря эффекту «проявления» недорогая бумага с ламинированием приобретает вид роскошной фотобумаги.

Твердый переплет — отличается высокими эксплуатационными характеристиками и выглядит наиболее эстетически привлекательным. По Вашему желанию на обложке можно выполнить тиснение.

Мы изготавливаем журналы в двух вариантах твердого переплета 7БЦ — швейное скрепление, и 7Б термоклеевое скрепление.

Разница между этими видами скрепления заключается в том что при швейном скреплении блоки журнала дополнительно прошиваются нитками и наклеивается корешковый материал, что дает переплету дополнительную прочность.

В обложке журнала пробиваются отверстия для прошивки и устанавливаются металлические кольца. Что существенно повышает прочность обложки и устойчивость от протирания нитью, которой прошит журнал.

Стоимость работ по установке люверсов составляет 60 руб.



Цвет обложки: бумвинил синий

Бумвинил1

Журналы регистрации документов

У каждого секретаря в процессе работы появляются десятки всевозможных журналов регистрации. Некоторые скрупулезно ведутся из года в год, другие же перестают существовать буквально через пару дней.

Функции журналов регистрации

Фиксирование факта создания/поступления в организацию документа, придание документу, наряду с другими реквизитами, юридической силы.

  1. Упорядочение массива документов, выстраивание их в хронологическом порядке.
  2. Отправная точка контроля: ведь именно от даты регистрации документа отсчитывается срок его исполнения.
  3. Хранение справочной информации о документах.
  4. Наконец, незаменимая функция поиска документов.

Что такое регистрация?

На этот вопрос лучше всего ответит нормативный документ «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом):

3.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

Какие журналы регистрации нужно вести?

Перечислим минимальный набор журналов регистрации документов, действующих в канцелярии организации. Каждый из журналов снабжен универсальной формой. Подчеркнем, что ни в одном из обязательных нормативных актов эти формы не закреплены, а следовательно, организация вправе взять их за основу и расширить (или сократить) исходя из своих потребностей:

  • Журнал учета входящих документов
  • Журнал учета исходящих документов
  • Журнал учета приказов по основной деятельности
  • Журнал учета служебных записок
  • Журнал учета договоров

Перечисленные документы, которые рекомендуется учитывать, образуются в деятельности практически каждой организации, независимо от ее размера, формы собственности и количества работников. С ростом компании и увеличением штата появляются новые основные типы и виды документов, а вслед за ними создаются новые журналы.

Минимальный набор регистрационно-учетных документов для отдела кадров представлен в таблице.

Основные регистрационно-учетные документы для отдела кадров

Вид журнала

Комментарий

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Обязательный документ согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

Обязательный документ в соответствии с приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»

Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Обязательный документ в соответствии с Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»

Журнал регистрации приказов по личному составу

Регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности организации

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Некоторые приказы, имеющие отношение к трудовой деятельности работников, составляются в свободной форме, т.е. фактически – в точности в форме приказа по основной деятельности; от приказов по основной деятельности, регистрируемых в канцелярии, приказы отдела кадров следует отличать с помощью регистрационных индексов

Журнал регистрации трудовых договоров

Хотя трудовое законодательство напрямую не обязывает работодателя регистрировать трудовые договоры с работниками, это придется делать. Так, например, в трудовых отношениях с работниками совершенно невозможно обойтись без даты заключения договора, которую гораздо удобнее «доставать» из электронной таблицы, чем из громоздкой папки, хранящейся в шкафу

Повторимся: в списках выше представлены минимальные «наборы» приказов в службе ДОУ и отделе кадров. Если организация только начинает свою деятельность или секретарь делает первые шаги на рабочем месте, то отталкиваться рекомендуется от этого списка. Довольно быстро станет ясно, учета каких документов не хватает, и постепенно журналов станет больше.

Можно ли зарегистрировать и учесть абсолютно все?

Можно. Только в этом нет необходимости. Внесение записи в любой из журналов занимает время, которого у секретаря, прямо скажем, не много.

Так, автору встречались, например, журнал передачи документов на подпись руководителю и журнал регистрации заявок на канцтовары с графой «Подпись заказчика». Это явные «перегибы на местах»: не нужно присваивать дополнительный номер документам, передаваемым руководителю на подпись, ведь часть из них уже и так учтена, как и не стоит тратить время на погоню за каждым коллегой, которому понадобились карандаш и ластик.

Отсюда следует золотое правило: поводом для заведения журнала регистрации является потребность в отслеживании документа (или предмета, как в случае с печатями). Если каким-либо журналом пользуется исключительно секретарь, и больше никого из работников информация, содержащаяся в записях, не касается, то следует задуматься о нужности этого журнала.

На бумаге или в компьютере?

Большинство организаций уже давно ведут журналы регистрации в электронном виде (хотя встречаются и исключения). Однако есть ряд журналов, которые приходится оформлять в тетрадях и книгах, и консерватизм руководителя и системы здесь ни при чем.

Речь идет о журналах регистрации, предусматривающих собственноручные подписи работников компании. Яркий пример – Журнал учета печатей и штампов. Он полностью ведется от руки.

Читайте так же:  Участие адвоката в арбитражном судопроизводстве контрольная работа

Пример журнала учета печатей и штампов

Наименование печати /штампа

Должность и фамилия лица, у которого находится на хранении / в пользовании печать / штамп

Расписка в получении печати / штампа, дата получения

Отметка о возвращении печати / штампа

Должность, фамилия и подпись лица, принявшего возвращаемую печать / штамп

Отметка об уничтожении (номер акта, дата)

27.09.2015 в связи с поломкой клише

Делопроизводитель Солнцева М.А.

Уничтожен (Акт от 30.10.2015№ 31)

В отделе кадров таким документом является Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, графы которой требуют подписи ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку, а также работника в ее получении.

Хранение журналов регистрации

Все регистрационно-учетные документы (книги, журналы) в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации, независимо от того, представлены они в бумажном, электронном виде или ведутся внутри системы электронного документооборота. Основным нормативным актом, определяющим сроки хранения документов, по-прежнему остается Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558).

В качестве образца приведем фрагмент номенклатуры дел службы ДОУ, содержащий сведения о журналах регистрации.

Пример номенклатуры дел службы ДОУ

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения дела и номер статьи по Перечню

Примечание

уже и так учиать иреквизитами, поиском докуменов. набором в шкафув и рекомендации по работе с ними.ложно. , позволяет фильтро02-18

Журнал регистрации входящих документов

СЭД «Документ», представление «Входящие 2013»

Журнал регистрации исходящих документов

СЭД «Документ», представление «Исходящие 2013»

Книга учета печатей и штампов

Журнал регистрации почтовых отправлений

В конце календарного года журнал регистрации следует «закрыть», независимо от того, является ли он переходящим или нет. С нового года будет либо заведен новый журнал, либо продолжен старый. В обоих случаях нумерация начнется с № 1. «Закрытие» журнала производится путем создания заверительной надписи, которая фиксирует количество сделанных в течение года записей. Например:

Итого: 4890 входящих документов в 2015 году.

Секретарь: Карлова Л.О. Карлова

в случае бумажного журнала или

Итого: 13454 входящих документов в 2015 году

Программы для ведения электронных журналов регистрации

Трудно спорить с тем, что быстрее и легче всего регистрировать основные типы и виды документов в системе электронного документооборота. Для организаций, которые пока не готовы к внедрению подобной системы, ниже приведен небольшой список экономичных решений для создания и ведения регистрационно-учетных документов.

  • Microsoft Excel. Пожалуй, самое распространенное и простое решение, хотя и обладающее минимумом нужных секретарю функций.
  • Microsoft Access. Более сложный вариант по сравнению с предыдущим, но и дающий больше возможностей. В частности – создать единую базу данных документов организации. Кроме того, программа позволяет связывать журналы регистрации между собой, что, в свою очередь, значительно облегчает поиск истории переписки, позволяет фильтровать документы по различным параметрам и т.п.
  • Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Два главных конкурента в сетевом пространстве Рунета предлагают собственные решения, которые мало чем отличаются с точки зрения нужных нам в данный момент функций. Журналы регистрации создаются и работают по принципу журналов в Excel, однако имеют неоспоримое преимущество: возможность настройки удаленного доступа к ним с любого устройства лицам с разными полномочиями.

Мы рассмотрели вопросы, которые рано или поздно начинали волновать, пожалуй, каждого из секретарей: что нужно регистрировать, что нет и как это делается? Практически полная свобода в этом отношении (речь идет о канцелярии, а не об отделе кадров) приводит к тому, что наши коллеги бросаются в крайности – кто-то регистрирует все, что видит, и часто по второму-третьему разу, а кто-то обходится минимальным набором данных и постоянно испытывает трудности с поиском документов. Главный совет, который можно дать секретарю, начинающему работу с документами в организации, – создавать журналы регистрации по мере необходимости, только после того, как встанет проблема учета определенного вида документов. В противном случае может не хватить времени на создание и заполнение действительно важных регистрационно-учетных форм.

Евгения Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий

Уважаемые коллеги, мы выпустили «пустой» журнал — с незаполненными шапками граф.

Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему.

Уважаемые коллеги, мы выпустили «пустой» журнал — с незаполненными шапками граф.

Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему.

Образцы заполнения содержательной части журналов мы приводим ниже:

  • Журнал регистрации справок, выданных работникам
  • Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам
  • Журнал регистрации служебных заданий
  • Журнал регистрации актов
  • Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)
  • Журнал регистрации и учета личных карточек

Журнал «пустой» — с незаполненными шапками граф выпущен в удобном формате (А4, книжный).

Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ).

Бумага белая качественная 80 г. 72 страницы

Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Более 2100 строк для записей. Ширина граф удобная.

Титульная страница «пустого» журнала — с незаполненными шапками граф выглядит следующим образом:

Таким образом, на титульной странице «пустого» журнал — с незаполненными шапками граф самостоятельно заполняется наименование работодателя, а также пишется, что регистрируется/учитывается в журнале. Приведем примеры.

Графа «Начат: «___»_________20___г.» заполняется при открытии журнала. Графа «Окончен: «___»_________20___г.» заполняется при закрытии журнала.

На второй и третьей страницах журнала размещен раздел «Работники, ответственные за ведение журнала».

Остальные страницы журнала содержат пустые графы – по 5 граф на каждой странице. Первая графа немного уже, остальные – одинаковой ширины. Помимо строки-«шапки» на каждой странице 30 строк для заполнения.

Если Вы хотите вести журнал, имеющий мало граф (1-5), то можно делать записи на каждой странице. Если Вы планируете вести журнал, имеющий больше граф (6-10), то можно его вести «на разворот», строки на страницах слева и справа находятся ровно друг напротив друга.

Примеры заполнения содержательной части «пустого» журнал — с незаполненными шапками граф

Пример 1. Журнал регистрации справок, выданных работникам

Пример 2. Журнал регистрации служебных заданий

Пример 3. Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам

Пример 4. Журнал регистрации актов

Пример 5. Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)

Пример 6. Журнал регистрации и учета личных дел

Пример 7. Журнал регистрации и учета личных карточек

«Пустой» журнал — с незаполненными шапками граф пронумеровывается самостоятельно. Кроме того, журнал прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации (или иным полномочным лицом), если это установлено у работодателя на локальном уровне (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). В таком случае на последней странице журнала об этом можно сделать соответствующие записи.