Образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур

Общество с ограниченной ответственностью «ИКС»

29 декабря 2017 г.

О предоставлении права подписи счетов-фактур в 2018 г.

В целях обеспечения своевременного выставления счетов-фактур в адрес контрагентов, руководствуясь п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ,

1. С 8 января 2018 г. предоставить право подписи счетов-фактур, выставляемых ООО «ИКС» на бумажном носителе, за руководителя и главного бухгалтера – старшему бухгалтеру Ларионовой Екатерине Сергеевне.

2. С 8 января 2018 г. предоставить право подписи счетов-фактур, составленных в электронной форме, за руководителя и главного бухгалтера – старшему бухгалтеру Ларионовой Екатерине Сергеевне.

3. Юрисконсульту Малышевой Ольге Петровне обеспечить:

— оформление усиленной квалифицированной электронной подписи старшему бухгалтеру Ларионовой Екатерине Сергеевне;

— оформление и выдачу доверенности на право подписи счетов-фактур лицу, указанному в п. 1 настоящего приказа, сроком действия по 31 декабря 2018 г.

4. Ответственность за организацию своевременного оформления и направления в адрес контрагентов счетов-фактур возложить на главного бухгалтера Макарову Ирину Константиновну.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приказ о праве подписи первичных документов — образец

Приказ о праве подписи первичных документов — образец такого документа может потребоваться при делегировании соответствующих полномочий лицу (лицам), у которых подобное право не возникает в силу их должностных обязанностей. Этот приказ имеет ряд особенностей – рассмотрим их.

Смотрите нашу видеоинструкцию о том, как передать право подписи первичных документов:

Для чего нужен приказ на право подписи

Минфин РФ в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, комментируя положения закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, высказал мнение о том, что руководитель хозяйствующего субъекта обязан утверждать перечни лиц, которые наделены правом подписи первичных учетных документов.

Позиция ведомства основывается на положениях ст. 7 и 9 закона № 402-ФЗ и может рассматриваться как определяющая преемственную норму права относительно той, что была установлена п. 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, действовавшего ранее. В прежнем НПА, регулирующем бухучет, содержалось прямое требование об утверждении руководителем перечня лиц, имеющих право ставить подпись на первичке.

Действующее законодательство не регламентирует то, каким образом соответствующие лица должны приобретать свои полномочия. На практике в российских организациях распространено закрепление данных полномочий посредством издания руководством:

  • приказа на право подписи первички конкретным лицом или перечнем лиц;
  • доверенности на право подписи первички.

Рассмотрим специфику обоих способов передачи прав на подпись первички подробнее.

Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью

Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.

Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.

В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.

Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.

Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.

Где можно скачать приказ на право подписи первичных документов – образец

Загрузить образец приказа на право подписи вы можете на нашем портале.

Приказ на право подписи первичных документов (доверенность) – документ, использование которого обусловлено требованиями законодательства РФ о бухучете. В приказе (как и в доверенности) должны быть отражены данные сотрудника, получившего соответствующие полномочия, образец его подписи, а также перечень документов, которые он вправе подписывать.

Узнать больше о том, как составляются приказы и доверенности на право подписи первичных документов, вы можете в статьях:

Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской «первички»

В прошлый раз мы детально рассмотрели порядок передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации (см. «Как правильно делегировать право подписи гражданско-правовых договоров и кадровых документов»). Сегодня речь пойдет о правилах подписания налоговой отчетности, а также первичных документов и счетов-фактур. В частности, мы ответим на вопросы о том, кому и как можно делегировать право подписи этих документов, и нужно ли уведомлять об этом налоговиков.

Подписание и отправка налоговой отчетности

Общие правила подписания налоговой отчетности установлены в пункте 5 статьи 80 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что декларации и расчеты подписываются налогоплательщиком или его представителем. Тут надо отметить, что налогоплательщик-организация в принципе не может действовать лично. Поэтому от ее лица всегда выступает представитель. Руководитель компании (а в некоторых видах организаций и другие лица) вправе представлять организацию без доверенности — на основании устава или других документов. При этом сведения о лицах, имеющих право действовать от имени организации без доверенности, должны быть внесены в ЕГРЮЛ.

Все остальные лица (в том числе главбух) могут подписывать налоговую отчетность только при наличии доверенности от организации. Доверенность составляется и в том случае, когда право подписывать отчетность за налогоплательщика делегируется другой компании, которая ведет учет. При этом в пункте 3 статьи 29 НК РФ прямо оговаривается, что доверенность на представителя оформляется в соответствии с нормами гражданского законодательства.

Напомним, что при составлении доверенности от имени организации нужно соблюдать следующие правила (ст. 185 — 187 ГК РФ):

  • доверенность оформляется в письменной форме;
  • доверенность подписывается руководителем организации;
  • в доверенности должна быть указана дата ее выдачи;
  • срок действия доверенности может быть любым, но если его прямо не указать в тексте доверенности, то она будет действовать один год с момента выдачи;
  • образец подписи уполномоченного лица не является обязательным реквизитом доверенности;
  • доверенным лицом может быть как другая компания, так и любое физическое лицо, в том числе человек, который не является сотрудником организации.

Как видим, законодательство не требует, чтобы доверенность, выданная организацией, была заверена нотариально. А вот если доверителем является индивидуальный предприниматель, то ему придется обратиться к нотариусу (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.13 № 57, письмо ФНС России от 16.10.13 № ЕД-4-3/[email protected]).

Нужно ли уведомить налоговиков о том, что лицо, подписавшее декларацию (расчет), действовало на основании доверенности? В уже упомянутом пункте 5 статьи 80 НК РФ сказано, что сведения о доверенности, которая дает право подписания налоговой отчетности, вносятся в специальное поле самой декларации. При этом к декларации прилагается копия доверенности (обычная, без отметки о заверении, так как НК РФ этого не требует).

Если налогоплательщик отчитывается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, то копию доверенности на подписание отчетности можно также переслать по ТКС (п. 5 ст. 80 НК РФ). На практике применятся следующий алгоритм.

Представитель сдает в инспекцию копию доверенности от налогоплательщика на право удостоверять полноту и достоверность сведений, указанных в декларации. Документ можно представить как на бумажном носителе, так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в виде скана (правда, этот вариант надо предварительно согласовать с инспектором). В дальнейшем при отправке каждой декларации в ней нужно прикладывать информационное сообщение о доверенности.

Отметим, что в некоторых системах для отправки электронной отчетности сообщение о реквизитах доверенности автоматически прикрепляется к отчету. Так, при сдаче отчетности через «Контур.Экстерн» сообщение о представительстве заполняется один раз и отправляется автоматически вместе с каждой декларацией.

Получение электронных документов из ИФНС

В пункте 3 статьи 80 НК РФ перечислены категории налогоплательщиков, которые обязаны представлять налоговую отчетность только в электронном виде через оператора электронного документооборота (ЭДО). Так, все плательщики НДС должны сдавать декларации (расчеты) по этому налогу исключительно в электронной форме, вне зависимости от масштаба бизнеса и количества сотрудников. Что касается отчетности по другим видам налогов, то ее необходимо представлять в электронном виде по ТКС, если среднесписочная численность работников налогоплательщика превышает 100 человек.

Для названных участников электронного документооборота в Налоговом кодексе установлены дополнительные обязанности (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Так, они должны обеспечить возможность получения от налоговых органов любых документов в электронной форме по ТКС (для этого нужно заключить договор с оператором электронного документооборота и иметь сертификат ключа проверки электронной подписи). Кроме этого вышеуказанные налогоплательщики обязаны направлять инспекторам квитанции о приеме полученных от них документов.

При этом Налоговый кодекс прямо разрешает делегировать названные обязанности уполномоченному лицу. Для этого в инспекцию по месту учета необходимо предоставить не только договор с оператором, но и документы, подтверждающие право представителя получать документы от данного налогового органа. Если же представителем является организация, а налогоплательщиком — физическое лицо, то в общем случае в инспекцию нужно предоставить еще и бумаги, подтверждающие право самого налогоплательщика на получение документов от ИФНС (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). В этом случае именно уполномоченное лицо будет отвечать за прием информации от налоговиков и направление им квитанций.

О том, как оформить доверенность для такого делегирования, статья 23 НК РФ умалчивает. А значит, применяются общие правила составления доверенности, о которых мы говорили выше.

В то же время в пункте 5.1 статьи 23 НК РФ перечислены дополнительные действия по уведомлению инспекторов об уполномоченном лице. Так, копию доверенности на лицо, которому переданы функции по «электронному общению» с налоговиками, нужно передать в налоговый орган в течение трех рабочих дней с момента ее оформления.

А если указанные полномочия делегированы организации (например, обслуживающей бухгалтерии), то дополнительно необходимо сообщить о том, какое именно физическое лицо будет действовать от имени уполномоченной организации (если это физлицо не является ее руководителем). В случае, когда «электронной перепиской» с налоговиками будет заниматься не руководитель, а другой сотрудник уполномоченной организации, помимо прочего потребуется документ, подтверждающий полномочия этого работника (то есть нужно будет оформить еще и доверенность от имени уполномоченной организации на работника этой организации). Копию такой доверенности можно передать в инспекцию лично или через представителя, либо направить в электронной форме через оператора электронного документооборота. В последнем случае документ представляется в виде отсканированной копии (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Читайте так же:  Декларация 3 ндфл 2018 на налоговый вычет

Подписание счетов-фактур

Пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит, что «бумажный» счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации. Но тут же делается оговорка: либо иных уполномоченных лиц. Однако не уточняется, за кого именно уполномоченное лицо может подписывать счета-фактуры — за руководителя или за главного бухгалтера. А значит, уполномоченному лицу можно передать право проставлять в счетах-фактурах обе подписи. Справедливость такого вывода подтвердил Минфин России в письме от 21.10.14 № 03-07-09/53005 (далее — письмо № 03-07-09/53005; см. «Лицо, наделенное правом подписи на основании доверенности, может подписывать счета-фактуры как за главбуха, так и за руководителя»).

Что касается порядка делегирования права подписи счетов-фактур, то пункт 6 статьи 169 НК РФ предлагает два варианта действия на выбор организации: оформление доверенности или составление приказа. Но в любом случае (и в приказе, и в доверенности) нужно указать, за кого именно вправе расписываться уполномоченное лицо — руководителя, главбуха или обоих этих должностных лиц. Доверенность, поскольку не установлено иное, оформляется по общим правилам ГК РФ, о которых мы говорили выше. На основании анализа пункта 6 статьи 169 НК РФ можно сделать вывод, что законодатель фактически разрешает делегировать право подписи счетов-фактур лицам, которые не являются штатными сотрудниками организации. Ведь если бы речь шла только о работниках, то было бы достаточно одного из упомянутых подтверждающих документов — приказа. Тогда как с помощью доверенности можно передать право подписи любому лицу.

Отдельно отметим, что если лицом, уполномоченным подписывать счета-фактуры за руководителя, является главный бухгалтер, то доверенность или приказ составляются на главбуха именно для совершения действий от лица руководителя. При этом подписывать счета-фактуры от своего имени главбух вправе без оформления каких-либо дополнительных документов (письмо № 03-07-09/53005).

Уполномоченное лицо проставляет свою подпись непосредственно в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» счета-фактуры. При этом указываются ФИО именно того лица, которое фактически подписало счет-фактуру. Рядом можно отразить должность лица, подписавшего счет-фактуру, а также реквизиты документа (приказа или доверенности), дающего ему такие права.

Электронный счет-фактура, в отличие от «бумажного», подписывается только одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом по организации или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). То есть делегирование права подписи электронного счета-фактуры происходит по тем же правилам, что и «бумажного»: достаточно приказа, либо соответствующей доверенности. При этом показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» в электронном счете-фактуре не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

В заключение этой главы заметим, что законодательство не обязывает доверителя каким-либо образом уведомлять налоговые органы о факте делегирования полномочий по подписанию счетов-фактур. Равно как и представлять в инспекцию копию соответствующего приказа или доверенности.

Подписание первичных и денежных документов

Правила оформления бухгалтерских документов регламентируются уже не налоговым, а бухгалтерским законодательством. Так, составлению «первички» посвящена статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). В ней сказано, что документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления.

Чуть больше конкретики содержится в пункте 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Эта норма гласит, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Получается, что для предоставления тому или иному лицу права подписи «первички» достаточно включить это лицо в соответствующий перечень, утвержденный приказом или распоряжением руководителя организации. Никаких дополнительных документов (в частности, доверенности) не требуется.

Аналогичным образом решается вопрос с подписанием денежных и расчетных документов — перечень лиц, уполномоченных проставлять свою подпись на таких документах, утверждается руководителем организации. Обычно этот перечень является приложением к учетной политики организации.

Заметим, что на практике подобная простота делегирования права подписи первичных документов может сыграть с организациями злую шутку. Как известно, в настоящее время формы большинства первичных документов можно разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ; см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). Но зачастую организации предпочитают использовать привычные унифицированные формы, утвердив их в качестве применяемых форм первичных учетных документов. При этом совершенно не учитывается, что в унифицированных формах уже имеются специальные поля для проставления подписей уполномоченных лиц. В итоге получается, что право подписи первичного документа приказом по организации предоставлено, например, заведующему складом, а утвержденная для использования в организации форма первичного документа содержит реквизит «Главный бухгалтер, подпись». Соответственно, завскладом заполнить такой документ не сможет.

Поэтому в случае с «первичкой» главное правило — обеспечить корреляцию между формами документов, утвержденными в организации, и перечнем лиц, имеющих право их подписывать. Для этого все реквизиты, связанные с подписью, лучше сделать нейтральными. Например, можно использовать такие фразы: «Подпись уполномоченного лица» либо «Руководитель или иное уполномоченное лицо».

Это, кстати, позволит избежать проблем при подписании тех первичных документов, которые, согласно установленному в организации порядку, требуют обязательного проставления автографа руководителя или главбуха. В случае отсутствия этих лиц на работе (отпуска, болезни и т.п.) достаточно будет оформить приказ или другой распорядительный документ по организации, который позволит, например, главбуху подписывать «первичку» за руководителя, или наоборот.

право подписи на Торг 12 и счет-фактуре

право подписи на Торг 12 и счет-фактуре

И первичку, и счета-фактуры подписывают сотрудники, которые ответственны за совершенную операцию — отгрузили товар, передали имущество и прочее. Просто состав таких работников в том и другом случае может быть разный.

Так, к примеру, в накладной или любом акте от поставщика вы можете увидеть какие угодно подписи: генерального директора или главного бухгалтера, кладовщика, менеджера или иных сотрудников. При этом требования статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ — там названы обязательные реквизиты первички — не будут нарушены.

А вот счета-фактуры по умолчанию всегда визируют генеральный директор и главный бухгалтер компании-продавца. Так определено пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. И лишь при необходимости данный документ, подтверждающий вычет НДС, могут подписать другие уполномоченные сотрудники.

Как же вам убедиться, что документы завизировали работники, которым компания-поставщик действительно предоставила права на это? Прежде подскажем, что генеральный директор может подписывать первичку или счет-фактуру по умолчанию без какого-либо разрешения на то. То есть в отношении такого представителя требовать от поставщика каких-либо пояснений и дополнительных подтверждений не понадобится.

В остальных же случаях, когда на бланке стоит подпись вовсе не генерального директора, лучше всего запрашивать у поставщиков копии документов, подтверждающих полномочия сотрудников. Среди таковых может быть доверенность на право подписывать документы, соответствующий приказ руководителя компании или фрагмент учетной политики.

Более того, документы могут подписывать люди, не состоящие в штате поставщика. Скажем, сторонняя компания, которая ведет бухучет. Никаких запретов на этот счет бухгалтерское и налоговое законодательство не содержат. Главное, чтобы поставщик предоставил вам бумаги, подтверждающие полномочия сотрудников сторонней компании визировать первичку и счета-фактуры.

И вот еще что важно. Вовсе не обязательно, чтобы и на первичке, и на счетах-фактурах были подписи одних и тех же представителей продавца. Такого требования попросту нет в бухгалтерском или налоговом законодательстве. То есть, к примеру, счет-фактуру может завизировать сам генеральный директор лично, а вот в накладной за него может расписаться уже кто-то другой по доверенности. Ошибки тут не будет.

Подпись в счете-фактуре за руководителя и главбуха может поставить главный бухгалтер филиала

Нормами НК РФ и Приложения № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 “О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость” не установлено запрета на подписание счета-фактуры одним лицом, наделенным правом подписи на основании доверенности.
При этом в организации отсутствуют документы (приказ, трудовой договор, доверенность), согласно которым были бы делегированы полномочия главному бухгалтеру на подпись за руководителя организации.
Организация выдала главным бухгалтерам филиалов доверенности на подписание документов, в том числе счетов-фактур. В доверенности не указано, чьими полномочиями (руководителя или главного бухгалтера) по подписанию счетов-фактур наделяется главный бухгалтер филиала.
В доверенности, выданной главному бухгалтеру, указано: организация… “уполномочивает подписывать счета-фактуры”, право подписи за руководителя (за главного бухгалтера организации) счетов-фактур не конкретизировано.
Правомерно ли подписание счета-фактуры за руководителя и за главного бухгалтера одним и тем же лицом (главным бухгалтером) в указанных обстоятельствах?
Правомерно ли принять к вычету “входной” НДС по оформленному таким образом счету-фактуре?
Возможны ли претензии со стороны контролирующих органов?

В соответствии с п. 2 ст. 169 НК РФ счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету при выполнении требований, установленных п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ.

В свою очередь, п. 6 ст. 169 НК РФ установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Согласно п. 8 ст. 169 НК РФ форма счета-фактуры и порядок его заполнения устанавливаются Правительством РФ.

В настоящее время порядок составления счетов-фактур регулируется постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 “О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость” (далее – Постановление № 1137). Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его заполнения установлены Приложением 1 к Постановлению № 1137 (далее – Правила).

Форма счета-фактуры содержит реквизиты (показатели) “Руководитель организации или иное уполномоченное лицо” и “Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо”. Каких-либо специальных положений по заполнению указанных реквизитов Правила не содержат.

Минфин России в письмах от 10.04.2013 № 03-07-09/11863, от 23.04.2012 № 03-07-09/39 разъяснил, что в случае, когда счет-фактура подписывается уполномоченным лицом, подпись соответствующего лица проставляется именно в этих показателях и указываются его фамилия и инициалы.

Читайте так же:  Образец заявления об обеспечении иска на автомобиль

Таким образом, лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом или доверенностью, ставят свою подпись вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации, а после подписи указываются их фамилия и инициалы.

При этом указания должности лиц, подписавших счет-фактуру, и документов, предоставляющих соответствующие полномочия, не требуется.

В то же время в вышеназванных письмах специалисты финансового ведомства отмечают, что нормами НК РФ указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений), в том числе должности уполномоченного лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру, не запрещено. Согласны с Минфином России и представители ФНС России. В письме от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193 указывается, что наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов (сведений), не предусмотренных п.п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ и Постановлением № 1137, не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, предъявленных продавцом покупателю (смотрите также письмо Минфина России от 14.10.2015 № 03-07-09/58937).

В рассматриваемой ситуации главным бухгалтерам филиалов организации выданы доверенности на подписание документов, в том числе счетов-фактур.

Доверенность как письменный документ должна раскрывать содержание полномочия, выданного одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Поэтому обязательными элементами доверенности являются сведения о представляемом, представителе, а также действиях, на которые уполномочивается представитель (ст.ст. 182, 185 ГК РФ).

В рассматриваемой ситуации в доверенностях, выданных главным бухгалтерам филиалов, указано, что они наделяются полномочиями по подписанию счетов-фактур.

Причем в доверенностях не указано, чьими полномочиями наделяется главный бухгалтер филиала – руководителя организации или главного бухгалтера организации.

В письме Минфина России от 21.10.2014 № 03-07-09/53005 специалисты финансового ведомства пояснили, что нормами НК РФ и Правил не установлено запрета на подписание счета-фактуры одним лицом, наделенным правом подписи на основании доверенности как за руководителя, так и за главного бухгалтера организации. Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 18.06.2009 № 3-1-11/425.

В ситуации, описанной в вопросе, в выданных главным бухгалтерам филиалов доверенностях не конкретизированы полномочия на подписание счетов-фактур. Запрета на подписание счетов-фактур за руководителя организации (за главного бухгалтера) в доверенностях не установлено. В связи с этим мы полагаем, что у главных бухгалтеров филиалов на основании рассматриваемых доверенностей имеются права на подписание счетов-фактур как за главного бухгалтера организации, так и за руководителя. Поэтому, на наш взгляд, подписание главным бухгалтером филиала счета-фактуры и за руководителя, и за главного бухгалтера организации является правомерным.

Разъяснений уполномоченных органов и примеров арбитражной практики по схожим ситуациям нам найти не удалось.

Из анализа арбитражной практики следует, что налоговые органы пристально исследуют подписи на счетах-фактурах и полномочия лиц, поставивших эти подписи. В первую очередь претензии налоговых органов связаны с правомерностью принятия к вычету сумм НДС покупателями, так как наличие правильно оформленных счетов-фактур является одним из обязательных условий для принятия к вычету НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Обратите внимание, что глава 21 НК РФ не содержит требований о направлении покупателю документов, подтверждающих полномочия лиц, подписывающих счета-фактуры, в случае, если эти счета-фактуры подписываются лицами, уполномоченными приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. В случае если у налогового органа возникает необходимость получения копии распорядительного документа или доверенности на право подписи уполномоченными лицами счетов-фактур, выставленных контрагентами налогоплательщику-покупателю, то налоговый орган вправе истребовать данные документы по месту учета таких контрагентов в порядке, установленном ст. 93.1 НК РФ (письмо ФНС России от 09.08.2010 № ШС-37-3/8664).

Отсутствие у налогоплательщика документов, подтверждающих полномочия подписантов, не может повлечь для него отрицательных последствий. Для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету достаточно оформленного надлежащим образом счета-фактуры (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 03.06.2009 № КА-А40/4697-09-2, Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 № 09АП-11535/2008, Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09).

По мнению судов, подписание счетов-фактур неуполномоченным лицом само по себе не является основанием для отказа в возмещении НДС, поскольку в соответствии с НК РФ обязанность составления счетов-фактур возлагается на поставщика товаров (работ, услуг). Если не установлены обстоятельства, свидетельствующие о том, что налогоплательщик знал либо должен был знать о предоставлении продавцом недостоверных либо противоречивых сведений, то оснований для вывода о недостоверности либо противоречивости сведений, содержащихся в счетах-фактурах, не имеется, поскольку ответственность налогоплательщика за неправомерные действия его контрагентов налоговым законодательством не установлена (смотрите, например, постановления Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2017 № 20АП-1277/17, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.12.2014 № 19АП-7143/14, от 28.05.2014 № 19АП-3049/13, ФАС Центрального округа от 10.12.2012 № Ф10-4366/12 по делу № А62-8019/2011, от 02.10.2012 № Ф10-3411/12 по делу № А64-7435/2011).

Принимая такие решения, суды ссылаются на правовую позицию ВАС РФ, изложенную в постановлении Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, согласно которой законодательство о налогах и сборах РФ исходит из презумпции добросовестности налогоплательщика и иных участников правоотношений в сфере экономики. В связи с этим предполагается, что действия налогоплательщика, имеющие своим результатом получение налоговой выгоды, в частности налоговых вычетов при исчислении НДС, экономически оправданы, а сведения, содержащиеся в налоговой декларации и бухгалтерской отчетности, достоверны.

Представление налогоплательщиком в налоговый орган всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных НК РФ, в целях получения налоговой выгоды является основанием для ее получения, если налоговым органом не доказано, что сведения, содержащиеся в этих документах, неполны, недостоверны и (или) противоречивы.

Обязанность по составлению счетов-фактур, служащих основанием для применения налогового вычета налогоплательщиком – покупателем товаров (работ, услуг), и отражению в них сведений, определенных ст. 169 НК РФ, возлагается на продавца. Следовательно, при соблюдении контрагентом указанных требований по оформлению необходимых документов оснований для вывода о недостоверности либо противоречивости сведений, содержащихся в упомянутых счетах-фактурах, не имеется, если не установлены обстоятельства, свидетельствующие о том, что налогоплательщик знал либо должен был знать о предоставлении продавцом недостоверных либо противоречивых сведений.

Кроме того, суды при принятии решений руководствуются постановлением Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 “Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды” (далее – Постановление № 53).

В п. 5 Постановления № 53 указано, что о необоснованности налоговой выгоды могут свидетельствовать подтвержденные доказательствами доводы налогового органа о наличии, в частности, следующих обстоятельств:
– невозможность реального осуществления налогоплательщиком указанных операций с учетом времени, места нахождения имущества или объема материальных ресурсов, экономически необходимых для производства товаров, выполнения работ или оказания услуг;
– отсутствие необходимых условий для достижения результатов соответствующей экономической деятельности в силу отсутствия управленческого или технического персонала, основных средств, производственных активов, складских помещений, транспортных средств;
– учет для целей налогообложения только тех хозяйственных операций, которые непосредственно связаны с возникновением налоговой выгоды, если для данного вида деятельности также требуется совершение и учет иных хозяйственных операций;
– совершение операций с товаром, который не производился или не мог быть произведен в объеме, указанном налогоплательщиком в документах бухгалтерского учета.

Факт нарушения контрагентом налогоплательщика своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом.

Налоговая выгода может быть также признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что деятельность налогоплательщика, его взаимозависимых или аффилированных лиц направлена на совершение операций, связанных с налоговой выгодой, преимущественно с контрагентами, не исполняющими своих налоговых обязанностей (п. 10 Постановления № 53).

В п. 2 определения КС РФ от 16.10.2003 № 329-О говорится, что истолкование ст. 57 Конституции РФ в системной связи с другими положениями Конституции РФ не позволяет сделать вывод, что налогоплательщик несет ответственность за действия всех организаций, участвующих в многостадийном процессе уплаты и перечисления налогов в бюджет. Правоприменительные органы не могут истолковывать понятие “добросовестные налогоплательщики” как возлагающее на налогоплательщиков дополнительные обязанности, не предусмотренные законодательством.

Анализ арбитражной практики показывает, что при принятии решений по вопросу правомерности применения вычетов по НДС на основании счетов-фактур, имеющих недостатки, суды в первую очередь исследуют реальность совершенной сделки на основании комплекса представленных документов, опроса свидетелей, заключений экспертов и прочих доказательств, представленных сторонами спора.

Если на основании представленных доказательств устанавливается нереальность совершенной сделки, то и принятие к вычету НДС на основании счетов-фактур, подписанных не уполномоченными на то лицами, признается неправомерным (смотрите, например, постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.12.2016 № 17АП-16861/16).

Таким образом, даже если исходить из того, что выданные главным бухгалтерам филиалов доверенности не наделяют их полномочиями руководителя на подписание счетов-фактур, то только этот факт не может являться основанием для отказа покупателю в вычете сумм налога. Налоговый орган должен будет доказать нереальность совершенной между Вашей организацией и покупателем сделки. При этом свою правоту покупателю с большой долей вероятности придется отставать в суде. По нашему мнению, во избежание подобных рисков организации целесообразно более детально указывать полномочия, которыми наделяются главные бухгалтера филиалов выданными им доверенностями.

В то же время повторимся, что, на наш взгляд, главные бухгалтера филиалов на основании выданных им доверенностей имеют право подписывать счета-фактуры как за главного бухгалтера организации, так и за руководителя.

Изложенная позиция является нашим экспертным мнением. Как будут оценены налоговыми органами имеющиеся в настоящее время полномочия главных бухгалтеров филиалов, предсказать сложно, так как официальных разъяснений на подобные ситуации нет.

Напомним, что организация может воспользоваться правом налогоплательщика и обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту своего учета за персональными письменными разъяснениями по указанному вопросу (пп.пп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ). При возникновении спора наличие персональных письменных разъяснений финансового ведомства или налоговых органов исключает вину лица в совершении налогового правонарушения на основании пп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ.

Ответ подготовил: Вахромова Наталья, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Горностаев Вячеслав, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

Читайте так же:  Договор аренды имущества между физическими лицами

Кто подпишет счет-фактуру?

  • Смольянинова Мария | главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

З ачастую ошибка, допущенная в счете-фактуре поставщиком товаров (работ, услуг), может повлечь для покупателя серьезные финансовые потери: он не сможет принять НДС, указанный в этом документе, к вычету (а его размер, как правило, составляет от 10 до 18%). Если компания нарушает требования законодательства, то ей не избежать конфликтных ситуаций как с налоговыми органами, так и со своими контрагентами, которые будут требовать выставления правильно оформленных счетов-фактур с приложением копий документов, подтверждающих полномочия подписавших их лиц.

Поэтому на практике возникают вопросы:

  • в каких случаях и кому можно передать право подписи счетов-фактур?
  • как правильно оформить такое делегирование?
  • какие есть особенности отражения в счете-фактуре факта его подписания иными (кроме руководителя организации и главного бухгалтера) лицами?

А теперь последовательно ответим на эти и сопутствующие им вопросы.

Кому делегируем право подписи счетов-фактур?

Правила оформления и состав обязательных реквизитов счетов-фактур установлены статьей 169 НК РФ.

счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным ­распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Таким образом, на счете-фактуре по общему правилу должны ­присутствовать две подписи: руководителя организации и главного бухгалтера.

Если главного бухгалтера в принципе не существует?

Иногда небольшие фирмы, в штатном расписании которых отсутствует должность главного бухгалтера, опрометчиво игнорируют реквизит подписи главного бухгалтера. Такой подход неправилен и может привести к спорам с налоговыми органами. Отсутствие какой-либо из двух подписей ­на счете-фактуре влечет его признание недействительным.

На это указывает, например, письмо Минфина России от 29.11.2004 г. № 03-04-11/212, являющееся ответом на частный вопрос налогоплательщика: «В случае отсутствия на счете-фактуре одной из вышеперечисленных подписей, в данном случае – лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, такой счет-фактура признается составленным с нарушением установленного порядка и не может служить основанием для принятия к вычету соответствующих сумм налога ­на добавленную стоимость».

Но арбитражные суды не всегда занимают такую категоричную позицию. Ведь ответственность за организацию бухгалтерского учета ­в организациях несут руководители, которые по своему усмотрению могут:

  • либо ввести в штат должность главного бухгалтера,
  • либо вести бухучет лично (ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Таким образом, законодательство допускает, что в организации вообще может отсутствовать должность бухгалтера.

Если ведение учета возложено на руководителя организации, значит, он сам и должен поставить свою подпись в отведенном для этого месте. Таким образом, закон допускает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и главного бухгалтера. При этом факт возложения обязанностей главного бухгалтера на руководителя должен быть подтвержден соответствующим приказом по организации.

Передаем право подписи своим работникам и «посторонним» лицам

Как уже было отмечено, НК РФ разрешает делегировать право подписи счетов-фактур. При этом круг лиц, которым передается право подписи, законодательно не ограничен. Таким образом, это могут быть:

  • как работники организации,
  • так и сторонние по отношению к компании лица.

Причем из формулировки НК РФ не ясно, может ли таким «иным лицом» 2 быть юридическое лицо. Ведь распространены случаи, когда ведение бухгалтерского учета передается на аутсорсинг другой компании, которая специализируется на предоставлении услуг по бухгалтерскому сопровождению. Но юридическое лицо само по себе не может ничего подписать, личный росчерк всегда ставит конкретный человек. Поэтому в подобных случаях рекомендуем делегировать право подписи этому конкретному ­человеку (работнику сторонней организации).

«Фигаро – здесь, Фигаро – там»

При принятии решения о делегировании права подписи может возникнуть еще один вопрос: можно ли доверить ставить обе подписи ­(и за руководителя организации, и за главного бухгалтера) одному лицу?

Анализ действующего законодательства о налогах и сборах позволяет сделать вывод, что можно. Как мы уже отмечали, НК РФ не содержит никаких ограничений по передаче права подписи счета-фактуры: доверив одному лицу ставить на счете-фактуре сразу обе подписи, организация ничего не нарушит.

Как документировать делегирование права подписи?

Делегирование права подписи счетов-фактур оформляется (на это есть прямое указание в п. 6 ст. 169 НК РФ):

  • либо приказом (иным распорядительным документом) по организации,
  • либо доверенностью от имени организации.

Из оформленных документов должно быть однозначно понятно, что в том или ином периоде на определенных лиц возлагались обязанности подписывать счета-фактуры за руководителя организации и / или за главного бухгалтера.

Приказ или доверенность?

Возникает вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом (иным распорядительным документом по организации), а когда – выдавать доверенность?

НК РФ не содержит ответа на него. Единственное, что указывает законодатель, – это альтернативность документов: достаточно одного из них.

На практике на этот счет существует несколько точек зрения. Приведем основные из них:

  1. Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией.
    Данная точка зрения базируется на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации оформляется ее внутренними документами (приказы, иные распорядительные документы), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.
  2. Приказ оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность.
    При подобной трактовке упор делается на прямое назначение доверенности – подтверждение полномочий перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры) тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать счета-фактуры от имени организации. Во время замещения временно отсутствующего работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник дейст­вует на основании приказа (иного распорядительного ­документа) по организации.

Как видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность оформления данных документов для компании. Правильное документальное оформление делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить следующие основные проблемы:

  • избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и с контр­агентами – не исключена вероятность представления по их требованию документов, подтверждающих полномочия лиц, подписавших счета-фактуры;
  • наряду с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления подписываемых ими счетов-фактур.

Руководство компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах. Доверенностью оформляется только предоставление «права», но не делегирование впрямую соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение. Данные обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) и / или должностную инструкцию 3 работника. Если же право подписи делегируется не работнику организации, тогда соответствующие обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны в тексте гражданско-правового договора (договор возмездного оказания услуг и т.п.).

Может возникнуть ситуация, когда контрагент может возразить, что приказом (иным распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения внутри организации, а на представительство перед «внешними» лицами требуется доверенность. А вот налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

  • в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо такое ­делегирование оформлять доверенностью;
  • при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и / или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права подписи счетов-фактур:
    • приказом (иным распорядительным документом) ­по организации, а также
    • целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и / или должностные инструкции этих лиц;
  • если имеет место делегирование права подписи счетов-фактур «на постоянной основе» работнику вашей организации, то целесообразно оформить:
    • и приказ (иной распорядительный документ) по организации,
    • и доверенность от имени организации, а также
    • отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и / или должностной инструкции 4

Оформляем приказ

Приказ (иной распорядительный документ) должен оформляться соответствующим образом:

  • как правило, на бланке организации (при использовании в документо­обороте утвержденных бланков) и
  • за подписью руководителя организации (лица, его замещающего либо действующего на основании учредительных документов).

Данный документ является организационно-распорядительным и оформлять его лучше с соблюдением положений ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования ­к оформлению документов».

Текст такого документа можно составлять в произвольной форме. Мы же порекомендуем обязательно отразить в нем:

  • наименование должности 5 руководителя организации и /или главного бухгалтера, право подписи которых на счетах-фактурах делегируется иному(ым) работнику(ам) организации;
  • наименование должности и Ф.И.О. работника(ов), на которого(ых) возлагается подписание счетов-фактур, соответственно, за руководителя организации и / или главного бухгалтера;
  • срок, на который делегируется право подписи (если принято решение о делегировании права подписи на определенный срок);
  • фиксация факта ознакомления и согласия с приказом работника(ов), на которого(ых) возложено право подписи счетов-фактур.

Как оговаривалось выше, в таком приказе (ином распорядительном документе) можно закрепить соответствующие обязанности ­и ответственность работников, на которых возлагается подписание счетов-фактур.

Издавать отдельный приказ по организации, посвященный только делегированию права подписи счетов-фактур, не обязательно. Конечно, вы можете включить подобное указание в «общий» приказ, которым ­установлено распределение полномочий и предоставление права подписи по разным направлениям деятельности (производство, реализация, финансы, юридическое направление, бухгалтерская отчетность и т.п.).

Но оформление делегирования права подписи счетов-фактур отдельным распорядительным документом гораздо удобнее, поскольку его копии нужно будет предоставлять по требованию и налоговых органов, и многочисленных контрагентов. А вашей организации не всегда выгодно будет показывать им распределение иных полномочий между сотрудниками.

А теперь приведем образцы приказов, которыми вы сможете воспользоваться при оформлении делегирования права подписи счетов-фактур:

  • на время исполнения обязанностей отсутствующего руководителя организации (см. Пример 1);
  • за руководителя организации и главного бухгалтера «на постоянной основе» (см. Пример 2);
  • нескольким работникам, которые могут подписывать счета-фактуры за руководителя организации и главного бухгалтера (см. Пример 3).