Отмена командировки — оформление и образец

В работе компаний часто возникают обстоятельства, когда того или иного сотрудника по различным причинам нужно отправить в служебную поездку или перенести на другой период. Обычно вопросы, которые касаются поездки, отзыва или отмены не регламентируются текущими нормативными актами. Но есть обширные условия в законе, согласно которым можно издать приказ об отмене.

Причины отмены командировки

На предприятиях бывают ситуации, когда необходимо отменить поездку работнику в командировку. Причины этому бывают различные:

  • Задача, которую нужно было решить, была осуществлена до отправления;
  • Сотрудник-специалист внезапно заболел, в результате чего поездку нужно было отменить.

О подобных ситуациях необходимо заранее позаботиться, а денежные средства вернуть обратно на счет компании. В отделе бухгалтерии предусматривается также срок возврата подобных денежных средств: как правило, трудящийся должен в течение трех рабочих дней до окончания срока сделать отчет и направить в бухгалтерию компании.

Если служебная записка об отмене поездки была аннулирована, то срок возврата денежных средств нужно предусмотреть в виде условия, которое может быть трактовано в самом приказе. Но учтите некоторые особенности. Если в случае отмены командировки уже были израсходованы денежные средства, билеты на транспортное средство не удалось вернуть обратно, то сотрудник не сможет вернуть их обратно в кассу. Кроме того, он понесет дополнительные убытки. В этих случаях потребуется провозгласить приказ по поводу компенсации сотруднику стоимости билетов, которые не были использованы.

Внимание! Эти расходы, как правило, вносятся в документы для снижения суммы налогообложения по доходу. Однако они должны соответствовать двум условиям:

  • Служебная поездка в другую компанию должна быть связана с получением дополнительного дохода;
  • Причина была представлена в соответствии с подтверждающими документами.

Отмена командировки в связи с болезнью

Оплата больничного не зависит от того, болеет ли сотрудник дома или находится в командировке. В любом случае ему понадобятся средства по временной нетрудоспособности. Первое, что необходимо сделать сотруднику по причине болезни — обратиться к врачу для того, чтобы ему был открыт больничный. Если же издается приказ об отмене служебной поездки в связи с болезнью, в качестве подтверждающего документа служит больничный лист. Его можно получить у лечащего врача.

Отмена командировки из-за погодных условий

Если удалить эти приказы не представляется возможным и они находятся в журнале учета конкретной организации, то нужно сформировать повторный приказ об отмене служебной поездки.

Например, это будет выглядеть так: в результате плохих погодных условий нужно отменить отправление Сидорова с такого-то по такое число.

Также следует отменить приказ о направлении в командировку, включая командировочное удостоверение.

Отмена суточных при командировках в 2018 году

В 2017 году Министерство финансов издало приказ под номером 749, согласно которому термин суточные выплаты в период командировок по Российской Федерации отменяется. Если речь идет о зарубежных маршрутах, то их размер останется прежним. То есть в среднем общий размер будет от 40 до 50 долларов в США каждый день. Все зависит от конкретной принимающей стороны.

Почему было принято подобное решение? Российская Федерация нуждается в дополнительных поступлениях в бюджет. Суточные на данный момент не только снижали поступления от НДФЛ, но и страховые взносы по причине отсутствия налогообложения.

Учет невозвратных билетов при отмене командировки

Если сотрудник купил билеты на самолет и они не подлежат возврату, это создаст определенные проблемы. Он может отказаться воспользоваться услугами перевозчика, при этом уплаченная за поездку плата не будет утверждена. Даже если служебная поездка была отменена, компания может учесть цену невозвратных билетов по причине иных расходов.

При этом, в руках у вас должны быть следующие документы:

  • Приказ о том, что служебная поездка переносится или вовсе не учитывается;
  • Различные документы, которые подтверждают стоимость билетов;
  • Документ, который подтверждает, что вами был куплен билет. Это может быть справка компании перевозчика, дополнительное приложение к билету и тому подобное.

Как оформить отмену командировки сотрудника?

Отмена командировки оформляется так же, как и направление в служебную поездку. Иными словами, если был приказ на служебную поездку, то должен быть дополнительно приказ о том, чтобы ее перенести или не утвердить. После предоставления необходимо оформить отчет по невозвратным тратам. Дополнительно приложите подтверждающие документы о не возврате. Все денежные средства, которые он не успел израсходовать, должны быть возвращены обратно в кассу.

Приказ об отмене командировки

Новости партнеров

Приказ о праве подписи за руководителя территориального органа Федеральной антимонопольной службы на период командировки (образец заполнения)

Авансовый отчет гражданского служащего Федерального агентства по управлению государственным имуществом, вернувшегося из служебной командировки

Вспомогательный расчет расходов на командировки. Форма № 17.1

Журнал выдачи служебных паспортов для выезда в служебные командировки из Российской Федерации государственных гражданских служащих Федеральной службы финансово-бюджетного надзора

Журнал учета служебных паспортов для выезда в служебные командировки из Российской Федерации государственных гражданских служащих Федеральной службы финансово-бюджетного надзора

Журнал учета инструктажа сотрудников центрального аппарата Росфиннадзора, осведомленных в особой важности или совершенно секретных сведениях, выезжающих в служебные командировки за границу

Журнал учета сотрудников органов внутренних дел по Московской области, выезжающих в служебные командировки

Отменить приказ о командировке в связи с посещением другого мероприятия

Бывает, что организация вынуждена отменить либо перенести заранее запланированную командировку на другой срок. Причины могут быть разными: необходимость в командировке отпала (например, вопрос решили по телефону), болезнь командируемого сотрудника и т.д. Следует сразу отметить, что нормативно утвержденных правил по оформлению отмены командировки нет. В связи с этим представляется целесообразным предусмотреть порядок отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например в Положении о направлении в командировку. Учитывая, что направление в командировку производится по распоряжению работодателя, ее отмена должна осуществляться таким же образом. Поэтому, прежде всего работодатель должен издать приказ (распоряжение) об отмене командировки с указанием причин, по которым командировка не состоялась.

Приказ об отмене командировки — образец

Кто должен подписать приказ об отмене командировки Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись. Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е.
те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).

Ссылки на приложения, которые могут быть представлены:

  • документами, на основании которых издается приказ (их копиями);
  • документами, которые аннулируются приказом (их копиями).

Распорядительный акт подписывается директором. Подписи об ознакомлении с приказом ставят:

  • командированный сотрудник;
  • ответственные за исполнение документа.

Скачать образец приказа вы можете на нашем сайте.

Скачать образец Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя. Например, в Положении о командировках.

Приказ об отмене командировки

Оформление приказа об отмене командировки

Кадровые вопросы по командировкам типичны и предполагают стандартный перечень ответов. Один из таких ответов – это грамотное оформление командировочного приказа.

Заполнять такой приказ обязано только уполномоченное вести кадровые дела лицо. Подписывает руководитель или сотрудник, временно заменяющий директора.


Нужен ли Отправка работника в командировку – случай нередкий для большинства предприятий, учреждений или организаций. Именно по этой причине работники кадровых структур обязаны знать все правила оформления подобных перемещений сотрудников.

Как отменить командировку — образец приказа об отмене

Порядок и сроки хранения приказов на командировки Сроки хранения всех документов, касающихся командировок, в том числе приказов на командировки, а также об их продлении или отмене, определены в п. 669 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 и составляют пять лет для командировок по стране и ровно вдвое больше, то есть 10 лет, для заграничных командировок. Вся документация по командировкам должна храниться в архиве пять лет, а по загранкомандировкам — десять лет При организации их хранения компаниям следует ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.8–2013, регламентирующий стандарты делопроизводства и архивного дела.

Читайте так же:  Какие пособия выплачивает соцзащита многодетным семьям

Вкратце — для хранения этих и других документов каждая фирма должна иметь свой архив. Своевременное и правильное оформление документации, связанной с командировками сотрудников, позволит компании избежать многих проблем.

Образец приказа об отмене командировки

Как составить приказ о продлении командировки Необходимость в продлении служебной командировки возникает всякий раз, когда того потребовала производственная необходимость, срок командировки изначально был определён неверно или установить точный срок было невозможно, вследствие чего пришлось обозначить приблизительный. Возникают также ситуации, когда инициатором продления командировки выступает сам командированный сотрудник. Чаще всего это происходит, когда сотрудник заболел и не смог своевременно выполнить всё, что было ему поручено, или не смог вовремя вернуться по независящим от него причинам: не было обратных билетов, случился форс-мажор, послуживший причиной сбоя в работе транспорта (например, был вынуждено изменён график движения поездов из-за железнодорожной аварии с разливом опасных веществ), задержали на сутки и более вылет самолёта по метеоусловиям и т. п.

Приказ на командировку работнику

Это положение может регламентировать:

  • порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
  • порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
  • действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.

Узнать больше о специфике применения Положения о служебных командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец-2017». Важно, чтобы приказ об отмене командировки был обоснованным.
Поэтому его составлению может предшествовать сбор документов, удостоверяющих отсутствие необходимости или возможности отправить работника в поездку.

Как правильно оформить приказ на командировку в 2018 году

Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр. Надо ли указывать в документе причину отказа от командировки Поскольку ключевым условием создания приказа является внесение в него обоснования и основания, указание в нем реальной причины отказа от командировки (она рассматривается как обоснование) становится обязательным. Также в приказ следует внести и основание, т.е. ссылку на пункт закона или внутреннюю бумагу предприятия (служебную записку, акт и т.п.), имеющую прямое отношение к данному распоряжению. Формат приказа Приказ об отмене командировки, как любой другой такой документ можно писать в произвольной форме.


Связано это с тем, что на сегодня унифицированного образца для создания приказа нет.

Оформляем командировки по-новому

В случае необходимости, сведения, взятые из журнала, позволят не только подтвердить факт создания документа, но и без труда найти нужный приказ. Хранение приказа К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению.

В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.

После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).

Реквизиты документа: номер документа по порядку, дата составления приказа, а также место, где он был составлен.
Основания для издания. В данном случае это «Отмена командировки конкретного сотрудника (ФИО)».

Далее следует указать причины, по которым командировка отменяется.

  • Также здесь нужно указать: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, которого ранее собирались отправить в служебную поездку; ФИО сотрудника; город или название муниципального образования, куда он был командирован; реквизиты приказа, по которому была назначена командировка; ФИО и должность сотрудника, который назначается ответственным за исполнение данного приказа; основание (то есть документ), по которому командировка отменяется.
  • В самом конце документа нужно указать должность руководителя предприятия, его подпись и обязательно расшифровку. Далее подпись сотрудника.
    Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией.

    Служебные поездки – не исключение. Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п.

    Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

    Отмена командировки

    Любой сотрудник и работодатель может столкнуться с необходимостью осуществления поездки в другой город или регион по рабочему вопросу. Но особые проблемы могут возникать, если присутствует необходимость отмены поездки или ее переноса на определенный срок в связи с не зависящими от нас причинами. Необходимо основательно разобраться в вопросе того, как правильно и грамотно осуществить процедуру отмены командировки и возврата сотрудника на рабочее место.

    Из данной статьи вы узнаете:

    • может ли потребоваться отмена командировки;
    • каков порядок действий при отмене командировки;
    • какие встречаются примеры служебной записки и приказа об отмене командировки;
    • как правильно вернуть авансовые средства, не используемые из-за отмены командировки.

    Никто не застрахован от возникновения проблемных ситуаций, и даже основательно планируемая поездка может окончиться, так и не начавшись. Именно в таких случаях, если они касаются предстоящего путешествия по осуществлению рабочих вопросов (подписание договоров, налаживание связей со структурными подразделениями в других регионах) необходимо знать, как правильно оформить операцию переноса или полной отмены командировки.

    Порядок действий при отмене командировки

    Следует сразу уточнить, что любые изменения в планах командировки должны подкрепляться отдельным указом или распоряжением начальника, а вводить какие-либо изменения в уже изданный и подписанный документ запрещается.

    Причинами для отмены поездки могут служить:

    Необходимость работника отправиться на больничный

    Данный фактор может возникнуть перед поездкой или, непосредственно, во время осуществления трудовых обязанностей. Во втором случае работника необходимо отозвать из командировки и выписать соответствующий приказ, после чего лицо имеет право отправиться на больничный.

    По личным или семейным обстоятельства

    Законодательством не установлена классификация семейных обстоятельств, по которым сотрудник может быть отозван из командировки. Соответственно, работодателю необходимо отразить данный момент в уставных документах предприятия.

    Из-за плохих погодных условий;

    Данный вопрос так же нуждается в отображении в локальных актах организации.

    Правильным будет следующий порядок отмены командировки:

    • выявление причин отмены поездки и сбор необходимой документации;
    • составление служебной записки с четкой формулировкой и указанием причины;
    • издание и подписание руководителем соответствующего приказа;
    • составление авансового отчета и возврат неиспользованных материальных и финансовых средств (командировочных).

    Для документального подтверждения отменяемой поездки потребуются: приказ, авансовый отчет, служебная записка, документы, которые подтвердят фактическое использование определенной части финансовых средств.

    Примеры служебной записки и приказа об отмене командировки

    Докладная или служебная записка оформляется в соответствующем образце и адресуется непосредственному директору предприятия или ответственному лицу, который составлял документальное обеспечение предстоящей командировки. В документе должна быть отображена причина отмены поездки и цель, для которой она планировалась. Так же, в служебной записке необходимо указать номер приказа и должность сотрудника, которого отозвали из командировки.

    Приказ, как и служебная записка, составляется в произвольной форме, но документ должен включать в себя следующие пункты:

    • непосредственное распоряжение директора фирмы об отмене поездки;
    • должность, фамилию, имя и отчество отзываемого из командировки сотрудника;
    • информацию о назначении ответственного работника, отвечающего за возврат всех материальных средств и оформление авансового отчета;
    • указать основание, служащее отменой поездки.
    Читайте так же:  Запрос на бухгалтерскую отчетность

    Все необходимые документы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приказов и распоряжений. Сверху бланков проставляется регистрационный номер, а в нижнем блоке информации проставляется подписи начальника, ответственного лица и сотрудника, который должен был отправиться в командировку.

    Как правильно вернуть авансовые средства, не используемые из-за отмены командировки?

    Отчетные финансовые средства, выданные сотруднику для проезда и проживания в другом городе или регионе, куда он должен был отправиться в командировку, должны быть возвращены в кассу фирмы не позднее, чем спустя три дня, отсчитываемых с первого дня выхода на работу отозванного сотрудника после процедуры отмены поездки. Основным, подтверждающим возврат денег и материальных ценностей документом, служит авансовый отчет, который необходимо заполнить по форме АО-1.

    Если отзыв сотрудника из командировки прошел не заранее, а во время ее прохождения, то такой работник обязан вернуть исключительно неиспользованные средства – возмещать материальные потери по уже потраченным финансам он не обязан, если командировка сорвалась не из-за действий человека, нарушавшего уставные порядки учреждения.

    Образец приказа на изменение нахождения в командировке

    Но иногда ситуация складывается так, что работник сам вынужден задержаться, по своей инициативе, а чаще – по необходимости. Если его задерживает болезнь, то он обязан предоставить начальнику листок нетрудоспособности. Если же он просто не выполнил поставленные перед ним задачи в срок и нуждается для выполнения в дополнительном времени, то командировка, конечно, увеличивается. Но по возвращении финансовый отдел организации будет иметь все основания для наложения штрафных санкций. Нужно ли согласие сотрудника Для того чтобы отправить в командировку сотрудника (или нескольких), работодатель не обязан заручаться его согласием заранее. Распоряжения руководителя могут устраивать работника или нет, но подчиниться его приказу он обязан, если не хочет лишиться работы. Поэтому приказ об изменении сроков командировки тоже может издаваться без письменного согласия.

    Приказ об изменении сроков командировки

    Общие сведения Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2018 года) можно по ссылке ниже.


    Бланк унифицированной формы Т-9 Основание для издания приказа о направлении работника в командировку Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), а также четко и понятно определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

    Приказ на командировку: как правильно составить – образец и бланк

    В этом случае можно издать приказ о её отмене, а затем — новый на командировку, но уже с другими сроками. Приказ об отмене командировки включает:

    • название компании;
    • номер и дату;
    • наименование документа;
    • распоряжение об отмене командировки;
    • основания для издания приказа — в этом качестве могут использоваться служебная записка руководителя подразделения или заявление самого работника;
    • сведения о командированном работнике;
    • Ф. И. О. и должность руководителя;
    • подпись руководителя;
    • подпись работника об ознакомлении с приказом.

    Если работник успел получить аванс, в приказе стоит отразить необходимость и сроки возврата этих денег в кассу предприятия.
    Составить приказ поможет образец.

    Оформляем командировки по-новому

    На какие моменты обратить особое внимание? После того, как мы познакомились с содержанием приказа, стоит обратиться к важным нюансам документа, а именно: I. Целями поездки в командировку, которые могут быть: 1. Общие:

    • ведение переговоров (по каким-либо спорным вопросам);
    • освоение новых рынков сбыта (товаров, услуг или работ);
    • поиск поставщиков товаров;
    • заключение новых договоров (контрактов);
    • проведение переговоров (например, с контрагентами);
    • участие в симпозиумах;
    • покупка оборудования (сырья) для деятельности организации;
    • получение навыков и новых знаний.
    • обслуживание оборудования в подразделениях организации;
    • проверка деятельности, которую осуществляет структурное подразделение;
    • передача знаний молодым кадровым специалистам.

    Приказ об отмене командировки — образец

    • полное наименование и код ОКПО командирующей организации;
    • сведения о командированном сотруднике:
    • Ф. И. О.;
    • табельный номер;
    • занимаемая должность;
    • структурное подразделение, в котором он работает;
    • цель командировки;
    • пункты назначения, которых может быть один или несколько, если сотрудник едет в областной центр, достаточно названия города, при поездке в райцентр или город областного подчинения желательно указать регион, а в сельскую местность — и район, при командировке за границу указывается страна;
    • срок командировки: датой начала считается день отъезда, окончания — приезда;
    • подписи руководителя организации и командированного сотрудника.

    Если в командировку едут одновременно несколько сотрудников, можно составить как отдельный приказ на каждого, так и один на всех сразу.

    Как правильно оформить приказ на командировку в 2018 году

    Приказ об изменении сроков командировки, образец и бланк которого можно скачать сразу после этого абзаца, издается отдельно и пригодится в случае, когда даты командировки сотрудника смещаются в ту или иную сторону. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа об изменении сроков командировки .docСкачать образец приказа об изменении сроков командировки .doc Сроки командировки могут измениться как по инициативе работодателя, так и ввиду чрезвычайных ситуаций. Не стоит сбрасывать со счетов и обстоятельства, в которые может попасть сотрудник.

    Приказ о командировке

    Порядок подготовки приказа на командировку В действующем законодательстве строгой регламентации этого процесса нет. Всё определяется стандартами делопроизводства конкретной компании, особенностями её организационной структуры и содержанием локального Положения о командировках или его аналога. В крупных компаниях обычно практикуется такая схема:

    1. Приказ разрабатывает служба персонала.
    2. Затем его утверждает руководитель.
    3. После этого подписанный первым лицом приказ передаётся в бухгалтерию, а та на его основании проводит по документам и выдаёт командированному аванс.

    Заниматься разработкой приказа может и бухгалтерия, а в малом бизнесе — порой и сам руководитель. Главное условие — приказ должен быть подписан руководителем организации или замещающим его лицом.

    Если сроки командировки изменились

    • основание для издания – служебная записка;
    • ФИО руководителя и подпись;
    • ФИО лиц, обязанных ознакомиться с документом.

    В тексте приказа должны быть указаны:

    • причины, по которым производится перенос сроков;
    • ФИО командированного сотрудника, должность;
    • новые сроки командировки;
    • если были куплены билеты, оплачена гостиница и др., следует указать порядок их сдачи и компенсации стоимости работнику.

    Образец составления: Приказ о переносе сроков командировки Какими документами сопровождается? Приказ о переносе сроков командировки сопровождается следующей документацией:

    • служебной запиской;
    • документацией о понесенных издержках (купленных билетах, оплаченных номерах в гостинице и др.).

    Кем подписывается? Приказ о переносе служебной поездки подписывает руководитель организации или предприятия.

    Отмена командировки

    Отмена командировки

    Аноним сказал(-а): 05.04.2011 09:00

    образец приказа

    Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 23.08.2010.

    _____________________________________________________
    (наименование работодателя)

    ПРИКАЗ N _______

    г. ______________________ «___»________ ___ г.

    Об отмене командировки
    ______________________________
    (должность и Ф.И.О. работника)

    В связи с _____________________________________________________________
    (указать мотивы отмены командировки)

    1. Отменить командировку ______________________________________________
    (должность, Ф.И.О. работника)
    в ________________________, оформленную приказом от «___»___________ ___ г.
    N __________.
    2. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на
    ______________________________________.
    (указать должность и Ф.И.О.)

    Основание: служебная записка _______________ от «___»___________ ___ г.

    Руководитель _________________ _________________ ________________
    (подпись) (Ф.И.О.)

    С приказом ознакомлены: «___»________ ___ г. ____________ ____________
    (подпись) (Ф.И.О.)

    с формой приказа все понятно, мне необходимо именно

    В связи с __________________________________________________ ___________
    (указать мотивы отмены командировки)

    Правила и порядок оформления приказа о командировке

    Сегодня очень много компаний направляют своих сотрудников в командировки по стране или же заграницу.

    С каждым днем законодательство меняется и меняются некие положения их статей. Поэтому очень многие директора и руководители должны следить за изменениями законодательства, так как знание процедуры подготовки приказа о командировке входит в их непосредственные обязательства, и, в случае ее нарушения, именно они отвечают за свои ошибки.

    Читайте так же:  Постановление пленума вс рф по несовершеннолетним

    Законодательные и и трудовые нормы, регулирующие данный вопрос

    Однако, если работник выполняет свои обязанности в пути или же в разъездах по определённым точкам, к служебным командировкам это не имеет никакого отношения. Все особенности и нормы служебных командировок определяются согласно законам РФ.

    Данный термин регулируется такими ссылками на закон как:

    • ст. 166 ТК РФ,
    • п. 2 Положения, закрепленного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

    О необходимости составления данного документа рассказано в следующем видеосюжете:

    Порядок оформления

    Порядок процедуры оформления командировок можно сгруппировать в такие этапы.

    В первом этапе готовится служебная записка, где указывается цель и надобность направления работника в путь, чтобы исполнить поручение своего руководителя.

    На втором этапе руководитель предприятия выдает некий указ, где он рекомендует своего сотрудника для отправки в служебную командировку. Данный приказ руководителя будет фундаментальным доказательством для последующей оплаты суточных работнику и расчетов налоговых расходов. Согласно п.п. 140.1.7 НК сумма суточных расходов рассчитается соответственно предписанию о поездке и советующим фундаментальным документам. Если данный приказ отсутствует, то суточные не выплачиваются.

    В третьем этапе рассчитывается сумма командировочных, иными словами аванс. Так как руководитель принял решение направить сотрудника в поездку по поручении, то нужно продумать сумму командировочных работника. Как определяется аванс? Работодатель определяет сумму с учетом таких критериев: суточных расходов, расходов на выплату проезда и аренду комнаты или гостиницы. Это довольно просто рассчитать с помощью сметы расходов на командировку.

    В четвертом этапе предусмотрена выдача аванса работнику на командировку. Перед тем как отправить работника в командировку, директор должен обеспечить сотрудника денежными средствам (аванс), которые будут использованы во время командирования. В случае невыдачи работнику аванса, это несет за собой нарушение трудового законодательства, и предвещает административный штраф, размер которого составит от 30 до 100 необлагаемых минимальных доходов.

    Пятый и последний этап предусматривает, что труженик обязуется после окончания командировки предоставить следующие документы:

    • представить отчет об использовании аванса, выданных на командирование или под отчет по форме, утвержденной предписанием ГНАУ от 23.12.2010 г. № 996, необходимо добавить документы (чеки, выписки), которые подтверждают использование средств;
    • возвратить деньги, которые вышли с лимита аванса, если такое предусматривается.

    Совокупность лишних трат денег возвращается тружеником в кассу или переводится на банковский счет нанимателя до или во время предоставления отчетности (п.п. 170.9.2 НК). В случае перечисления денег на поездку на личную банковскую платежную карту работника, такой человек обязуется по прибытию из спецкомандировки предоставить отчет о количестве и направлениях использования аванса, который был выдан ему на поездку. Это необходимо выполнить до окончания 5-го банковского дня, в котором он завершает задачу.

    Для того, чтобы составить приказ о командировке нужно такие основные данные:

    1. Дата оформления приказа, присвоение ему индивидуального номера. Вверху бланка нужно название предприятия и его ОКПО.
    2. Информация о месте направления сотрудника в командировку, личные данные работника (ФИО, структурное подразделение).
    3. Также необходимо указать сроки отъезда и приезда.
    4. Указывается цель командирования, если необходимо, также нужно указать источник получения финансовых средств для командировки.

    Распоряжение директора или генерального директора о направлении работников в командировку имеет срок хранения около 5 лет (командировки на долгий срок за рубеж –10 лет). Учитывается в журнале регистрации командировок.

    Правила оформления

    Оформляет приказом о командировке руководитель. В его приказе обязательно должны присутствовать реквизиты, цель поездки, маршрут следования. Директор или гендиректор предприятия собственно подписывает приказ о командировке своего подчиненного в рукописном варианте и отмечает его в соответствующем журнале регистрации командировок.

    Если рассматривать поездку сотрудника, которая будет соответствовать рассмотренным признакам служебной поездки, то ее необходимо оформить правильным способом, так чтобы оплата труженику и его траты, связанные с данной спецпоездкой, были обоснованы и подкреплены квитанциями. Руководитель вправе один определять количество и формы нужных документов (это зависит от масштаба организации, структуры и других факторов).

    Структура приказа о командировании работника следующая:

    • название организации;
    • название документа (приказ или распоряжение);
    • номер и дата документа;
    • заголовок;
    • табельный номер, ФИО, должность, подразделение командируемого;
    • источник финансирования;
    • место, цель и период командировки;
    • на каком основании совершается командировка;
    • подпись руководителя фирмы и командируемого работника.

    Правила учета и хранения

    Руководителям и директорам настойчиво рекомендуется вести подсчет сотрудников, которые отправляются в служебные командировки из компании, которая командирует работников и прибывают обратно. Порядок учета и форма журнала, выбывающих в служебные поездки работников, подтверждены Указом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8. До тех пор, пока не выдано официальное распоряжение об отмене журналов, лучше следовать правильному их ведению, если в журналах будут обнаружены ошибки и неточности, это может повлечь штраф при проверке инспекции труда.

    Особенности составления для директора/гендиректора

    Нужно учесть некие особенности по оформлению приказа о командировке. К примеру, если в командировку отправляется директор или гендиректор, тогда его работа регулируется пунктами как трудового так и гражданского законодательства.

    При оформлении командировки директора применяются те же формы, что и при направлении в спецпоездки остальных работников, а именно:

    • командировочное удостоверение;
    • указ о направлении работничка в поездку;
    • служебное задание для направления в спецпоездку, а также отчет, который свидетельствует о его выполнении.

    Как указано выше, эти документы подписываются хозяином предприятия. В таком случае у многих граждан возникает вопрос, что при возникновении необходимости в поездке главный руководитель сам себя туда отправляет? Да, это именно так.

    Изменение сроков командировки

    Порядок изменения периода поездки, отзыва из командировки или ее продления может быть установлен в пунктах о поездках, принятом в компании или госучреждении.

    Решение об отзыве работника с командировки оформляется указом руководителя предприятия.

    В случае изменения периода поездки нет необходимости вносить правки в приказ или командировочное удостоверение, однако необходимо будет оформить дополнительные документы. Оплата расходов, которые были совершены за время командирования, производится по факту пребывания в командировании.

    Назначение суточных

    В законодательстве РФ нет ограничений расходов в сутки, которые по решению руководства организации могут быть компенсированы работнику в служебной поездке. Однако в налоговые расходы предприятия вносятся только расходы, не превышающие установленные законодательством РФ (п.п. 140.1.7 НК) нормы.

    Изменении маршрута

    Так же по закону разрешено возмещать денежные средства, которые затраченные на возврат билетов на поезд, самолет и тд. по разрешению директора фирмы, в случае решения об отмене спецкомандировки, отзыве из поездки и по другим уважительным причинам при наличии документа, который подтверждает расходы.

    Некоторые особенности

    Согласно п.1 разд. ІІІ Инструкции №59 поездка за границу осуществляются сообразно с распоряжением директора организации после утверждения поставленной задачи, в которой указана цель поездки, задачи и ожидаемые результаты спецкомандировки, период, условия пребывания за рубежом и сметы расходов. Период поездки определяется руководителем, но он не должен быть больше чем 60 календарных дней.

    Аннулирование приказа о командировке

    В случае отмены приказа о командировке нужно использовать фразу «Признать утратившим силу…». И далее всегда должна следовать ссылка на отменяемый приказ по образцу.

    Также указывается дата отмены приказа. Однако есть частая практика дату не указывать, тогда приказ теряет силу сразу после того, как издается новый.

    Положение о командировках

    При отправлении сотрудников в поездку необходимо оформить всего лишь один документ – распоряжение. Работник по возвращении из служебной поездки обязан предоставить следующий перечень документов, а именно:

    • служебная записка;
    • документы (чеки, выписки), которые подтверждают совершенные работников расходы за время командировки;
    • авансовый отчет.

    Рассмотренные выше правила и нормы могут изменяться, дополняться в зависимости от законодательства РФ, однако всегда стоит четко следовать правилам о командировке во избежание проблем с законом. В 2018 году необходимо руководствоваться актуальным законом Правительства РФ от 13.10.2008 (Положение 749).

    Порядок оформления приказа в программе 1С рассмотрен в данном видеоуроке: