Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Трудовое право и КДП

Трудовое право, кадровое делопроизводство и охрана труда

  • Home
  • /
  • Кадровые документы
  • /
  • Прочее
  • /
  • Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел

Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел

Для чего нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?
Начнем с того, что такое номенклатура дел. Это документ, в котором перечислен состав дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения.
В номенклатуру включают все дела, которые заводят в организации, в т.ч. заявления сотрудников, справки с места работы, книги учета, переписку со сторонними организациями и пр.
Номенклатура на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года и завершается эта работа изданием приказа об утверждении номенклатуры дел.
Так как данный вид приказа не относится к унифицированным и составляется в произвольной форме, предлагаю вам свой образец его оформления.

Читайте так же:  Адвокат валяев алексей васильевич

Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец)

17.12.2016 г. № 14
Москва

Об утверждении номенклатуры дел ООО «Архив» на 2017 год

В целях исполнения требований п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, и организации документооборота,
Приказываю:

1. Утвердить с 01.01.2017 г. номенклатуру дел ООО «Архив».
2. Начальнику отдела по работе с персоналом Кузнецову Т.И. направить в структурные подразделения выписки из разделов номенклатуры для использования в работе
3. Руководителям структурных подразделений обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п. Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа).

Приказ может быть составлен в виде:

  • «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,
  • «ввести в действие номенклатуру дел» – непосредственно сама номенклатура дел утверждается руководителем, в этом случае к приказу по основной деятельности она не прикладывается.

Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПАДАЮЩАЯ КОМЕТА»

(ОАО «Падающая комета»)

ПРИКАЗ

« 25 » июня 2014 г. № 38

Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год

В связи с приказом общества от 30.04.2014 № 26 «Об утверждении структуры и штатного расписания» и изменением функций его отделов п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

2. Общему отделу (Тарарайко О.А.) направить в отделы выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

3. Начальникам отделов оформить обложки дел и обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

4. Признать утратившим силу приказ общества от 25.12.2013 № 163 «Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год».

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.К. Таблеткина.

Директор Д.В. Барабайкин

или другой вариант

В соответствии с п. 12.1 Инструкции по делопроизводству, утвержденной директором общества 12.10.2011, для совершенствования организации работы с документами п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

2. Начальникам отделов обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.И. Непотребко.

Директор У.А. Барабайкин

Вы также можете скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатуру дел допустимо утверждать двумя путями – приказ руководителя либо проставление грифа непосредственно на самой номенклатуре. Приказ составляется в том случае, если есть необходимость администрирования для организации делопроизводства – составление предписаний, установление конкретных сроков, дача разъяснений и пр. Особенно актуально и необходимо это в случае, когда могут возникнуть внеплановые ситуации. К примеру, составление номенклатуры дел заново при изменении ее структуры, которое может произойти в любое время.

Второй способ (проставление грифа) гораздо проще и, если вы уверены в надежности коллег, их исполнительности, осведомленности об основных требованиях делопроизводства, лучше выбрать его.

Существует два варианта формулировки приказа:

  • «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
  • «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА»

Индексируем подразделения организации: как?

Индексы подразделений нужны в разных рабочих ситуациях. Например, при составлении номенклатуры дел в строке «Раздел» указывается код структурного подразделения, который также станет первой частью индексов всех его дел. При внедрении СЭД, когда для каждого отдела заводится специальная папка в системе, также используют его индекс. Наконец, отдел кадров и бухгалтерия в некоторых документах заполняют поле «Код структурного подразделения». В статье мы расскажем, как правильно присваивать индексы структурным подразделениям и филиалам организации.

ГЛАВНОЕ – СОГЛАСОВАННОСТЬ

Казалось бы, придумать коды для подразделений несложно. Но именно в этой простоте и заключается главная проблема индексации. Случается, что одно подразделение, например отдел кадров, индексирует все отделы организации, но не считает нужным информировать об этом коллег из других отделов и руководство.

Читайте так же:  Срок действия медсправки для замены водительского удостоверения

Через некоторое время делопроизводители берутся за составление номенклатуры дел, в результате чего у подразделений оказывается уже по два разных индекса.

А затем ИТ-специалисты составляют большой телефонный справочник внутренних номеров и присваивают всем отделам индексы уже по собственному усмотрению…

Так может продолжаться сколько угодно долго, пока не настанет день, когда окажется, что номеров существует множество, но официального индекса нет ни у одного из подразделений, при этом никто не хочет отказываться от своих разработок.

Таким образом, чтобы не повторять сюжет классической басни про лебедя, щуку и рака, нужно сделать простую вещь: утвердить коды структурных подразделений на уровне решения первого лица, то есть издать соответствующий приказ. А предварительно выяснить, не проводилась ли индексация подразделений ранее.

Как показала описанная ситуация, для этого нужно не только проанализировать изданные распорядительные документы, но и опросить руководителей структурных подразделений.

ЧТО ТАКОЕ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ?

Индекс подразделения организации – как структурного, так и обособленного – это уникальный код, в котором зашифрована информация об этом подразделении.

Состав зашифрованной в коде информации может быть каким угодно. Например:

• порядковый номер подразделения в соответствии с организационной структурой;

• функционал подразделения и др.

Части индексов могут отделяться друг от друга любыми знаками, но наиболее распространены косая черта, дефис и точка. Например:

12 – простой порядковый номер подразделения в соответствии с организационной структурой;

ТД/2 – второе подразделение в технической дирекции;

УП/ОТиЗ – отдел труда и заработной платы в управлении по персоналу;

ДП.V-Сиб – дирекция по продажам в пятом филиале организации по Сибирскому федеральному округу.

ИНДЕКСАЦИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ С ПРОСТОЙ СТРУКТУРОЙ

Первый уровень индексов. Самый простой способ проиндексировать подразделения – присвоить им порядковые номера (01, 02, 03 и т.д.). Таких индексов будет более чем достаточно для номенклатуры дел и заполнения форм документов в кадровом делопроизводстве, а также для сокращенного наименования подразделений во внутренних документах.

Без особой необходимости усложнять их нет смысла.

Этот способ подходит для индексации подразделений организации, имеющей простую структуру, – довольно крупной, но без филиалов (Схема 1).

Из Схемы 1 видно, что генеральному директору напрямую подчинены помощник генерального директора, а также руководители следующих подразделений:

• дирекция по продажам;

• дирекция по экономике и финансам;

• управление по логистике;

Помощник генерального директора руководит канцелярией и архивом – он отвечает за все делопроизводство организации и аккумулирует у себя все организационно-правовые и распорядительные документы, а также часть информационно-справочных документов топ-менеджеров. Поэтому условное подразделение, за которое он отвечает, принято обозначать как «Руководство».

Таким образом, индексы первого уровня будут выглядеть так:

Второй уровень индексов. В ряде случаев на этом индексацию можно завершить. Но если дирекция и управления делятся на отделы (см. Схему 1), индексацию продолжают – вводят индексы второго уровня (Пример 1).

Между частями индекса мы ставим косую черту. Все дополнения к этим обозначениям, например порядковые номера дел по номенклатуре, будут указываться через дефис: 06/02-01.

Буквенный индекс. На наш взгляд, более информативным является другой способ индексации: подразделения первого уровня обозначаются буквами, благодаря чему идентифицируются легче, а отделы второго уровня получают дополнительные числовые обозначения (Пример 2).

ИНДЕКСАЦИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ СО СЛОЖНОЙ СТРУКТУРОЙ

Необходимость составлять сложные индексы для подразделений возникает в случае, если организация имеет сложную структуру, например у нее есть сеть филиалов, или вовсе является холдингом (группой компаний).

«Простыми» индексами здесь не обойтись. Индекс будет состоять как минимум из двух, а скорее всего, трех или четырех частей.

На Схеме 2 показана структура организации с центральным офисом и четырьмя филиалами, каждый из которых имеет по четыре подразделения.

И в этом случае общий принцип индексации остается неизменным: подразделения получают уникальные числовые или буквенные коды.

Если ваша организация имеет разветвленную структуру, используйте буквенные индексы уже на первом уровне индексации – буквы воспринимаются легче, чем числа.

Индексы первого уровня в организации из нашего примера могут выглядеть так:

Разные буквы для подразделений первого уровня исключают повторение индексов. В нашем упрощенном примере не составило труда обозначить четыре филиала разными буквами. Но на практике филиалов может быть и несколько десятков. Однако в любом случае трудности здесь вполне преодолимы.

Индексы второго уровня. Вернемся к нашему примеру и проставим индексы второго уровня, причем начнем с филиалов.

В каждом из них по 4 отдела: отделы продаж, логистики, кадров и административный отдел. Выберем для них числовые обозначения (Пример 3).

Индексация подразделений Центрального офиса.

Что касается индексов для центрального офиса и его подразделений, то кажется логичным пойти по тому же принципу и связать индекс первого уровня ЦО с буквенными индексами второго уровня Р, ДП и др. и получить ЦО-Р и ЦО-ДП. Но здесь нужно остановиться и вспомнить о правилах индексации: соблюдать уникальность и не помещать в индекс ненужной информации.

Обозначение ЦО, равно как и буквенные обозначения подразделений центрального офиса первого уровня в нашей организации, больше не встречается ни в одном из филиалов или подразделений. Поэтому мы оставим ЦО для обозначения центрального офиса, а его подразделения обозначим индексами, состоящими из двух частей.

Читайте так же:  Растаможка в иванове

Мы делаем это, чтобы не помещать в индексы лишней информации: и так понятно, что, например, ДЭиФ существует только в главном офисе организации, не нужно сообщать об этом лишний раз (Пример 4).

ИНДЕКСЫ НА ПРАКТИКЕ

Индексы в номенклатуре дел. Приведем пример обозначения разделов и индексов дел по номенклатуре: очевидно, что индексы дел будут отличаться от стандартных 01/02 и других (Пример 5).

Однако это вполне допустимо, ведь наша цель – создать читаемые, а не формальные индексы, и к документам это относится тоже.

Приказ об индексации подразделений организации. Какой бы способ индексации ни был избран, его нужно закрепить на самом высоком уровне – издать приказ по основной деятельности.

В констатирующую часть приказа принято выносить основание для его издания.

Поскольку индексация подразделений используется во многих процессах, нет необходимости перечислять их все. Лучше обойтись общей формулировкой (Пример 6).

1. Прежде чем индексировать подразделения организации по собственной инициативе, нужно выяснить, не проводилась ли индексация ранее.

2. Индексы должны быть уникальными и не перегруженными лишней информацией.

3. Простейший индекс – числовой (01, 02, 03 и т.д.). Кроме того, индексы могут быть буквенными, а также комбинированными. Буквы в индексах воспринимаются легче, чем числа, и являются более информативными.

4. Любое усложнение индекса должно быть оправдано. Если можно остановиться на простых числовых обозначениях, то лучше так и сделать.

5. Индексы вводятся в обращение приказом по основной деятельности.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Приказ о составлении номенклатуры дел

Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в структурных подразделениях организации. Этот документ составляется в конце каждого календарного года и вводится в действие с начала следующего года.

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел издается руководителем организации и содержит указания по порядку, срокам и лицам, ответственным за разработку номенклатуры дел.

Приказ не является унифицированной формой, он составляется в произвольной форме.

Приказ о составлении номенклатуры дел должен содержать:

  • сроки предоставления проекта номенклатуры дел структурных подразделений (при их наличии) и сводной номенклатуры дел:
  • ФИО и должности лиц, ответственных за разработку;
  • дату предоставления проекта экспертной комиссии архивного учреждения для согласования;
  • ФИО и должность ответственного за исполнение приказа.

Правила подписания и хранения

Приказ заверяется подписью руководителя. С документом дел необходимо ознакомить заинтересованных лиц. Документ является приказом по основной деятельности и регистрируется в журнале приказов по основной деятельности.

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел хранится в организации постоянно в соответствии со ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

После составления номенклатуры она утверждается приказом об утверждении номенклатуры дел.

Можно ли переутвердить существующую номенклатуру дел на следующий год?

Номенклатура дел составляется на календарный год и действует в течение календарного года. Существенной переработке и согласованию с архивным учреждением номенклатура дел подлежит примерно один раз в 5 лет, а также в случае коренного изменения структуры и функций организации.

Если структура и функции организации остаются стабильными, то номенклатура дел на следующий год действительно может быть просто переутверждена. Но в процессе подготовки к утверждению ­номенклатуру дел необходимо:

  • еще раз прочесть, уточнить заголовки дел, внести необходимые редакторские правки, отражающие реальный состав документов дел;
  • в графе «Примечание» следует отметить все переходящие на следующий год дела, форму их представления (особенно электронную, с указанием локализации электронных документов в информационных системах), зафиксировать ответственных за хранение и обеспечение сохранности дел.

И, конечно же, номеклатуру дел необходимо оформить в установленном порядке по утвержденной форме, т.е. не просто перепечатать документ, а:

  • дать ему новый правильный заголовок («На 2015 год»),
  • заново оформить визу архива организации и
  • подпись руководителя службы делопроизводства,
  • этот подготовленный проект номенклатуры дел на следующий год необходимо представить для утверждения первому руководителю организации (единоличному исполнительному органу).

«Лучшие практики» организаций показывают, что утверждать номенклатуру дел необходимо не просто грифом утверждения, а приказом, причем не по основной деятельности, а по административно-организационной (срок хранения – 5 лет при постоянном сроке хранения самой номенклатуры дел), в котором отражаются аспекты управления документами и даются конкретные поручения. Отметим, что автор вопроса явно понимает важность правильных формулировок этого ­распорядительного документа. Показываем его образец в Примере.

«Поручительские» пункты 2 и 3 отражают аспекты управления номенклатурой дел как важным многофункциональным и значимым для ­деятельности организации документом.

«Поручительский» п. 4, который необходимо поставить на контроль (и напоминания о контрольном сроке начинать рассылать в конце декабря 2015 г. и в январе 2016 г.), поможет службе делопроизводства оформить сводную итоговую запись к номенклатуре дел всей организации, которая составляется на базе итоговых записей к номенклатурам дел структурных подразделений. Чтобы не «испугать» структурные подразделения незнакомой им терминологией, вместо «представить итоговые записи о. » можно написать проще «представить сведения о. ».

В приказе можно утвердить и форму представления сведений.

В этом случае форма итоговой записи к номенклатуре дел подразделения, отражающая необходимость ее подписания руководителем подразделения, а не ответственным за делопроизводство сотрудником, может быть оформлена как приложение к данному приказу.

Приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел на следующий год