Требования к дубликату документа

1.1.3. Понятия «экземпляр», «подлинник», «копия», «юридическая сила» электронного документа

Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) [37]. ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) [37] аналоговые документы по виду оформления различаются как:

подлинник — первый или единичный экземпляр документа;

дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

копия — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;

выписка — копия части документа, оформленная в установленном порядке.

В статье 9 проекта Федерального закона «Об электронном документе» [21] устанавливается: «Все экземпляры ЭлД, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона»[1].

Статья 11 проекта Федерального закона «Об электронной торговле» [19] гласит: «Все экземпляры ЭлД, подписанные при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП), … являются подлинниками. Электронный документ не может иметь копий в электронном виде. …Копии ЭлД могут быть изготовлены (распечатаны) на бумажном носителе… ».

В статье 9 закона «Об электронном документе» Республики Беларусь [33], в статье 7 закона «Об электронном документе» Туркменистана [36] утверждается: — «Оригинал ЭлД существует только на машинном носителе. Все экземпляры ЭлД, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу». В законах ничего не говорится об электронных копиях ЭлД, но явно допускается существование бумажных копий.

Комментарий. Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникают вопросы: что же такое подлинник? Все «экземпляры», или «первый или единичный экземпляр»? Отличаются ли между собой «подлинник» и «оригинал»? Являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или .arj) идентичными? Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого?

Разработчики законов не дают определений понятий «экземпляр ЭлД», «подлинник ЭлД», «идентичные ЭлД», так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях зафиксировано в явном виде существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала. Не будем говорить, что по определению оригинал единственен и не может существовать в нескольких экземплярах. Важнее практические аспекты.

Например, действующие законы Республики Беларусь и Туркменистана предоставляют неограниченные возможности для обогащения. В соответствии с ними платежное поручение, записанное (для надежности) на нескольких дискетах или переданное несколько раз, дает формальное право на соответствующее число выплат. Действительно, если экземпляры идентичны, то имеют одинаковую юридическую силу. Раз первый по времени экземпляр поручения дает право на перечисление денег, то отказ для вновь поступившего, точно такого же, и имеющего такую же юридическую силу, противозаконен. Если бы закон выполнялся, то последствия очевидны.

Существование нескольких оригиналов электронной ведомости на выдачу зарплаты предполагает, что по каждой можно получить деньги, а признание оригиналом только одной означает, что в случае неудачной записи файла по другой (копии!? но ведь они неразличимы!) нельзя ничего получить. Использование традиционной терминологии аналоговой среды применительно к электронному документу эквивалентно «очеловечиванию» машины и ведет к неустранимым парадоксам.

Операция копирования органически присуща электронной среде, более того, в определенном смысле это абсолютно точная операция, так что конкретизация копии — крайне сложная техническая задача. В огромном числе ситуаций, особенно в финансовой и коммерческой сфере, применяются документы однократного действия, например, то же самое платежное поручение. Здесь обязано выполняться требование единственности оригинала (подлинника) документа. В этих случаях невозможно соблюдать закон — считать каждый экземпляр подлинником. Необходимо нарушать закон, принятый на государственном уровне и подписанный Президентом страны.

В ст. 12 проекта Федерального закона «Об электронной торговле» [19] предписывается, что при сохранении (очевидно, в базах данных) «…ЭлД должны сохранять формат, в котором они были сформированы, переданы или получены». Чтобы не противоречить предыдущей статье 11 этого же законопроекта, запрещающей электронные копии ЭлД, остается предположить, что хранятся только подлинники документов. Законодатель не определяет понятия «формат ЭлД», так что приходится ступить на зыбкую тропу догадок.

Если «формат» подразумевает техническую реализацию ЭлД, то проект закона запрещает даже стандартные операции переформатирования файла, например, архивирование файла, и, наоборот, требует хранения массы избыточной «технологической информации». Достаточно напомнить, сколько раз меняется формат ЭлД при его «формировании, передаче, получении». Даже если допустить, что под «форматом» понимается визуальное отображение ЭлД, т. е. некоторый аналоговый документ, то и здесь хотя бы масштаб картинки выбирается произвольно.

Если же «формат» означает отсутствие дополнительных надписей на подлиннике, то закон запрещает любую модификацию ЭлД-оригинала, характеризующую его исполнение. Это в аналоговом документе любая надпись может рассматриваться как виза на оригинале и неразрывно связана с ним. В электронной среде любое изменение или дополнение ЭлД кардинально его меняет. Для ЭлД однократного действия, где оригинал необходимо должен «погашаться», чтобы исключить его повторное использование, и в таком виде храниться для отчетности, выполнение требований закона «Об электронной торговле» означает невозможность электронной торговли.

Цитированные законы и проекты явно или неявно не допускают наличие электронных копий ЭлД, но зато прямо говорят о возможности бумажных копий. Если понимать под «копией» приведенное выше определение ОКУД [37], то возникает естественный вопрос: какие «внешние признаки ЭлД или часть их, воспроизводит» бумажная копия ЭлД? Тем более странным выглядит предписание, что «электронный документ не может иметь копий в электронном виде». Тем самым предписывается хранить в составе ЭлД цифровую подпись автора на момент архивирования: документ с иной удостоверяющей подписью — это копия. А ведь согласно закону ЭлД «не может иметь» электронных копий! Придется забыть об архивировании ЭлД, даже если не обращать внимания на «внешние признаки» ЭлД и считать, что электронная копия полностью воспроизводит информацию подлинного документа.

В электронных финансовых документах значительный объем занимает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Если это, например, платежный документ, содержащий несколько ЭЦП, то их объем может превышать 90% общего объема ЭлД. Подобные документы должны храниться длительное время. ЭЦП одного и того же юридического или физического лица неизбежно должна измениться за несколько лет, хотя бы в силу прогресса в криптографии. Поэтому ЭЦП регистрируется на определенный период, после которого аннулируется, теряет свою практическую значимость, и может быть заменена на новую.

При запросе хранимого ЭлД из архива документ должен заверяться действующей в данный момент подписью владельца архива, не имеющей прямого отношения к автору документа. Архиватор должен гарантировать, что этот документ действительно был несколько лет назад подписан автором, чью ЭЦП, ныне аннулированную, архиватор обязан проверить в момент архивирования. Если следовать положениям цитированных законов, то надо на порядок увеличивать объем архивов, время поиска и передачи, и т. д. И все это для того, чтобы сохранить устаревшую цифровую подпись, которую и проверить через несколько лет невозможно.

А что делать с электронными документами массового назначения (например, законами) при запросе из официального архива? Передать документ пользователю с ЭЦП Президента страны? По закону электронная копия не имеет права на существование, так что каждый желающий будет иметь в распоряжении документ с ЭЦП Президента. Любую ЭЦП можно дискредитировать, только это требует огромных ресурсов. Но ЭЦП Президента стоит очень дорого, затраты на ее дискредитацию могут и окупиться. А это уже прямая угроза информационной безопасности. Не проще ли предоставить электронную копию президентского ЭлД, заверенную действующей в данный момент подписью хранителя документа?

Вот к каким абсурдным с позиций здравого смысла следствиям ведет использование предписываемой законами терминологии. Законодатели «чувствуют», что ЭлД принципиально отличен от АнД, поэтому и предлагают рассматривать ЭлД как множество неразличимых объектов («экземпляров»), а не как отдельный объект, что характерно для АнД, но не «осознают» этого или боятся пойти против доминирующего толкования. Поэтому допускается множество оригиналов (подлинников, экземпляров), запрещаются электронные копии, переформатирование ЭлД, придается равная юридическая сила каждому «подлиннику, экземпляру» ЭлД.

Понятие «экземпляр» электронного документа необходимо конкретизировать. Является ли экземпляром ЭлД файл в оперативной памяти? или запись файла в ином формате? или заархивированный файл? или преобразование файла для его представления на экране монитора? или множество пакетов, на которые «разрезается» файл для его передачи, и т. д. и т. п.? А ведь все это — один и тот же электронный документ. Налицо неправомерное распространение понятий, эффективных в одной среде, на объекты другой, принципиально отличной среды.

[1] Термин «юридическое значение» неформален, слишком расплывчат. Скорее всего, разработчики говорят о «юридической силе» документа.

Оформление дубликатов документов при потере первого экземпляра

Цитата: Покупатель просит организацию предоставить дубликаты акта оказанных услуг и счета-фактуры взамен утерянных. Акт и счет-фактура были выставлены в прошлых периодах, когда у организации были другие руководитель и главный бухгалтер.
Кто имеет право подписи дубликатов первичных документов при смене руководителя и главного бухгалтера у организации-продавца?
28 июня 2013

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Подписание дубликатов акта оказанных услуг и счета-фактуры новыми руководителем и главным бухгалтером не является нарушением действующего законодательства.

В настоящее время нормативные акты по бухгалтерскому учету не запрещают организации формировать дубликаты первичных документов с теми же реквизитами, что были указаны в изначально оформленном первичном документе.

Однако бухгалтерское законодательство не определяет понятие дубликата первичного документа, а также не разъясняет механизм его составления.

Согласно п. 2.1. 28 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Читайте так же:  Средняя пенсия у полковника

Таким образом, получается, что в рассматриваемой ситуации покупатель просит Вашу организацию представить ему повторные (не заверенные копии) экземпляры акта оказанных услуг и счета-фактуры.

На сегодняшний день общие требования к первичным документам поименованы в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).

Так, в соответствии с п.п. 6, 7 части 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются, в том числе, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события, а также подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Как видим, Закон N 402-ФЗ не обязывает подписывать первичный документ именно руководителя и (или) главного бухгалтера. В этой связи мы полагаем, что помимо «новых» руководителя и главного бухгалтера дубликат акта может подписать и другое лицо, ответственное за правильность оформления свершившегося события.

В части выставления дубликата счета-фактуры сообщаем.

НК РФ не содержит такого понятия, как дубликат счета-фактуры.

Из приведенного выше определения дубликата, по нашему мнению, следует, что дубликатом счета-фактуры признается повторно выданный продавцом экземпляр, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу. На практике это может быть оформленный в установленном порядке новый экземпляр счета-фактуры с надписью «Дубликат».

Действующее налоговое законодательство не запрещает выставлять дубликат счета-фактуры.

В силу п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

В таком же порядке подписывается и дубликат, то есть новый экземпляр счета-фактуры. Следовательно, его по общему правилу подписывают занимающие данные должности в настоящее время руководитель и главный бухгалтер. В Вашей ситуации, по нашему мнению, не будет лишним приложить к дубликату счета-фактуры копию заверенного приказа о назначении на должности руководителя и главного бухгалтера.

Однако в письме Минфина России от 08.12.2004 N 03-04-11/217 указывается, что выставление счетов-фактур с датами, не соответствующими фактическим датам их выписки, не допускается. Следовательно, выставление, например, в 2013 году счета-фактуры, датированного 2010 годом, по мнению финансового ведомства, неправомерно. Следует отметить, что ранее налоговые органы придерживались противоположной позиции (письмо Управления МНС по г. Москве от 01.08.2003 N 24-11/42672).

В этой связи у покупателя (заказчика) возникает риск споров с представителями ИФНС на предмет правомерности вычета предъявленного Вашей организацией НДС.

К сожалению, арбитражная практика по вопросу вычета НДС по дубликату крайне обширная и противоречивая.

Так, в ряде случаев судьи придерживаются мнения, согласно которому право на вычет НДС возникает только на основании оригиналов счетов-фактур (смотрите, например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.03.2008 N А19-9152/07-44-Ф02-726/2008, Второго арбитражного апелляционного суда от 16.01.2012 N 02АП-7814/11).

Другие судьи указывают, что действующее законодательство не содержит запрета на оформление новых счетов-фактур либо дубликатов счетов-фактур. Поэтому у налоговых органов не имеется оснований для отказа налогоплательщику в возмещении НДС (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 11.03.2012 N Ф07-582/12, ФАС Московского округа от 30.08.2011 N Ф05-8262/11, от 20.06.2011 N Ф05-5479/11, от 31.01.2011 N Ф05-15827/2010, Девятого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2012 N 09АП-543/12, от 16.03.2011 N 09АП-2269/11).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл
Ответ прошел контроль качества

Дубликат документа

Основанием для выдачи дубликата документа являются его потеря или повреждение. Дубликатом документа становится новый экземпляр юридического акта. Как осуществляется процедура выдачи дубликата, как он оформляется и что нужно для получения дубликатных учредительных документов фирмы, читайте в материалах данной статьи.

Из статьи вы узнаете:

Создание дубликата документа

Для начала нужно определиться с терминами. Существуют понятия «оригинал», «дубликат» и «копия». Что общего в их определении и в чем принципиальная разница?

Общим компонентом значения всех трех слов является содержание документа. Оно общее у всех. Содержание оригинала полностью повторяется в дубликате и копии.

Национальный стандарт ГОСТ определят подлинник или оригинал как единственный или первый экземпляр документа.

Повторный экземпляр оригинала является дубликатом. Он имеет другие реквизиты, но обладает совершенно такой же юридической силой, что и оригинал. Обратите внимание, что – в отличие от копии – дубликат может быть только один и выдается он взамен оригинала.

Другими словами, пока существует оригинал, необходимости в дубликатной бумаге нет, как только оригинал утрачивается, она его заменяет.

Копия же – это просто новый экземпляр подлинника, точно воспроизводящий все его содержание. Копия может быть бумажной или электронной, простой или заверенной. Копия обладает равной с оригиналом юридической силой только в весьма ограниченных случаях. Например, таковой обладает нотариально заверенная копия договора.

Количество копий может быть любым и определяется потребностями и нуждами обладателя оригинала. Законодательство никак не регламентирует этот вопрос.

Содержание дубликата документа

Как уже было сказано выше, основное назначение дубликатной бумаги – замена оригинала. Очевидно, что ее содержание должно быть полностью идентично содержанию исходного документа. Единственное отличие – реквизиты. Именно реквизиты позволяют отличить дубликатный документ от оригинального.

Характер точных реквизитов, а также порядок выдачи дубликата определяется конкретным государственным органом, осуществляющим данную процедуру, а также ситуацией, ставшей причиной выдачи дубликатных бумаг.

Оформление дубликата документа

  1. Формально дублирующий документ должен полностью повторять исходный. Это означает, например, что если подлинник был создан на основе бланка, то и дубликат должен быть создан сходным образом. В отличие от этого, копия может быть сделана на обычной бумаге.
  2. На дубликатной бумаге ставится штамп или делается надпись «Дубликат», в свою очередь, на подлиннике делается запись о том, что выдан дублирующий документ. Конечно, это делается в том случае, если оригинал имеется в наличии. Эта запись препятствует дальнейшему использованию оригинала, т.е. лишает его юридической силы.
  3. На дублирующей бумаге должен прописывается его порядковый номер.
  4. На нем же ставятся подписи и печати, необходимые по закону.

Дубликаты учредительных документов

Отдельного рассмотрения требует ситуация, когда возникает необходимость восстановить все учредительные документы. Это может быть связано с утратой или уничтожением деловых бумаг либо по причине халатности, либо по причине несчастного случая или воровства. Функционирование организации без документов невозможно, поэтому в любом случае их необходимо восстанавливать.

В общем виде процедура восстановления учредительных деловых бумаг состоит из нескольких этапов:

Составление заявления о выдаче дублирующих документов. В нем необходимо указать требуемые Межрайонной ИФНС или территориальной инспекцией данные;

Подача готового заявления и оплаченной квитанции в налоговый орган;

Получение готовых бумаг.

Получение дубликата ИНН

Данную бумагу необходимо получать в налоговом органе, в котором зарегистрирован юридический адрес компании. Порядок представления заявления и требования к их оформлению в каждой налоговой организации свои. В некоторых заявление подает генеральный директор или главный бухгалтер, а в других — это сделать может любое физическое лицо, имеющее соответствующую нотариально заверенную доверенность. Тот же порядок распространяется и на процедуру получения готовых бумаг.

Что вам потребуется в налоговой инспекции? Вам нужно подготовить следующий пакет:

  1. Заявление. В нем нужно указать причину утраты прежнего свидетельства, а также номера ИНН и ОГРН вашей организации.
  2. Квитанция, подтверждающая оплату государственной пошлины;
  3. Если ИФНС осуществляет прием заявления по доверенности, то нужно подготовить и ее.

Обычно в качестве причины утраты прежнего свидетельства налоговый орган устраивает простая формулировка «в связи с утратой». Размер государственной пошлины в 2017 году составляет 300 руб. (600 руб. – в случае срочного оформления). Разумеется, что оплата производится по реквизитам, которые вы узнаете в налоговом органе.

Получение копии устава

Следующий этап восстановления учредительной документации – получение копии устава организации. Эта процедура также осуществляется в территориальной ИФНС. Порядок действий аналогичен получению ИНН: подача заявления и квитанции об оплате государственной пошлины. Восстановление устава обойдется в 2017 году в 200 руб. при обычном порядке и в 400 – при срочном. Опять же в квитанции указываются реквизиты вашей ИФНС. Узнать адреса и реквизиты налоговых органов можно на сайте www.nalog.ru.

Получение дубликата ОГРН

Органом, который осуществляет выдачу дубликатных ОГРН, является та же налоговая, которая выдавала и оригинал. Заявление на его выдачу должен лично подать генеральный директор компании. Если такой возможности нет, то осуществить подачу заявления можно по доверенности, заверенной печатью и подписью директора. У этого способа есть один существенный недостаток – заявление будет принято, как почтовое отправление. Почему это недостаток? Дело в том, что в таком случае дубликатное свидетельство ОГРН также будет выслано почтой на юридический адрес вашей компании. На практике, ожидание почтового отправления может растянуться на месяц.

Документы, которые потребуются для восстановления свидетельства, следующие:

Заявление, составленное от имени генерального директора. В тексте необходимо указать номер прежнего ОГРН, дату, когда была сделана запись в ЕГРЮЛ, а также причину утраты свидетельства.

Квитанция, подтверждающая уплату государственной пошлины;

Если директор не может сам прийти в налоговый орган, то понадобится доверенность.

В течение пяти рабочих дней дубликатное свидетельство ОГРН будет готово. Размер государственной пошлины может быть разным. Он зависит о того, когда был зарегистрирована ваша компания. Если до 01.07.2002 г., то пошлина составит 200 руб., если после, то ее размер будет составлять 20% от той, суммы, которую вы платили в момент регистрации своей фирмы. Например, если вы платили 4000 рублей, то пошлина будет равняться 800 рублям. Разумеется, что оплата также производится по реквизитам, которые вы узнаете в налоговом органе.

В настоящее время во многих налоговых организациях установлен платежный терминал. Это не только сэкономит ваше время, но избавит вас от необходимости узнавать реквизиты ИФНС – они будут проставлены автоматически.

Получение дубликата свидетельства о внесении изменений ГРН

Наконец, последний этап процедуры восстановления учредительной документации – получение дубликатного свидетельства о внесении изменений ГРН. В общем виде данный этап аналогичен описанным выше. Выдачу этих документов осуществляет также налоговый орган.

От руководителя организации потребуется еще одно заявление. Вы также можете сделать это по доверенности, но в этом случае бумаги будут высланы вам на юридический адрес.

Читайте так же:  Закон о защите прав потребителя некачественная услуга

Нужно ли вообще получать свидетельства ГРН? Да, эту процедуру придется повторить, поскольку банки часто требуют предоставления данных бумаг. Причем вам придется платить госпошлину за каждое свидетельство. Ее размер составляет в 2017 году 300 рублей, платеж нужно произвести на реквизиты ИФНС, к которому прикреплена ваша компания. В течение пяти рабочих дней дубликатные свидетельства будут готовы.

Процедура выдачи дубликатных учредительных документов, к сожалению, не регламентирована на уровне законодательства. Многие компании по этой причине сталкиваются с рядом трудностей в процессе восстановления учредительных деловых бумаг.

Проблема состоит в том, что нельзя подать одно общее заявление на восстановление всего пакета документации. Приходится подавать заявления на каждую бумагу отдельно, о чем и было рассказано выше.

Выдаем, заверяем и проверяем копии, дубликаты и подлинники

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 1

ВЫДАЕМ, ЗАВЕРЯЕМ И ПРОВЕРЯЕМ КОПИИ, ДУБЛИКАТЫ И ПОДЛИННИКИ

В материале рассказывается, чем отличаются друг от друга различным образом воспроизведенные документы. Делопроизводитель должен знать, как заверять копии, а также выдавать копии документов работникам организации.

Разбираемся в терминах

Мы часто употребляем такие слова, как «копия документа», «дубликат», «подлинный документ», причем не всегда правильно. А ведь каждое из этих слов имеет единственное значение, и в делопроизводстве это особенно важно.

Словарь кадрового делопроизводства. Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа.

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа.

Проще всего делопроизводителю обратиться к формулировкам ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28). Документ признан национальным стандартом со дня вступления в силу Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании».

В соответствии с п. 29 ГОСТ Р 51141-98 копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Копией считается ксерокопия, в т. ч. выполненная на цветном принтере, сколь угодно точно воспроизводящая подлинный документ.

Существует такое понятие, как «заверенная копия». Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Так что вполне может получиться, что написанный от руки документ, внешне не очень похожий на подлинный, но обладающий необходимыми в конкретном случае реквизитами, имеет юридическую силу, в отличие от распечатанной цветной копии.

Не следует путать заверенную копию с дубликатом документа. Дубликат — это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

В делопроизводстве встречается ошибка, когда документ существует в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу, а кадровик считает один из этих экземпляров подлинным, а все остальные — копиями. Чаще всего в нескольких экземплярах исполняются договоры и другие соглашения. Они традиционно должны создаваться в таком количестве экземпляров, чтобы по одному экземпляру было у каждой из сторон, а иногда еще один экземпляр для регистрирующего или контролирующего органа. Так, трудовой договор создается сразу в двух экземплярах — для работника и работодателя. В самом документе непременно должно быть указание на то, какое количество экземпляров документа, обладающих равной юридической силой, существует.

Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Порядок выдачи регулируется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (ред. от 08.12.2003). Мы видим, что отдел кадров любой организации может столкнуться с необходимостью выдать копию обратившемуся работнику.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Следует знать, что сведения, касающиеся других работников, особенно их персональные данные, надо охранять в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 27.07.2010). Таким образом, если в документе, копия которого необходима работнику для решения вопросов, касающихся его прав и законных интересов, содержатся персональные данные других граждан, то следует сделать выписку из документа.

Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в аналогичном порядке.

Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» утвердило Унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Этот ГОСТ регулирует правила делопроизводства при заверении копий.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

│ Инспектор службы кадров Личная подпись А. С. Кушнер │

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

По умолчанию копии документов организации должен заверять руководитель. Именно ему такое право дано уставом организации. Но в большой организации это крайне неудобно, поэтому имеет смысл придать полномочия по заверению копий документов, касающихся работников, работнику отдела кадров. При заверении копий от сотрудника кадровой службы не требуется принятия важных решений, поэтому такие полномочия можно передать практически любому исполнительному и аккуратному работнику. Полномочия могут быть закреплены в должностной инструкции сотрудника либо переданы специально изданным отдельным приказом.

Нотариальное заверение копий

В отдельных случаях работник отдела кадров может столкнуться с нотариально заверенными копиями документов либо сам быть вынужден нести к нотариусу копии документов для заверения. Так, например, в суде при разрешении трудового спора, скорее всего, потребуются нотариально заверенные копии учредительных документов. Порядок нотариального заверения копий документов и выписок из них регулируется Основами законодательства о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1 (ред. от 19.07.2009).

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ.

Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.

Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Если речь пойдет о дубликатах, то столкнуться делопроизводитель может с дубликатом почти любого документа, предъявляемого в отделе кадров, — диплома об образовании, свидетельства о рождении, свидетельства о браке (при оформлении приказов, касающихся смены фамилии работника), дубликата трудовой книжки и т. д. Самому же ему, скорее всего, вряд ли придется заниматься выдачей дубликатов за одним, но крайне важным исключением. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008), выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). Следует обратить внимание, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Читайте так же:  Пенсия назначена с середины месяца

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению.

1. Янковая В. Ф. Подлинник, копия, дубликат // Секретарь-референт. 2005. N 11.

2. Гусятникова Д. Е. Кадровый учет с нуля [Электронный ресурс]. Русконсалт. URL: rusconsult. ru/cms-news. php? mode=view_news&id=2167. Дата обращения: 16.11.2010.

3. Пустозерова В. М. Оформление и ведение трудовых книжек. Что делать с трудовой книжкой в 2009 году. М.: Обучение, 2009. 48 с.

Подлинник, копия, дубликат

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение

Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.

Нотариальное заверение копий документов

В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

— если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

— если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования , кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».